• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2018

Как указывать количество листов на обложке дела?

  • 0 комментариев
  • 161 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Вопрос об оформлении количества листов в деле на обложке дела. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п. 4.29; далее – Правила) гласят:
«Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»)».
В листе-заверителе (Приложение № 8 Правил) указывается количество листов дела, подшитых и пронумерованых, + количество листов внутренней описи.
У нас есть 3 варианта оформления обложки дела:
1. На 23+2+2 листах (количество листов дела с учетом листов внутренней описи и листа-заверителя дела).
2. На 23+2 листах (количество листов с учетом листов внутренней описи).
3. На 23 листах (количество листов без учета листов внутренней описи и листа-заверителя дела).
Подскажите, пожалуйста, как правильно указывать количество листов на обложке дела? Являются ли внутренняя опись и лист-заверитель дела научно-справочным аппаратом дела и как ведется их учет?


Выбирайте вариант № 3 и укажите на обложке дела: «На 23 листах», т.к. количество листов внутренней описи на обложку дела не выносится.

Имейте в виду, что когда в Правилах говорится об объеме дела, которое не должно содержать более 250 листов при толщине до 4 см (п. 4.20), то это означает общий объем листов дела. Собственно архивных документов в сформированном деле должно быть 250 листов минус количество листов внутренней описи, т.к. они должны нумероваться отдельно (п. 4.22 Правил). На обложку выносятся сведения о количестве листов архивных документов дела из листа-заверителя, который оформляется в процессе полной архивно-технической обработки дела для передачи его на архивное хранение.

Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель как учетные документы выполняют также функции защиты и обеспечения сохранности документов дела и закрепляют его физический объем.

В итоговой записи к внутренней описи документов дела (Приложение № 27 к Правилам) предусмотрена раздельная фиксация цифрами и прописью количества архивных документов дела и количества листов самой внутренней описи как учетного документа (см. Пример 1).

В листе-заверителе дела (Приложение № 8 к Правилам) непосредственно отражены функции защиты и закрепления физического объема дела, поскольку при его оформлении должны быть вписаны номера листов первого и последнего архивного документа, а количество листов внутренней описи также учитывается отдельно (Пример 2).

Пример 1

Итоговая запись к внутренней описи документов дела

Свернуть Показать
Итоговая запись к внутренней описи документов дела
Пример 2

Фрагмент листа-заверителя дела

Свернуть Показать
Фрагмент листа-заверителя дела

Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель должны быть подписаны сотрудниками организации, составившими эти учетные документы дела, а также датированы.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.