Подписка на 1-е полугодие 2019 г.

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2018

Когда менять бланки писем при смене фактического адреса организации?

  • 0 комментариев
  • 134 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Муниципальное поселение, в котором расположено предприятие, перешло в состав другого муниципального округа (из одного района в другой) – изменился фактический адрес предприятия. Нужно ли вносить изменения в бланки для писем? Наши юристы говорят, что пока рано, т.к. не внесены изменения в устав. Когда исправлять адрес на бланке?

Первый шаг в этой ситуации – получение официальной копии решения органа местного самоуправления об изменении административно-территориального деления и внесение изменений в устав и другие документы предприятия, в которых фиксируется адрес места его нахождения. Это зона ответственности юристов.

Но служба делопроизводства, на которую, как правило, возлагается вся ответственность за прием и отправку корреспонденции, при участии специалистов подразделений должна провести массовую рассылку уведомлений контрагентам предприятия о предстоящем официальном изменении адреса места нахождения. Это можно сделать по электронной почте или с помощью бумажных писем-уведомлений, в которых указывается дата принятого решения об изменении административно-территориального деления и новый адрес для получения корреспонденции. Специалисты соответствующих подразделений должны обратить внимание на то, какие способы уведомления в подобных случаях зафиксированы в заключенных договорах, чтобы соблюсти их.

На сайте предприятия также необходимо опубликовать соответствующее сообщение «предупредительного» характера.

После внесения изменений в учредительные документы и ЕГРЮЛ, а также получения листа записи ЕГРЮЛ (с этими изменениями) служба делопроизводства обычно осуществляет «перерегистрацию» своего предприятия в почтовом отделении, если оно изменилось (тогда меняется и почтовый индекс).

Вероятно, службе делопроизводства придется на какой-то переходный период организовать получение корреспонденции из прежнего и нового почтовых отделений. Напомним, что, согласно п. 3 ст. 54 ГК РФ, все сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по данному адресу. ФНС России ведет Федеральную информационную адресную систему (fias.nalog.ru) и, в соответствии со ст. 31 НК РФ, все заказные письма, направленные ею по почте по адресам, включенным в эту систему и ЕГРЮЛ, считаются полученными на 6-й день со дня отправки. Кроме этого, есть вероятность, что вовремя не уведомленные контрагенты и клиенты будут продолжать направлять корреспонденцию по старому адресу. Все эти риски необходимо учитывать.

К дате получения листа записи ЕГРЮЛ (об изменении адреса) службе делопроизводства лучше заранее спроектировать бланк письма с указанием нового адреса. Утверждается такой бланк и его электронная модель (шаблон) приказом руководителя организации. В приказе должна быть зафиксирована дата начала применения бланка с новым адресом места нахождения предприятия – это дата внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Новый официальный адрес с указанием даты начала его применения повторно публикуется на сайте предприятия (уже как свершившийся факт). При необходимости делается повторная рассылка писем-уведомлений (если заключенные с контрагентами договоры того требуют).

Все эти мероприятия проводятся очень быстро, чтобы внешние коммуникации не прерывались и без потерь были «переведены» на новый адрес.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.