• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2018

Когда менять индексы дел, если у подразделений в середине года поменялась кодификация?

  • Рейтинг 5
  • 1 комментарий
  • 426 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В Учебно-методическом управлении организации значилось 5 отделов (02-01, 02-02... 02-05). При утверждении новой структуры Управление исчезло, одному отделу подчинили 2 отдела из Управления, а оставшихся 2 отдела вывели из Управления и сделали самостоятельными. Можно ли изменить индексы структурных подразделений в пределах исчезнувшего Управления, а самостоятельным отделам присвоить новые индексы – поставить их на свободные номера в списке индексов организации?

Чтобы легче было объяснить ответ, визуализируем описанную в вопросе ситуацию схематически:

Пример 1
Свернуть Показать

Если такие организационные изменения происходят в середине года, т.е. до утверждения новой номенклатуры дел на следующий год, то в текущей номенклатуре у подразделений, которые остались на своем уровне (в нашем примере это П 02-01 и П 02-05), номера индексов можно сохранить. А заняться их переиндексацией уже в номенклатуре дел на следующий год, чтобы в следующем году убрать «дыру» между номерами 02-01 и 02-05. Так будет меньше путаницы: лучше избегать ситуации, когда в течение одного года у разных подразделений одинаковый индекс (а именно это произойдет, если подразделению 02-05 поменять индекс на подразделение 02-02).

Подразделениям, которые стали самостоятельными (перешли на более высокий уровень в оргструктуре предприятия), тоже можно сохранить индексы в номенклатуре дел текущего года до составления номенклатуры на следующий год, но можно и присвоить новые свободные индексы, которые ранее еще никому не принадлежали (например, вместо 02-02 будет 11, а вместо 02-03 будет 12). Однако лучше номера и этих подразделений до следующего года оставить прежними.

Обычно номенклатуры дел составляются по структурному типу, т.е. разделы номенклатуры дел (по наименованиям и номерам) повторяют организационную структуру предприятия, которая утверждается и отображается в иных документах и оттуда обычно простым копированием заимствуется в номенклатуру дел. Хорошей практикой является применение классического подхода, когда в сводной номенклатуре дел после титульного листа располагается главная таблица номенклатуры с перечнем всех ее разделов (если она структурного типа, то здесь и будут проиндексированные подразделения). И когда в течение года происходят какие-то оргизменения, то в главной таблице можно отображать изменения наименований и индексов подразделений со ссылкой на документы-основания. Эти пометки помогут разработке главной таблицы номенклатуры дел на следующий год.

Не стоит смущаться ситуации, когда оргструктура изменена на предприятии в середине года, а служба делопроизводства до его окончания продолжает вести дела, в индексах которых отображена старая нумерация подразделений. Ведь в действующей номенклатуре дел четко зафиксирован не только индекс, но и наименование подразделения. И если его коллектив и функции, а значит, и состав формируемых дел остались прежними, то никаких проблем не будет. Только при разработке номенклатуры дел на следующий год необходимо будет убрать расхождение в индексации, наименовании подразделений в оргструктуре предприятия и в номенклатуре дел.

Однако заметьте, что если изменяется структура всей организации и меняются (уточняются, перераспределяются) основные направления деятельности и ее функции между подразделениями, то номенклатура дел должна быть пересоставлена, согласована и утверждена заново даже в середине года. Ведь в этом случае состав документов, создаваемых и формируемых в дела, изменится во многих подразделениях1. Если меняются функции подразделений, то дела, которые начинали вести в начале года одни подразделения, передаются по актам приема-передачи в другие подразделения.

Если при этом в состав регистрационного номера документа принято включать индекс структурного подразделения, то с даты утверждения новой оргструктуры служба делопроизводства включает в состав индексов документов новые номера подразделений, а порядковая валовая нумерация в пределах документопотока у таких документов продолжается (см. Пример 2).

Пример 2

Нумерация документов дела, изменившего индекс в течение года

Свернуть Показать

Первый документ в деле в 2018 году имел регистрационный номер 1/05-15 и потом продолжалась валовая нумерация документов дела, которая успела дойти до № 75/05-15.

Далее 01.10.2018 соответствующая функция была передана другому структурному подразделению и данное дело было передано ему по акту приема-передачи, после чего его индекс изменился и очередной подшитый в дело документ уже получил № 76/07-15, следующий – № 77/07-15 и т.д.

Если и обложки дел оформлялись правильно, то в тот момент, когда дело или том можно считать сформированным (достигшим 4 см толщины или объема в 250 листов), на обложке добавляются новое наименование структурного подразделения и новый индекс (прежние наименования и индекс на ней не зачеркиваются) – показано в Примере 3. А в процессе подготовки дел к передаче в архив организации изменения наименования подразделения и индекса дела должны быть оформлены обязательно.

Пример 3

Добавление на обложку дела его нового индекса, данных о подразделении – новом «владельце» и документа-основания этих изменений

Свернуть Показать
Добавление на обложку дела его нового индекса, данных о подразделении – новом «владельце» и документа-основания этих изменений

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
LPKapustkina, 4 октября 2018 12:01

Благодарю редакцию журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и Иритикову Веру за подробный ответ на заданный вопрос. Желаю Вам творческих успехов, здоровья, благополучия, дальнейшего процветания и развития.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.