Top.Mail.Ru
Вопрос
Прошу объяснить разницу в понятиях «довести приказ...» и «ознакомить». Это одно и то же действие? Если да, то какую формулировку лучше использовать в приказе?
Отвечает

Эти слова на практике давно относятся к терминосистеме делопроизводства и управления документами. Однако процедура ознакомления с документом и завершающая ее отметка об ознакомлении не определяются ни терминологическим ГОСТ Р 7.0.8-2013, ни словарем «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013). Устойчивый речевой оборот «довести до сведения», имеющий глубокие исторические корни (встречался уже в последней четверти XVIII в.), до сих пор применяется при составлении текстов документов, но также остается без официального определения.

С точки зрения словарей современного русского языка значения этих слов почти одинаковые, их можно отнести к синонимам, поскольку в определениях их значений на первое место ставится самая главная цель – сообщить. Но оттенки смысла все-таки существуют:

Например:

  • вместо разговорного варианта «Вы переведены на старшего специалиста, распишитесь»
  • лучше сказать: «Ирина Петровна, ознакомьтесь с приказом» или «Доведите до сведения специалиста Петровой, что она переведена на должность старшего специалиста».

Кроме того, ознакомление работника под подпись предусматривает абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, п. 8 ст. 86, абз. 5 ст. 88 и др. Трудового кодекса РФ (ТК РФ), что позволяет отнести «ознакомление» к правовым терминам. А почти во всех учебниках по делопроизводству упоминается «отметка об ознакомлении с документом», которая оформляется по образцу визы.

Добавим, что термин «довести до сведения» в ТК РФ также встречается, но гораздо реже – см. ч. 2 ст. 84.1, ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 и пр. Причем в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ термины «ознакомить» и «довести до сведения» фактически используются в качестве синонимов. Однако приоритет отдается именно термину «ознакомить». Поэтому для приказов по личному составу и локальных нормативных актов, связанных с трудовой деятельностью конкретных работников, а также коллективного договора лучше использовать именно его.

С точки зрения документной лингвистики какие-либо правила употребления этих слов не разработаны, тем более что различия и оттенки значения постепенно стираются. Люди используют данные слова прежде всего в общем их значении «сообщить». Поэтому будем руководствоваться опытом лучших практик, который формируется за счет типовых ситуаций языкового общения в конкретных управленческих ситуациях:

  • в приказах, требующих широкого ознакомления с помощью рассылки документа или предоставления прав доступа к нему в соответствующей базе данных СЭД, используется оборот: «Довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений к...»;
  • но в связи с внедрением информационных систем и формированием новой операции трансляции (публикации) информации и документов на сайте, внутреннем портале или в базах данных СЭД получает распространение речевая формула: «Опубликовать приказ в БД «Приказы» СЭД и довести его до сведения руководителей структурных подразделений к...». И эта формула означает, что руководители получат соответствующие права доступа к данному приказу в информационной системе.

Между тем обратите внимание, что в новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) дается следующая рекомендация (п. 3.26): «Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа». Имеется в виду, что не только служба делопроизводства маршрутизирует документы, но и исполнитель несет ответственность за тот или иной маршрут направления документа на исполнение.

Итак, если в управленческой ситуации необходимо письменное подтверждение факта ознакомления с информацией, документом (в случае подтверждения ответственности, в конфликтных или чрезвычайных ситуациях, в работе с конфиденциальными документами, если ознакомления требует ТК РФ) определенных лиц, то рациональной является речевая формула такого рода: «Ознакомить с приказом руководителей структурных подразделений к...».

О необходимости индивидуального ознакомления сотрудника-исполнителя в приказе, как правило, не указывают. Этот человек уже фигурирует в формулировке поручения (кому – что сделать – к какой дате), поэтому повторять его имя с указанием ознакомить с документом нет надобности.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?