Top.Mail.Ru

Соотношение учетного порядкового, уникального идентификационного и регистрационного номеров документа

Вопрос
Объясните, пожалуйста, процесс присвоения документу учетного порядкового номера и регистрационного номера. Как они соотносятся друг с другом? Какие возможны варианты? И в каких нормативных документах информацию об этом можно посмотреть.
Отвечает

Учетный порядковый номер – это просто номер по порядку, который фиксируется в учетных документах, т.е. номер внесенной записи.

В делопроизводстве мы порядковые номера записей о документах вносим во все виды журналов регистрации документов (журналы выдачи доверенностей, во внутренние описи документов дела, в описи дел, акты приема-передачи, инвентаризации, выделения документов к уничтожению и т.п. учетные документы). Графа для учетного порядкового номера часто обозначается «№ п/п», что означает «номер по порядку».

Учетный порядковый номер – достаточно универсальное понятие, которое применяется во многих сферах.

Регистрационный номер – реквизит документа, который является результатом выполнения делопроизводственной операции «регистрация». Термин «регистрационный номер» используется в предметных областях «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами». В нашем профильном терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплены следующие определения:

  • регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных в регистрационно-учетную форму;
  • регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В терминологическом словаре «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) определение, данное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, повторяется, но к нему даются синонимы:

  • делопроизводственный индекс документа,
  • регистрационный индекс документа,
  • индекс документа,
  • номер документа.

С учетом того, что регистрация документов должна осуществляться в пределах документопотоков, регистрационный номер документа обычно не совпадает с его учетным порядковым номером, т.к.:

  • учетный порядковый номер – это номер записи о документе;
  • а регистрационный номер – это номер самого документа, который часто содержит:
    • кроме порядкового номера внутри документопотока (например, отдельного для приказов по основной деятельности и по личному составу)
    • еще и идентификатор этого документопотока (например, буквеннный «од» и «лс» либо индекс дела по номенклатуре дел, куда подшиваются документы данного «потока»).

Такой идентификатор обычно отделяется от порядкового номера документа внутри потока косой чертой и мы можем получить, например, такие регистрационные номера документов:

  • № 199/од, № 200/од, № 154/лс или
  • № 199/02-04, № 200/02-04, № 154/05-04.

Для лучшего понимания еще посмотрите Пример с Журналом регистрации приказов по основной деятельности. Такой Журнал обычно ведется как «переходящий» документ несколько лет, пока не закончится. А регистрация документов осуществляется в валовом порядке в пределах каждого календарного года. В конце календарного года 31 декабря (или ранее – в последний рабочий день года) руководитель службы делопроизводства оформляет в Журнале итоговую заверительную надпись, ее не нумеруют. А в следующем году нумерацию регистрируемых приказов начинают заново с первого номера. При этом учетные порядковые номера в Журнале (в графе «№ п/п») продолжаются в валовом порядке на протяжении всех лет, пока ведется этот Журнал.

Пример. Фрагмент Журнала регистрации приказов по основной деятельности, который ведется на протяжении нескольких лет

В связи с внедрением информационных технологий широко распространяется понятие «уникальный идентификационный номер» – это идентификатор информационного объекта в информационной системе, в базе данных и т.п. Применяется этот термин в обработке больших массивов информации и может относиться как к записи, так и к документу как самостоятельным информационным объектам в системе. Уникальные идентификационные номера присваиваются в базовых государственных информационных ресурсах организациям, физическим лицам, контрактам, партиям товаров и т.п. В СЭД регистрационные карточки и электронные проекты, документы-оригиналы и копии системно получают сначала уникальные идентификационные номера, а потом только документам присваиваются собственно регистрационные номера в пределах соответствующих документопотоков. Все правила и процессы идентификации обычно регламентируются положениями о соответствующей информационной системе (ресурсе, базе данных, регистре и т.п.).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?