• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2019

Кто подписывает приложения к протоколу комиссии?

  • 0 комментариев
  • 573 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Если к протоколу заседания комиссии есть приложение, то кто подписывает такое приложение – только председатель и секретарь или все члены комиссии?

Это зависит от полномочий комиссии и от ее статуса (постоянно действующая, постоянный совещательный орган, специально назначенная для реализации какой-то задачи или др.).

Например, в приказе о создании комиссии, специально образованной для реализации конкретной задачи, и ее полномочиях обычно указывается итоговый документ или документы, в которых фиксируются результаты ее работы. И эти документы (акты инвентаризации по структурным подразделениям, приема-передачи дел, фиксации каких-либо фактов в процессе трудовых отношений и т.п.) подписываются всеми членами комиссии. Когда на заседании подводятся общие итоги работы специально созданной комиссии (после выполнения поставленной задачи и утверждения руководителем итогов ее работы комиссия перестает существовать), то подписанные документы-основания для принятия окончательных решений оформляются как приложения к протоколу заседания, а сам протокол подписывают председатель и секретарь (итоговый протокол утверждает тот руководитель, который подписал приказ о создании временной / специальной комиссии).

Можно рассмотреть другой пример, когда в регламенте работы постоянно действующей комиссии (например, экспертной) устанавливается, что подготовленные к рассмотрению на заседании документы (проекты документов) должны быть подписаны руководителями подразделений или исполнителями, которые являются ответственными за подготовку вопроса на заседание комиссии (они могут даже не быть членами комиссии).

Если описанных выше оговорок, регламентирующих работу коллегиального органа, нет, то рекомендуем придерживаться универсальной практики. За документирование работы комиссии (правильность формулировок решений, за которые голосовали члены комиссии на заседании, за наличие всех оснований для принятия решений, которыми являются документы-приложения) отвечают председатель и секретарь заседания. Поэтому они :

  • подписывают протокол заседания (Пример 1),
  • а все документы-приложения к нему парафируют1, т.е. проставляют личный росчерк на нижнем поле каждого их листа (Пример 2), к которому можно (но не обязательно) добавлять расшифровку в виде И.О. Фамилии (Пример 3)2.
Пример 1

Подписи председателя и секретаря собрания / заседания в протоколе

Свернуть Показать
Подписи председателя и секретаря собрания / заседания в протоколе
Пример 2

Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Свернуть Показать
Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу
Пример 3

Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Свернуть Показать
Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Регламенты работы постоянно действующих комиссий обычно предусматривают, что секретарь готовит проведение заседания и получает необходимые материалы от непосредственных исполнителей не позднее 3–5 дней до даты заседания. В этом случае все документы к заседанию должны быть полностью оформлены и подписаны ответственными исполнителями, а секретарь может оформить на первом листе каждого документа отметку о получении (Пример 4).

И в заключение на всякий случай напоминаем, что многостраничный документ большого объема легче прошить и заверить весь сшив (как в Примере 5), чем парафировать каждый лист.

Пример 4

Отметка о получении секретарем документа для его рассмотрения на заседании

Свернуть Показать
Отметка о получении секретарем документа для его рассмотрения на заседании
Пример 5

Заверение сшива многостраничного документа председателем и секретарем комиссии

Свернуть Показать
Заверение сшива многостраничного документа председателем и секретарем комиссии

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.