• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2019

Соотношение учетного порядкового, уникального идентификационного и регистрационного номеров документа

  • 0 комментариев
  • 259 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Объясните, пожалуйста, процесс присвоения документу учетного порядкового номера и регистрационного номера. Как они соотносятся друг с другом? Какие возможны варианты? И в каких нормативных документах информацию об этом можно посмотреть.

Учетный порядковый номер – это просто номер по порядку, который фиксируется в учетных документах, т.е. номер внесенной записи.

В делопроизводстве мы порядковые номера записей о документах вносим во все виды журналов регистрации документов (журналы выдачи доверенностей, во внутренние описи документов дела, в описи дел, акты приема-передачи, инвентаризации, выделения документов к уничтожению и т.п. учетные документы). Графа для учетного порядкового номера часто обозначается «№ п/п», что означает «номер по порядку».

Учетный порядковый номер – достаточно универсальное понятие, которое применяется во многих сферах.

Регистрационный номер – реквизит документа, который является результатом выполнения делопроизводственной операции «регистрация». Термин «регистрационный номер» используется в предметных областях «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами». В нашем профильном терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплены следующие определения:

  • регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных в регистрационно-учетную форму;
  • регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В терминологическом словаре «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) определение, данное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, повторяется, но к нему даются синонимы:

  • делопроизводственный индекс документа,
  • регистрационный индекс документа,
  • индекс документа,
  • номер документа.

С учетом того, что регистрация документов должна осуществляться в пределах документопотоков, регистрационный номер документа обычно не совпадает с его учетным порядковым номером, т.к.:

  • учетный порядковый номер – это номер записи о документе;
  • а регистрационный номер – это номер самого документа, который часто содержит:
    • кроме порядкового номера внутри документопотока (например, отдельного для приказов по основной деятельности и по личному составу)
    • еще и идентификатор этого документопотока (например, буквеннный «од» и «лс» либо индекс дела по номенклатуре дел, куда подшиваются документы данного «потока»).

Такой идентификатор обычно отделяется от порядкового номера документа внутри потока косой чертой и мы можем получить, например, такие регистрационные номера документов:

  • № 199/од, № 200/од, № 154/лс или
  • № 199/02-04, № 200/02-04, № 154/05-04.

Для лучшего понимания еще посмотрите Пример с Журналом регистрации приказов по основной деятельности. Такой Журнал обычно ведется как «переходящий» документ несколько лет, пока не закончится. А регистрация документов осуществляется в валовом порядке в пределах каждого календарного года. В конце календарного года 31 декабря (или ранее – в последний рабочий день года) руководитель службы делопроизводства оформляет в Журнале итоговую заверительную надпись, ее не нумеруют. А в следующем году нумерацию регистрируемых приказов начинают заново с первого номера. При этом учетные порядковые номера в Журнале (в графе «№ п/п») продолжаются в валовом порядке на протяжении всех лет, пока ведется этот Журнал.

Пример

Фрагмент Журнала регистрации приказов по основной деятельности, который ведется на протяжении нескольких лет

Свернуть Показать
Фрагмент Журнала регистрации приказов по основной деятельности, который ведется на протяжении нескольких лет

В связи с внедрением информационных технологий широко распространяется понятие «уникальный идентификационный номер» – это идентификатор информационного объекта в информационной системе, в базе данных и т.п. Применяется этот термин в обработке больших массивов информации и может относиться как к записи, так и к документу как самостоятельным информационным объектам в системе. Уникальные идентификационные номера присваиваются в базовых государственных информационных ресурсах организациям, физическим лицам, контрактам, партиям товаров и т.п. В СЭД регистрационные карточки и электронные проекты, документы-оригиналы и копии системно получают сначала уникальные идентификационные номера, а потом только документам присваиваются собственно регистрационные номера в пределах соответствующих документопотоков. Все правила и процессы идентификации обычно регламентируются положениями о соответствующей информационной системе (ресурсе, базе данных, регистре и т.п.).

О входящем номере документа читайте ответ на вопрос журнала № 7’ 2019
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.