• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2018

Если все приказы подшиты в одну папку

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 727 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Пришла на работу делопроизводителем не в головной офис, а в отдел метрологии в другом городе. Коллектив состоит из 3 человек, включая меня. Документами и их упорядочением никто никогда не занимался. Документы хранятся в папках за последние 4–5 лет все вместе.
Но номенклатура на 2018 год утверждена. В ней есть 2 заголовка: приказы по административно-хозяйственной деятельности и приказы по финансово-экономической деятельности.
Поняла, что все приказы вложены в одну папку с названием «Приказы и распоряжения по административно-хозяйственной деятельности организации», но там есть приказы и по личному составу, и по основной деятельности. Причем у нас хранятся только копии. Как исправить ситуацию c приказами?


Ключевой момент в вопросе заключается в том, что в территориально обособленном подразделении хранятся только копии, которые имеют общий срок хранения «До минования надобности». Они могут быть выделены к уничтожению после истечения сроков хранения (например, документы, исполненные в 2017 году, будут включены в акт в 2023 году) даже без особого переформирования.

Но так бывает в случаях строго централизованного управления, когда руководитель территориально обособленного подразделения не имеет права осуществлять организационно-распорядительную деятельность, а по доверенности совершает какие-то виды сделок в пределах установленного лимита. Такая централизация встречается редко.

Территориально обособленные подразделения обычно регистрируются по месту своего нахождения в качестве налоговых агентов, действуют на основании положений, в которых их руководителям предоставляются права осуществлять управленческие действия и представлять всю организацию во внешней среде на основании доверенности. Поэтому рекомендуем сначала изучить Положение о вашем территориально обособленном подразделении (филиале, отделении, представительстве), чтобы выяснить полномочия руководителя на издание распорядительных документов, в т.ч. и право издавать приказы по личному составу. Прием на работу рядовых сотрудников обычно не осуществляется из головной организации. Право устанавливать тарифы с учетом местных особенностей тоже часто делегируется руководителю территориально обособленного подразделения.

Далее необходимо выяснить в головной организации, была ли согласована с ее службой делопроизводства ваша номенклатура дел на 2018 год, и определить, является ли она конкретной для вашего территориального подразделения или примерной для всех филиалов. Необходимо проконсультироваться со службой делопроизводства головного офиса, т.к. документальный фонд всей организации должен быть систематизирован по единым правилам.

На основании выявленных документов в рабочий экземпляр утвержденной номенклатуры дел на 2018 год необходимо будет внести новые дела и реально сформировать их из документов, созданных начиная с 01.01.2018, со следующими заголовками:

  • «Приказы вышестоящей организации <дайте ее название> по основной деятельности. Копии» (кстати, финансово-экономическая деятельность относится к основной деятельности);
  • «Приказы вышестоящей организации <дайте ее название> по административно-хозяйственной деятельности. Копии»;
  • «Приказы вышестоящей организации <дайте ее название> по личному составу. Копии» (но только если они фактически выявлены; обратите внимание, что копии приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера подразделения необходимо будет сформировать в дело с копиями приказов вышестоящей организации по основной деятельности);
  • приказы руководителя территориально обособленного подразделения по основной деятельности, если он имеет право их издавать. Возможно, он имеет право издавать только распоряжения, тогда именно этот вид документа должен быть отражен в заголовке дела. Должность руководителя здесь необходимо указывать конкретно. Например:
    • «Приказы директора филиала по основной деятельности» или
    • «Распоряжения директора филиала по основной деятельности».

Срок хранения подлинников таких документов будет постоянным1;

  • если руководитель территориально обособленного подразделения имеет право издавать и другие разновидности распорядительных документов, то обычно в отдельные дела выделяют следующие из них:
    • «Приказы директора филиала о приеме, переводе и увольнении сотрудников». Срок хранения – 50 лет2;
    • «Приказы директора филиала об отпусках и командировках». Срок хранения – 5 лет3;
    • «Приказы директора филиала по административно-хозяйственной деятельности». Срок хранения – 5 лет4.

Выявленные приказы за предыдущие 4–5 лет необходимо будет сформировать в дела в зависимости от содержания приказов и сроков их хранения по такой же схеме систематизации. Причем в одно дело можно формировать приказы за несколько лет сразу и на обложках дел обозначить годы их издания, например:

  • «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2013–2017 гг. Копии»;
  • «Приказы директора филиала по административно-хозяйственной деятельности за 2013–2017 гг.».

Если будут выявлены подлинники приказов по основной деятельности и по личному составу, придется найти время и в плановом порядке их обработать, подготовив к архивному хранению по тому графику, который устанавливает служба делопроизводства головного офиса.


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.