• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2019

На всех сотрудников компании ведутся личные дела. Можно ли их расформировать

  • 0 комментариев
  • 86 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Прежним кадровиком «по инерции» на всех сотрудников велись личные дела. Ничего действительно нужного в них не содержалось: копии приказов, копии личных документов. Трудовое законодательство не обязывает коммерческие организации это делать. Можно ли расформировать уже имеющиеся дела:
  • ненужные копии личных документов надо уничтожить по акту или вернуть владельцу под подпись в получении?
  • какой приказ лучше издать: «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству», «Об изменении номенклатуры дел» или что-то еще?


Дело не в трудовом законодательстве, а в правильности формирования личных дел. Трудовое законодательство, действительно, не устанавливает порядок ведения личных дел. Более того, универсальных правил их ведения не существует1, поэтому лучшей практикой является разработка конкретных правил для каждой организации и регламентация состава документов личного дела в зависимости от категорий работающих: руководители организации, руководители среднего звена, специалисты, вспомогательный персонал обеспечивающих служб. И действовать необходимо не «по инерции», а с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работниках (по принципу досье) для управления кадрами, доказательства законности трудовых отношений, а также с целью защиты социальных прав работников.

В деятельности любой организации, в том числе коммерческой, необходимо соблюдать законодательство об архивном деле, которое предусматривает долговременное (в течение 50 или 75 лет) хранение документов по личному составу, а значит, и сформированных правильно личных дел2. Исключение составляют личные дела руководителей организации, их заместителей и главного бухгалтера: если они у вас сформированы, то имеют постоянный срок хранения по ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В случае ликвидации организации документы по личному составу, в т.ч. личные дела, передаются в государственный или муниципальный архив.

В личном деле в момент приема на работу в логической последовательности, как правило, формируются:

  • подлинник анкеты (личный листок по учету кадров) – часто с фотографией;
  • заверенные копии документов, удостоверяющих личность, об образовании и квалификации, которые доказывают возможность работы на конкретной должности или по специальности, профессии;
  • подлинник согласия работника на обработку его персональных данных;
  • подлинник заявления гражданина о приеме на работу (если оно составлялось, т.к. сейчас законодательство не требует оформления этого документа);
  • подлинник трудового договора;
  • заверенная копия приказа о приеме на работу;
  • а далее в хронологической последовательности все документы (заверенные копии или подлинники) формируются в личное дело по мере развития и изменения трудовых отношений (аттестация, присвоение квалификации, перевод с согласия работника, соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.).

То есть в личном деле все документы – нужные. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Наоборот, необходимо проверить правильность их формирования, а также «узаконить» ведение личных дел по категориям работников. Но не в Инструкции по делопроизводству, а в конкретном локальном нормативном акте, например Правилах формирования личных дел. А в номенклатуре дел необходимо выделить следующие заголовки:

  • личные дела руководителей организации;
  • личные дела работающих сотрудников;
  • личные дела уволенных (если дела еще не переданы в архив или ответственному за архивное хранение документов организации через 1-3 года после увольнения);
  • журнал учета личных дел;
  • алфавит личных дел (если таковой ведется).

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.