• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2019

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей?

  • 0 комментариев
  • 324 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?

После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»1 в кадровых службах стала постоянной практика формирования личных дел по принципу: одна персоналия (один субъект персональных данных) = одно личное дело (один комплекс документов).

В соответствии с Законом № 152-ФЗ любая организация является оператором персональных данных и обязана применять организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в процессе их обработки. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в документах личного дела каждого работника, для кадровой службы является приоритетом.

Разработка Правил формирования личных дел (локальный нормативный акт, в котором регламентируется состав документов по категориям работающих), обязательность ведения внутренней описи для учета каждого документа в составе личного дела, нумерация листов представляют собой такие аспекты работы, которые одинаково необходимы и в обработке персональных данных, и в архивно-технической обработке личных дел в процессе их подготовки к передаче на архивное хранение. И если в кадровом делопроизводстве личное дело формировалось правильно, то после увольнения работника к личному делу остается оформить только лист-заверитель, крайние даты на обложке, и дело будет практически готовым к передаче в архив.

Такой опыт лучших практик нашел прямое отражение в новых Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций2 (опубликованы на сайте Росархива3 21.03.2019). Обратите внимание на подраздел 2.1 Методических рекомендаций Росархива, в котором содержится конкретный ответ на заданный вопрос: «…Недопустимо создание так называемых “нарядов” личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа».

Если в составе личного дела всего 20 листов, то вызывает вопрос правильность его формирования. Рекомендуем сначала проверить:

  • в какие дела сформированы документы, отражающие трудовую деятельность и полномочия руководителей;
  • почему они не попали в состав их личных дел.

Вас должны интересовать следующие документы:

  • копии протоколов заседания органа управления (или решения единственного участника) о назначении (избрании) руководителя, его заместителя и других лиц, в отношении которых учредительными документами предусмотрена подобная процедура;
  • документы об обработке персональных данных;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (как правило, многостраничные);
  • должностные инструкции;
  • копии приказов о приеме на работу (приступлении к исполнению обязанностей директора);
  • копии приказов о распределении зон ответственности, установлении лимитов совершения сделок, о премировании и других поощрениях, о назначении в качестве ответственных или возложении функций и обязанностей, включая временные;
  • документы об аттестации, повышении квалификации и др.

Необходимо также проверить сроки хранения данных документов в составе других дел. Склоняемся к тому, что частичное переформирование дел в вашей ситуации все-таки потребуется.

Все заверенные копии протоколов, приказов и решений, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы об обработке персональных данных и другие, прежде всего отражающие полномочия руководителей, должны быть включены в состав их личных дел. Личные дела руководителей имеют постоянный срок хранения (по ст. 656 а) пока еще действующего Перечня типовых управленческих документов 2010 года). Заметьте, кстати, что на документы по личному составу постоянного срока хранения могут быть составлены отдельные описи (см. п. 4.1.1 Методических рекомендаций).

Вместо пока еще действующего «Перечня типовых управленческих архивных документов...», утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, разработан новый вариант Перечня, который уже прошел этап публичного обсуждения. См. новость журнала № 8’ 2019

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.