• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» ноябрь 2019

Персональные данные сотрудников, или Как поздравить с Днем рождения, ничего не нарушая

  • 0 комментариев
  • 472 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
Нашей организации больше 20 лет. За все это время сложилась традиция – ​поздравлять сотрудников в день рождения открыткой на стенде. С приходом нового юриста все изменилось: перестали афишировать открытки, аргументируя, что это конфиденциальная информация. На открытках были написаны Ф.И.О., должность сотрудника и дата. Сотрудники все за то, чтоб поздравления все же были. Вопрос: что можно в этом случае предпринять? Может, какое коллективное соглашение составить? А может, юрист преувеличивает?

В указанной ситуации работодателю следует получить у сотрудников письменное согласие на обработку их персональных данных.

В последнее время законодатель уделяет особое внимание защите прав граждан при обработке их персональных данных, поскольку участились случаи незаконного использования личных сведений. Порядок действий с персональными данными работников регламентируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), ТК РФ, а также другими нормативными актами.

Персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Закона о персональных данных). К ним относятся:

  • фамилия, имя, отчество;
  • пол;
  • возраст;
  • место жительства;
  • изображение сотрудника (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка;
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии и т.д.);
  • деловые и иные личные качества;
  • медицинские сведения;
  • номер телефона;
  • сведения о заработной плате сотрудника (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681 «О передаче работодателем третьим лицам сведений о заработной плате работников»);
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать работника.

Таким образом, любой документ, в котором содержится какая-либо информация о сотруднике, будет являться носителем его персональных данных.

Работодатель не вправе сообщать персональные данные сотрудника третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).

Казалось бы, открытка с поздравлением может вызвать только положительные эмоции, однако нельзя забывать, что Ф.И.О. и дату рождения закон относит к персональным данным. Кто-то из сотрудников может быть против того, чтобы коллеги узнали его возраст (в этом случае можно не указывать возраст и год рождения, оставив на открытке только дату поздравления), и возникнет спор, в котором работодатель будет находиться не в самой выигрышной позиции.

Поэтому рекомендуем включать в письменное согласие работника на обработку его персональных данных ситуацию с поздравительными открытками. Требования к оформлению письменного согласия содержатся в ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных. Приведем пример формулировок применительно к рассматриваемому случаю.

См. статью «Топ-8 вопросов о согласии работника на обработку персональных данных» в № 6’ 2019
Пример
Свернуть Показать

<...>

Даю согласие на обработку следующих персональных данных:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения <...>

Настоящее согласие на обработку персональных данных предоставляется в целях:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений;
  • отражения информации в кадровых документах;
  • начисления заработной платы;
  • размещения сведений на внутренних порталах компании, в поздравительных открытках, на доске почета, стендах, интернет-сайте и других информационных ресурсах организации.

<...>

Если ранее работодатель не получал от своих сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных, советуем это сделать, поскольку в процессе работы может возникнуть необходимость указать сведения о подчиненных и в других местах. Например, сформировать на интернет-сайте компании раздел о своих специалистах, который будет содержать ссылку на их Ф.И.О., должность, фотографию. Возможно, потребуется продемонстрировать их стаж работы и опыт в других организациях. На это также потребуется письменное согласие сотрудников. Обращаем внимание, что должность сама по себе не относится к персональным данным, поскольку не идентифицирует конкретное лицо, а скорее определяет трудовую функцию в организации.

Следует отметить, что работодатель вправе обрабатывать персональные данные специалиста, которые необходимы для исполнения трудового договора или для заключения такого договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных). Согласие сотрудника в этом случае не требуется. Однако ситуация с поздравительными открытками здесь неприменима, поскольку она не относится к исполнению трудовых обязанностей и осуществлению прав. Это скорее корпоративные традиции и отношения в коллективе.

См. статью «Чем грозит разглашение информации о работнике» в № 12’ 2018
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.