Top.Mail.Ru

В каком регламентирующем документе организации прописывать особенности составления номенклатуры дел?

Вопрос
В организации, в которой я работаю, порядок ведения делопроизводства (в т.ч. номенклатура дел, хранение, уничтожение документов и т.д.) установлен Инструкцией по делопроизводству. Отдельно существует приказ об экспертной комиссии с Положением об ЭК. В организации произошли изменения. В связи с этим решили скорректировать документы по делопроизводству. Новый сотрудник считает, что необходимо разработать Положение о номенклатуре дел и привязать его к Положению об ЭК. Правильно ли это, необходимо ли это делать? Или можно оставить как раньше, внеся лишь изменения в прежде созданные документы?
Отвечает

Состав документов оставьте «как раньше», просто актуализируйте их содержание.

Номенклатура дел – многофункциональный документ. Положения, регламенты, инструкции разрабатываются о процессах и процедурах, а не о документах.

Изменения в свою конкретную Инструкцию по делопроизводству сейчас можно вносить на основе новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Именно там специально выделен раздел VIII «Формирование документального фонда организации», посвященный разработке номенклатуры дел. Можно руководствоваться этим примером.

В Инструкции по делопроизводству организации совершенно необходим раздел о разработке номенклатуры. Если новый сотрудник желает показать свой профессионализм, то советуем ему подумать о Регламенте (или Методике) разработки номенклатуры дел, чтобы объяснить правила разработки этого сложного документа и научить всех ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях с учетом особенностей организации.

А изменения в Положение об экспертной комиссии организации сейчас необходимо внести на основе нового Примерного положения об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). В Положении необходимо отразить конкретные условия и особенности проведения экспертизы ценности документов в вашей организации, например обязательность включения в ее состав самых опытных и квалифицированных работников, в т.ч. специалистов ИТ-подразделений, обязательность плана или графика заседаний, ответственность за ведение протоколов заседания, обязательность утверждения протоколов только первым руководителем и т.п.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.