• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2019

Как оформить гриф утверждения? Как в тексте ссылаться на утвержденный документ?

  • 0 комментариев
  • 140 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как правильно писать в грифе утверждения: «утвержден приказом управляющего отделением» или «утвержден приказом отделения»? Его руководитель действует на основании Положения об отделении, в котором указано «управляющий отделением издает приказы и дает указания».
И еще один вопрос. Когда мы ссылаемся на приказ руководителя организации, как нужно писать:
– «утвержденный приказом АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ» или
– «утвержденный приказом генерального директора от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»
– или все-таки писать по полной «утвержденный приказом генерального директора АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»?
В тексте документа, а также в отметке о приложении в заголовочной части этого приложения данное правило будет одинаковым?


Первый вопрос связан с оформлением грифа утверждения. Здесь необходимо учитывать следующую управленческую ситуацию. Управляющий отделением осуществляет распорядительную деятельность на основе единоначалия, поэтому утверждение документов может оформляться следующими 2 способами:

1) приказом управляющего отделением с оформлением в грифе утверждения сведений о дате и номере приказа (Пример 1);

2) личной подписью управляющего в грифе утверждения, оформленном на самом документе, и датой (Пример 2).

Если речь идет об оформлении грифа на документе (например, на локальном нормативном акте), который утверждается приказом управляющего отделением, то оптимальным является следующий способ:

Пример 1

Гриф утверждения документа приказом управляющего отделением дополняется отметкой о приложении (отмечена «!»)

Свернуть Показать
Гриф утверждения документа приказом управляющего отделением дополняется отметкой о приложении (отмечена «!»)

Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:

Пример 2

Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением

Свернуть Показать
Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением

Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.

Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица1, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.

Пример 3

Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации

Свернуть Показать
Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации
Пример 4

Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации

Свернуть Показать
Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации

Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. ...В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

  • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
  • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа...

Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.

Пример 5

Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения

Свернуть Показать

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»...

Пример 6

Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения

Свернуть Показать

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации»...

Пример 7

Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения, который не имеет регистрационного номера

Свернуть Показать

В соответствии с Рекомендациями Роскомнадзора от 31.07.2017 «По составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”».

Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).

Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).

Пример 8

Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного ли

Свернуть Показать

На основании штатного расписания ООО «Овал» на 2019 год, утвержденного генеральным директором 29.12.2018, …

Пример 9

Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного лица

Свернуть Показать

На основании Положения о службе ДОУ, утвержденного заместителем директора по общим вопросам 20.12.2018, …

Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.

А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:

  • сначала указывается дата,
  • а потом номер документа.

Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:

  • «В соответствии с Указом Президента № 609 от 30 мая 2005 года...»;
  • «На основании приказа Ростехнадзора № 478 от 16 ноября 2016 года...».

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.