Top.Mail.Ru

Надо ли регистрировать судебную повестку в делопроизводстве?

Вопрос
В организацию поступила судебная повестка на имя организации. Надо ли ее регистрировать в делопроизводстве?
Отвечает

Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой фирме) должны осуществлять прежде всего централизованный прием и отправку документов. Это установлено:

  • и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477),
  • и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция в госорганизациях).

На полученном документе служба делопроизводства проставляет отметку о получении от руки или штампом, которая имеет следующий юридический смысл: «документ, адресованный данной организации, эта организация получила». В этой отметке должны быть наименование организации, получившей документ (обычно сокращенное), и дата получения (при необходимости еще и время получения). В нее желательно добавить слово «получено».

С датой получения может не совпадать дата регистрации, потому что регистрация может быть и на следующий день после получения (об этом говорит п. 5.19 Примерной инструкции в госорганизациях). А для обращений граждан законом установлено, что их регистрация должна быть «в течение трех дней с момента поступления»1.

На нижнем поле или любой свободной площади судебной повестки необходимо оформить факт получения документа:

Пример 1. Возможные варианты отметки о поступлении документа в организацию

При исчислении законодательно установленных сроков доставки извещений, судебных повесток и повесток мировых судей, если они поступили в организацию в бумажной форме, важное значение имеют даты отправки и получения, которые отображаются в почтовых штемпелях на конвертах или самих документах. Хотя, например, согласно ч. 1 ст. 115 Гражданского процессуального кодекса РФ значение имеет именно вручение судебной повестки адресату, которое фиксируется «установленным в организациях почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд». В случаях, когда повестку почта доставила позже фактической даты в штемпеле (так бывает) или повестку доставил истец (его представитель) самостоятельно, отметка о получении может сыграть свою роль в системе доказательств. Вы заранее не знаете, какой поворот примет это дело, потому лучше документировать фактическое положение дел.

После проставления отметки о получении служба делопроизводства сразу же должна передать повестку в юридическую службу (а в небольшой организации – руководителю или юрисконсульту).

И уже не служба делопроизводства, а ответственный за ведение делопроизводства в юридической службе (или юрисконсульт) могут вести учет (с проставлением даты и регистрационного индекса) повесток по конкретным делам. Данный порядок рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству, установив перечень видов и разновидностей документов:

  • которые регистрируются централизованно службой делопроизводства,
  • и отдельно тех, что подлежат регистрации в структурных подразделениях (в т.ч. в юридической службе).
Пример 2. Отметка о регистрации входящего документа в структурном подразделении

Документов, не регистрируемых вообще, практически не бывает, т.к. даже приглашения и поздравления могут быть учтены в системе регистрации в зависимости от направлений деятельности организации. Служба делопроизводства должна сосредоточиться на регламентации мест регистрации поступающих документов и обучении сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, а судебные повестки она может не регистрировать сама.

Сноски 1

  1. Часть 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Регистрация документов

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

Когда регистрировать протокол?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Когда регистрировать документ?

Когда следует регистрировать документ, который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения?

Как завести новый журнал по новой форме вместо старого

Даем пошаговую инструкцию с примерами: как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести и какими датами, чтобы не запутаться (особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются 2 журнала из-за введения в действие в середине года новой формы документа, как это произошло с журналом для инструктажей по пожарной безопасности, на примере которого мы и раскрываем данную тему). Еще поясняем правила хранения и сдачи таких журналов в архив.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Регистрация документов

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.