Top.Mail.Ru
Вопрос
В некоторых приказах слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» пишется на отдельной строке, а в других – маленькими буквами вразрядку в конце первого абзаца (констатирующей части текста). Недавно коллега назвала первый из этих вариантов оформления устаревшим. Это действительно так? Любая организация может выбрать какой-то один из этих способов и применять его? Либо для каких-то организаций или ситуаций установлены жесткие правила? Тогда для кого и какими документами? И еще – что значит «писать вразрядку»? Это вставлять между букв пробел? Или имеется в виду нечто иное? Как это реализовать при наборе документа в ворде?
Отвечает

Коллеги имеют право высказывать разные мнения по поводу оформления документов. Самое главное – они должны соблюдать единые требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя вашей организации. А служба делопроизводства должна ее грамотно составить.

Если вы работаете в частной коммерческой организации, то в Инструкции по делопроизводству или Регламенте издания распорядительных документов с учетом требований ранее действовавшего ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций по его внедрению1 должны были быть закреплены общие правила оформления приказов, например:

Пример 1. Общие правила оформления приказов

Текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной, которые разделяются словом (термином делового стиля) «ПРИКАЗЫВАЮ». Этот термин, отражающий принцип единоначалия, оформляется на отдельной строке прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению» существенных изменений в оформление реквизитов и правила создания документов не внес. Методические рекомендации по его внедрению не разработаны. То, что в тексте п. 5.18 нового стандарта зафиксировано: «в приказах текст излагается от третьего лица единственного числа («приказываю»)», подразумевает общую норму изложения текста, ее нельзя считать примером оформления. То есть при добровольном присоединении к требованиям данного стандарта, организация в своей индивидуальной Инструкции по делопроизводству формально может сохранять действующее ранее и освоенное сотрудниками правило изложения текста (см. Пример 1). Для исполнителей в таком случае в процессе подготовки проектов приказов ничего не изменится и не устареет.

Есть изменение в оформлении текстов приказов, которое в настоящее время становится обязательным для государственных организаций, – требуется его внесение в инструкции по делопроизводству таких организаций. Проверьте, относится ли ваша организация к категории государственных, и обратите внимание на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

В ней сформулирован специальный п. 3.24, в котором зафиксировано: «распорядительная часть приказа начинается словом “п р и к а з ы в а ю”, которое печатается строчными буквами вразрядку», т.е. правило оформления находит свое прямое нормативное закрепление. Но заметьте, что:

  • словом «приказываю» должна заканчиваться констатирующая часть текста, а не начинаться распорядительная;
  • в приведенных в Примерной инструкции примерах слово «приказываю» напечатано обычным способом, а не вразрядку.

Это или профессиональная небрежность разработчиков, или очередная техническая ошибка Примерной инструкции, см. отметки «1» во Фрагменте этого документа:

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Способ печати «вразрядку» означает, что при изготовлении текста каждая буква в слове, которое надо выделить, печатается через пробел (как правило, через 1). Способы подчеркивания, печатания вразрядку и (или) жирным шрифтом применяются, когда необходимо выделить слово или фразу, чтобы подчеркнуть их значение, привлечь внимание, облегчить зрительное восприятие. В текстовом редакторе MS Word специальной кнопки для разрядки нет, но вместо вставки пробелов можете поступить так:

  • выделив слово «приказываю», нажмите правую кнопку «мышки»;
  • в открывшемся меню выберите «Шрифт»;
  • тогда появится окно, в нем перейдите на закладку «Дополнительно»;
  • потом выберите в поле «Интервал» вместо «Обычный» новый вариант – «Разреженный», а правее – на сколько пунктов его «разрежать», это зависит от размера шрифта (в Рисунке 1 выбран вариант с 2 пунктами, цифрами в кружках здесь показан алгоритм установки данного параметра);
  • нажмите кнопку «ОК».
Рисунок 1. Алгоритм установления выделенному фрагменту текста в MS Word разреженного написания

Сноски 1

  1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М.: ВНИИДАД, 2008; п. 6.1. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?