Дело не в трудовом законодательстве, а в правильности формирования личных дел. Трудовое законодательство, действительно, не устанавливает порядок ведения личных дел. Более того, универсальных правил их ведения не существует, поэтому лучшей практикой является разработка конкретных правил для каждой организации и регламентация состава документов личного дела в зависимости от категорий работающих: руководители организации, руководители среднего звена, специалисты, вспомогательный персонал обеспечивающих служб. И действовать необходимо не «по инерции», а с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работниках (по принципу досье) для управления кадрами, доказательства законности трудовых отношений, а также с целью защиты социальных прав работников.
В деятельности любой организации, пусть «трижды коммерческой», необходимо соблюдать законодательство об архивном деле, которое предусматривает долговременное (в течение 50 или 75 лет) хранение документов по личному составу, а значит, и сформированных правильно личных дел. Исключение составляют личные дела руководителей организации, их заместителей и главного бухгалтера: если они у вас сформированы, то имеют постоянный срок хранения по ст. 656 Перечня 2010 г. В случае ликвидации организации документы по личному составу, в т.ч. личные дела, передаются в государственный или муниципальный архив.
В личном деле в момент приема на работу в логической последовательности, как правило, формируются:
- подлинник анкеты (личный листок по учету кадров) – часто с фотографией;
- заверенные копии документов, удостоверяющих личность, об образовании и квалификации, которые доказывают возможность работы на конкретной должности или по специальности, профессии;
- подлинник согласия работника на обработку его персональных данных;
- подлинник заявления гражданина о приеме на работу (если оно составлялось, т.к. сейчас законодательство не требует оформления этого документа);
- подлинник трудового договора;
- заверенная копия приказа о приеме на работу;
- а далее в хронологической последовательности все документы (заверенные копии или подлинники) формируются в личное дело по мере развития и изменения трудовых отношений (аттестация, присвоение квалификации, перевод с согласия работника, соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.).
То есть в личном деле все документы – нужные. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Наоборот, необходимо проверить правильность их формирования, а также «узаконить» ведение личных дел по категориям работников. Но не в Инструкции по делопроизводству, а в конкретном локальном нормативном акте, например Правилах формирования личных дел. А в номенклатуре дел необходимо выделить следующие заголовки:
- личные дела руководителей организации;
- личные дела работающих сотрудников;
- личные дела уволенных (если дела еще не переданы в архив или ответственному за архивное хранение документов организации через 1–3 года после увольнения);
- журнал учета личных дел;
- алфавит личных дел (если таковой ведется).
