Инструкция по делопроизводству в группе компаний

По этому вопросу трудно дать точную рекомендацию, поскольку неизвестно, как осуществляется корпоративное управление в вашей группе компаний. Формально и управляющая компания, и дочерние общества являются самостоятельными юридическими лицами и должны иметь свои собственные базы локальных нормативных актов, включая документы об организации делопроизводства и архивного хранения.

Службе делопроизводства необходимо посоветоваться с юристами и выяснить все особенности корпоративного управления, функции управляющей компании и ее взаимодействие с дочерними. Необходимо учитывать, что соблюдение действующего законодательства об архивном деле, о работе с обращениями граждан и о персональных данных строго контролируется на уровне уполномоченных органов в субъектах Российской Федерации, т.е. дочерние компании обязаны учитывать региональную специфику.

По опыту лучших практик известно, что на основании договоров в рамках корпоративного управления дочерние общества передают основному обществу централизованное выполнение обеспечивающих функций, не связанных с бизнес- и производственными процессами: ведение бухгалтерского и налогового учета, ИТ-обеспечение (включая единую СЭД), управление персоналом, финансовое планирование, PR-поддержка, управление рисками (иногда – внутреннего аудита), а также организацию делопроизводства и архивного хранения документов. Причем в выполнении этих двух последних функций особо выделяется организационный аспект – разработка соответствующих нормативных документов (номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и др.), поддержка их в актуальном состоянии, проведение экспертизы ценности архивных документов и даже их централизованное хранение. А осуществлением всех операций работы с документами на единых нормативных основах будут заниматься уже сотрудники конкретных предприятий.

Нужно понимать разницу между управляемыми организациями и дочерними:

1. Управляющей компании управляемая организация по договору передает полномочия своего единоличного исполнительного органа. Тогда принимаемые для управляемого общества документы должны быть оформлены на его бланке за подписью руководителя управляющей компании.

Конечно, управляющая компания может разработать одинаковую Инструкцию по делопроизводству и для себя, и для управляемых компаний. Но придется ее «продублировать»: для каждой управляемой организации утвердить приказом на ее собственном бланке, только подпись в этих приказах может стоять одного лица – руководителя управляющей компании. В самих инструкциях везде по тексту можно употреблять родовое слово «Общество», и только в преамбуле (раздел «Общие положения») указать, какая организация под этим словом подразумевается. Тогда при «дублировании» инструкции на множество компаний каждый раз исправлять наименование организации нужно будет только в преамбуле и названии документа.

2. Дочерние общества также являются самостоятельными юридическими лицами. Поэтому в них должны быть изданы собственные приказы за подписью их собственных руководителей об утверждении собственной Инструкции по делопроизводству (ее прототипом может стать опять же разработанный управляющей компанией вариант документа – Примерная инструкция по делопроизводству, см. Пример 1).

Вместе с тем дочернее общество тоже может по договору передать полномочия своего единоличного исполнительного органа основному обществу, и тем самым стать управляемой компанией. И тогда ситуация для нее в корне меняется, становясь похожей на описанную для управляемой организации.

Итак, не получится приказом только управляющей / основной компании утвердить и ввести в действие общую Инструкцию по делопроизводству для всех компаний этой группы. Но есть возможность сделать это единым совместным приказом всех тех организаций, для которых она будет обязательной (правда, оформить его «на двоих» или «на троих» еще можно, поместив «в шапке» 2 или 3 авторов документа и подписи соответствующих руководителей внизу, но если авторов будет больше, то придется в шапке размещать их в несколько этажей, что будет выглядеть весьма экзотично).