• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2018

Выписка из приказа, в который были внесены изменения

  • 0 комментариев
  • 571 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
При оформлении выписки из приказа, в который были внесены изменения, отмечаем, из какой версии приказа делается выписка. Как это грамотно оформить? Если выписка оформляется на ту часть документа, которой не коснулись изменения, нужно ли на ней ставить отметку о новой редакции?

Современные правила оформления организационно-распоря-дительной документации не предполагают процедуры поддержки версионности по отношению к распорядительным документам, а заодно и обозначения версий на самих документах. При внесении изменений в действующий приказ в его текст вносятся новые пункты в новых речевых формулах, а прежние (замененные) пункты признаются утратившими силу. Приказ, в текст которого внесены изменения, не отменяется, он продолжает действовать и сохраняет свои дату и индекс (номер) в качестве основных идентификационных реквизитов.

Поскольку выписка представляет собой копию части текста документа, смело:

  • оформляйте заголовочную часть действующего приказа со словом «выписка»;
  • копируйте нужный вам фрагмент его текста в самой последней редакции;
  • воспроизводите оформляющую часть с указанием наименования должности и расшифровки подписи (но без личного росчерка);
  • а далее правильно оформляйте отметку о заверении выписки по образцу отметки о заверении копии (кстати, в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сделано специальное новое уточнение, что для удостоверения выписки из документа применяется данная отметка; обозначена «!» в Примере 1).

Выписки из документов всегда удостоверяются печатью и подписываются уполномоченным лицом. То есть в выписке из Примера 1 полномочия начальника отдела ДОУ заверять своей подписью копии и выписки из документов с удостоверением печатью организации должны быть подтверждены приказом о предоставлении таких прав и соответствующей формулировкой в должностной инструкции.

При направлении выписки в филиалы, представительства и иные подразделения самой организации она может быть удостоверена печатью специального назначения («Для копий документов») или печатью, которую имеет служба делопроизводства («Управление ДОУ», «Канцелярия»). При этом указание места хранения документа, из которого сделана выписка, не является обязательным.

Пример 1

Выписка из приказа, используемая внутри организации

Свернуть Показать
Выписка из приказа, используемая внутри организации

Если же выписка из документа оформляется для представления во внешнюю среду организации, то в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и во избежание возможных претензий со стороны контрагентов к действительности выписки в отметку о ее заверении следует включать надпись о месте хранения документа (образец заверительной надписи в этом случае см. в Примере 2; можно использовать как печать организации, так и печати специального назначения).

В некоторых редких случаях (выемка, пакеты документов для госконтрактов) действуют исключения: нормативные правовые акты предусматривают удостоверение выписок из документов исключительно подписью руководителя (его заместителя) и печатью организации (см. Пример 3).

Пример 2

Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации

Свернуть Показать
Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации
Пример 3

Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации

Свернуть Показать
Отметка о заверении выписки, предоставляемой во внешнюю среду организации
В статье «Оформляем отметку о заверении копии» журнала № 6′ 2018 разобрались с заверением копий личных заявлений о выдаче паспортов граждан РФ (в связи с этим стали разбираться, чем могут регламентироваться делопроизводственные операции, выполняемые в рамках оказания госуслуг). А потом объяснили общие правила заверения копий документов в коммерческой организации.
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.