Top.Mail.Ru
Вопрос
Пришла на работу делопроизводителем не в головной офис, а в отдел метрологии в другом городе. Коллектив состоит из 3 человек, включая меня. Документами и их упорядочением никто никогда не занимался. Документы хранятся в папках за последние 4–5 лет все вместе. Но номенклатура на 2018 год утверждена. В ней есть 2 заголовка: приказы по административно-хозяйственной деятельности и приказы по финансово-экономической деятельности. Поняла, что все приказы вложены в одну папку с названием «Приказы и распоряжения по административно-хозяйственной деятельности организации», но там есть приказы и по личному составу, и по основной деятельности. Причем у нас хранятся только копии. Как исправить ситуацию c приказами?
Отвечает

Ключевой момент в вопросе заключается в том, что в территориально обособленном подразделении хранятся только копии, которые имеют общий срок хранения «До минования надобности». Они могут быть выделены к уничтожению после истечения сроков хранения (например, документы, исполненные в 2017 году, будут включены в акт в 2023 году) даже без особого переформирования.

Но так бывает в случаях строго централизованного управления, когда руководитель территориально обособленного подразделения не имеет права осуществлять организационно-распорядительную деятельность, а по доверенности совершает какие-то виды сделок в пределах установленного лимита. Такая централизация встречается редко.

Территориально обособленные подразделения обычно регистрируются по месту своего нахождения в качестве налоговых агентов, действуют на основании положений, в которых их руководителям предоставляются права осуществлять управленческие действия и представлять всю организацию во внешней среде на основании доверенности. Поэтому рекомендуем сначала изучить Положение о вашем территориально обособленном подразделении (филиале, отделении, представительстве), чтобы выяснить полномочия руководителя на издание распорядительных документов, в т.ч. и право издавать приказы по личному составу. Прием на работу рядовых сотрудников обычно не осуществляется из головной организации. Право устанавливать тарифы с учетом местных особенностей тоже часто делегируется руководителю территориально обособленного подразделения.

Далее необходимо выяснить в головной организации, была ли согласована с ее службой делопроизводства ваша номенклатура дел на 2018 год, и определить, является ли она конкретной для вашего территориального подразделения или примерной для всех филиалов. Необходимо проконсультироваться со службой делопроизводства головного офиса, т.к. документальный фонд всей организации должен быть систематизирован по единым правилам.

На основании выявленных документов в рабочий экземпляр утвержденной номенклатуры дел на 2018 год необходимо будет внести новые дела и реально сформировать их из документов, созданных начиная с 01.01.2018, со следующими заголовками:

  • «Приказы вышестоящей организации по основной деятельности. Копии» (кстати, финансово-экономическая деятельность относится к основной деятельности);
  • «Приказы вышестоящей организации по административно-хозяйственной деятельности. Копии»;
  • «Приказы вышестоящей организации по личному составу. Копии» (но только если они фактически выявлены; обратите внимание, что копии приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера подразделения необходимо будет сформировать в дело с копиями приказов вышестоящей организации по основной деятельности);
  • приказы руководителя территориально обособленного подразделения по основной деятельности, если он имеет право их издавать. Возможно, он имеет право издавать только распоряжения, тогда именно этот вид документа должен быть отражен в заголовке дела. Должность руководителя здесь необходимо указывать конкретно. Например:
    • «Приказы директора филиала по основной деятельности» или
    • «Распоряжения директора филиала по основной деятельности».

Срок хранения подлинников таких документов будет постоянным1;

  • если руководитель территориально обособленного подразделения имеет право издавать и другие разновидности распорядительных документов, то обычно в отдельные дела выделяют следующие из них:
    • «Приказы директора филиала о приеме, переводе и увольнении сотрудников». Срок хранения – 50 лет2;
    • «Приказы директора филиала об отпусках и командировках». Срок хранения – 5 лет3;
    • «Приказы директора филиала по административно-хозяйственной деятельности». Срок хранения – 5 лет4.

Выявленные приказы за предыдущие 4–5 лет необходимо будет сформировать в дела в зависимости от содержания приказов и сроков их хранения по такой же схеме систематизации. Причем в одно дело можно формировать приказы за несколько лет сразу и на обложках дел обозначить годы их издания, например:

  • «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2013–2017 гг. Копии»;
  • «Приказы директора филиала по административно-хозяйственной деятельности за 2013–2017 гг.».

Если будут выявлены подлинники приказов по основной деятельности и по личному составу, придется найти время и в плановом порядке их обработать, подготовив к архивному хранению по тому графику, который устанавливает служба делопроизводства головного офиса.

Сноски 4

  1. По ст. 19 а) «Перечня типовых управленческих архивных документов... с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД). Вернуться назад
  2. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад
  3. Статья 19 б) ПТУД. Вернуться назад
  4. Статья 19 в) ПТУД. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.