• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2019

Надо ли регистрировать судебную повестку в делопроизводстве?

  • 0 комментариев
  • 94 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В организацию поступила судебная повестка на имя организации. Надо ли ее регистрировать в делопроизводстве?

Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой фирме) должны осуществлять прежде всего централизованный прием и отправку документов. Это установлено:

  • и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477),
  • и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция в госорганизациях).

На полученном документе служба делопроизводства проставляет отметку о получении от руки или штампом, которая имеет следующий юридический смысл: «документ, адресованный данной организации, эта организация получила». В этой отметке должны быть наименование организации, получившей документ (обычно сокращенное), и дата получения (при необходимости еще и время получения). В нее желательно добавить слово «получено».

С датой получения может не совпадать дата регистрации, потому что регистрация может быть и на следующий день после получения (об этом говорит п. 5.19 Примерной инструкции в госорганизациях). А для обращений граждан законом установлено, что их регистрация должна быть «в течение трех дней с момента поступления»1.

На нижнем поле или любой свободной площади судебной повестки необходимо оформить факт получения документа:

Пример 1

Возможные варианты отметки о поступлении документа в организацию

Свернуть Показать
Возможные варианты отметки о поступлении документа в организацию

При исчислении законодательно установленных сроков доставки извещений, судебных повесток и повесток мировых судей, если они поступили в организацию в бумажной форме, важное значение имеют даты отправки и получения, которые отображаются в почтовых штемпелях на конвертах или самих документах. Хотя, например, согласно ч. 1 ст. 115 Гражданского процессуального кодекса РФ значение имеет именно вручение судебной повестки адресату, которое фиксируется «установленным в организациях почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд». В случаях, когда повестку почта доставила позже фактической даты в штемпеле (так бывает) или повестку доставил истец (его представитель) самостоятельно, отметка о получении может сыграть свою роль в системе доказательств. Вы заранее не знаете, какой поворот примет это дело, потому лучше документировать фактическое положение дел.

После проставления отметки о получении служба делопроизводства сразу же должна передать повестку в юридическую службу (а в небольшой организации – руководителю или юрисконсульту).

И уже не служба делопроизводства, а ответственный за ведение делопроизводства в юридической службе (или юрисконсульт) могут вести учет (с проставлением даты и регистрационного индекса) повесток по конкретным делам. Данный порядок рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству, установив перечень видов и разновидностей документов:

  • которые регистрируются централизованно службой делопроизводства,
  • и отдельно тех, что подлежат регистрации в структурных подразделениях (в т.ч. в юридической службе).
Пример 2

Отметка о регистрации входящего документа в структурном подразделении

Свернуть Показать
Отметка о регистрации входящего документа в структурном подразделении

Документов, не регистрируемых вообще, практически не бывает, т.к. даже приглашения и поздравления могут быть учтены в системе регистрации в зависимости от направлений деятельности организации. Служба делопроизводства должна сосредоточиться на регламентации мест регистрации поступающих документов и обучении сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, а судебные повестки она может не регистрировать сама.

Об оформлении отметок о поступлении документа в организацию и о его регистрации, а также неточностях ГОСТ Р 7.0.97-2016 читайте ответ в № 7’ 2019
О соотношении учетного порядкового, уникального идентификационного и регистрационного номеров документа читайте ответ в № 7’ 2019

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.