Нормативно порядок сбора сведений с предыдущих мест работ не установлен. В п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, указано, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а тот должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. А в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек установлено, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
О том, что книжка потеряна по вине работодателя, в этих актах не сказано ни слова, поэтому обычно именно работнику приходится собирать сведения о предыдущих местах работы в случае утери трудовой книжки. Вместе с тем запрета на сбор этих сведений работодателем нормативными актами так же не установлено. Как поясняет Роструд в ответе на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф: запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа сотрудника может не только он, но и работодатель, а в частности, сотрудник отдела кадров.
Негодование ваших работников понятно: почему они должны писать заявления на выдачу дубликатов и собирать документы, подтверждающие стаж, если в утере трудовых книжек виноват работодатель? Интересно, что в ответах на вопросы на сайте онлайнинспекция.рф представители Роструда не единодушны в своей позиции. В части консультаций они соглашаются, что если в утрате виновен работодатель, то «он должен самостоятельно оформить дубликат за свой счет. Работник лишь должен помочь, по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы для ускорения процесса оформления дубликата». Аргументируют они ссылками на п. 31, 32 Правил ведения трудовых книжек, устанавливающих порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки. В других ответах чиновники делают отписку, фактически накладывая на работника обязанность собирать документы, но напоминают, что работодатель должен оказать содействие в их получении.
Работник в подобной ситуации действительно может отказаться сам собирать документы, подтверждающие его стаж и оставить все на откуп работодателя, но здесь есть два момента, которые необходимо учитывать и при необходимости разъяснить расстроенному сотруднику:
1) в оформлении дубликата трудовой книжки и восстановлении всей информации о периодах своей работы заинтересован именно работник. Он знает (или должен знать) о том, где трудился и как долго, какие должности занимал. Работодатель же к этому вопросу подойдет формально, сделав необходимые запросы, и когда срок выдачи дубликата выйдет, оформит его с той информацией, которая у него будет. Ведь согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если собранные документы не будут содержать полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат работодатель вносит только имеющиеся в них сведения. А значит, ради восстановления утраченной книжки работнику можно и побегать по бывшим работодателям. Будет значительно быстрее и, как показывает практика, значительно эффективнее;
2) при запросе персональной информации о работнике у прежних работодателей (а сведения о работе относятся именно к ней) необходимо получить на это у сотрудника разрешение в письменном виде. Обратите внимание: в согласии на получение персональных данных от третьих лиц нужно обязательно написать цель такого запроса и во избежание рисков желательно перечислить организации, куда вы планируете сделать запросы (см. Пример 3). Если же работник ходит по бывшим работодателям самостоятельно, уведомлять и запрашивать согласие сотрудника не нужно.
В любом случае не рекомендуем конфликтовать с работником, ведь это может вылиться в жалобу в государственную трудовую инспекцию, что грозит внеплановой проверкой и немаленькими штрафами. Обсудите достоинства и недостатки обоих вариантов (когда работник самостоятельно собирает доказательства и когда это делает работодатель). Возможно, часть сведений сотрудник соберет сам, а часть (например, если прежний работодатель находится в другом регионе) – работодатель. И в такой совместной работе вы не только сохраните добрые отношения с обиженным работником, но и с большей долей вероятности восстановите все данные из утерянной трудовой книжки. Кстати, эти же советы справедливы и в случае, если книжку потерял работник. Все-таки еще осталось немало работников, для которых трудовая книжка – единственное доказательство трудового стажа при назначении пенсии за большинство периодов. А вы знаете, насколько наболевшим этот вопрос является, особенно сейчас.
Таким образом, при утере трудовой книжки для выдачи ее дубликата документы, подтверждающие стаж, может собирать как работник, так и работодатель. Причем если это будет делать работодатель, то это увеличит документооборот в компании и время сбора необходимой информации. А мы помним, что Правила ведения и хранения трудовых книжек отводят всего 15 дней после написания заявления на выдачу дубликата.
Действия работодателя зависят от трудового стажа работника до утраты книжки. Здесь возможны две ситуации: легкая (если работник нигде не трудился или трудился неоформленным) и сложная (если у него были предыдущие места работы). В первом случае вы просто оформляете дубликат трудовой книжки на основании своих собственных документов. В частности, приказа о приеме на работу. Если работник переводился или компания переименовывалась с момента приема на работу этого сотрудника, то вносите данные из приказов о переводе и переименовании организации и пр. Во втором – придется собирать сведения у прежних работодателей. Причем трудность заключается в том, что компания, в которой трудился сотрудник, могла уже прекратить свое существование. И тогда необходимо искать правопреемника или обращаться в архив (Схема 1).
Схема 1. Где искать документы по прежним периодам работника в случае утери его трудовой книжки
Посмотрим на алгоритм действий работодателя, когда работник отказывается собирать документы или не может это сделать самостоятельно.
Действия работодателя будут такими, как показано на Схеме 2 на стр. 90.
Несмотря на то что трудовую книжку потерял работодатель, а не работник, попросите его написать заявление на выдачу дубликата (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). Дело в том, что это заявление будет основанием для оформления дубликата. Формы заявления не установлено. Обратите внимание, работник может в нем написать, что книжка утеряна была работодателем (Пример 1). Запретить ему это сделать вы не можете.
Схема 2. Алгоритм действий работодателя при утрате трудовой книжки
Пример 1. Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки при ее утере
Кроме того, вы можете сразу попросить сотрудника принести все документы, какие у него остались от бывших работодателей, о предыдущих местах работы. Обычно он прикладывает их к заявлению. Какие документы это могут быть? Оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу, увольнении, переводах, награждениях и пр. Благодаря сознательности работника процесс сбора документов с прежних мест работы может сократиться в разы.
Пару слов скажем о ксерокопии трудовой книжки, которая нередко бывает у работника. Как отмечает Роструд, она не является документом, на основании которого можно внести записи в дубликат трудовой книжки. А вот по поводу заверенной печатью и подписью работодателя копии трудовой книжки мнения разошлись. В некоторых ответах Роструд допускает выдачу дубликата трудовой книжки на основании заверенной работодателем ксерокопии трудовой книжки, а в некоторых – нет. Что же касается нотариально заверенной копии, то представители Роструда ничего против нее не имеют и отмечают, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате трудовой книжки сотрудника.
Добавим, что конкретный перечень документов, подтверждающих стаж работы, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку, не определен. В консультациях на сайте онлайнинспекция.рф для подтверждения стажа предлагают предоставить:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа.
Причем список этот открытый. В других консультациях сотрудники Роструда доказательством трудового стажа работника (помимо перечисленных выше) называют документы Пенсионного Фонда РФ, сведения из которых можно использовать при заполнении дубликата трудовой книжки. До регистрации в системе обязательного пенсионного страхования – справки о трудовом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-К, а после – сведения персонифицированного учета.
Обратите внимание: если работодатель был реорганизован (путем слияния, поглощения или разделения), то за документами, подтверждающими трудовой стаж работника, следует обращаться к его правопреемнику. Если работодатель к моменту оформления дубликата ликвидирован, обратиться за справкой придется в государственный или муниципальный архив.
Если же соответствующих документов не удалось найти даже в архиве, то единственный оставшийся вариант – обратиться сотруднику в суд.
С представленных работником документов, подтверждающих его трудовой стаж за предыдущие периоды (все или часть из них), вам следует снять копии, надлежаще заверить и вернуть работнику (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Анализ представленных работником документов покажет, есть ли смысл обращаться за подтверждением информации о работе сотрудника к третьим лицам. Если такая необходимость есть, то нужно запросить у работника согласие на получение персональных данных от третьих лиц. Напомним, согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ, если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, то его нужно уведомить об этом заранее и получить письменное согласие. Причем в уведомлении (согласии) нужно сообщить работнику:
- о целях,
- предполагаемых источниках и способах получения персональных данных,
- характере подлежащих получению персональных данных,
- последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Причем это могут быть как два отдельных документа – уведомление и согласие (Пример 2 и 3), так и один – согласие работника может быть проставлено в уведомлении (см. отметку «!» в Примере 2).
Пример 2. Уведомление о получении персональных данных от третьих лиц
Пример 3. Согласие на получение персональных данных от третьих лиц
После того как получено согласие работника на запрос его персональных данных от третьих лиц, начинаем связываться с прежними работодателями. Вначале рекомендуем кадровику подойти к этому вопросу неформально и по возможности напрямую связаться с представителем компании (отделом кадров) прежнего работодателя.
Возможно, вам не придется составлять официальные запросы, и вы сможете договориться по телефону о предоставлении необходимой информации. Останется только прислать за выпиской, справкой или копией приказа курьера.
Если же бывший работодатель предпочитает официальное общение, то нужно будет составить письмо-запрос от имени организации в адрес прежних работодателей (см. Пример 4).
Пример 4. Письмо-запрос прежнему работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности сотруднику для выдачи ему дубликата трудовой книжки
И наконец, после получения необходимых сведений, согласовав с работником, все ли данные получены, можно оформить ему дубликат.
