• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2019

Две номенклатуры дел на один год

  • 0 комментариев
  • 633 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Номенклатура дел на 2019 год утверждена, но до его окончания произошли изменения в структуре учреждения (добавились подразделения) и появились участки работ, требующие заведения новых дел. Количество новых дел сильно превысило количество имеющихся резервных индексов. И тут возникает масса вопросов:
— Как правильно действовать, если за несколько месяцев до окончания года принято решение утвердить новую номенклатуру дел учреждения?
— Значит ли это, что номенклатура, утвержденная ранее, должна быть признана утратившей силу? Если нет, то значит ли это, что на 1 год в учреждении действует 2 номенклатуры? К какой номенклатуре дел заполнять итоговую запись?
— Что нужно предусмотреть в приказе об утверждении новой номенклатуры дел?


По общему правилу, номенклатура дел утверждается ежегодно (существенно пересматривается 1 раз в 5 лет), и в четвертом квартале службе делопроизводства уже пора подумать о подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий год.

Но при коренном изменении структуры и функций организации утвержденная на очередной календарный год номенклатура дел подлежит переработке, пересоставлению и утверждению заново еще до окончания года (см. отметку «1» в Примере 1). Ранее действующая номенклатура дел не может утрачивать силу, но и не может продолжать быть действующей.

Уже сформированные дела подлежат включению в новую, переработанную номенклатуру дел, т.к. нет необходимости переформировывать дела по сохранившимся вопросам и участкам деятельности и по сохранившимся структурным подразделениям. Даже если деятельность и структура организации существенно изменились, ранее сформированные дела в году, когда произошла реорганизация, остаются в зоне ответственности преобразованных подразделений. А в конце следующего года они должны быть переданы на архивное хранение или выделены к уничтожению в соответствии с установленными правилами (год создания + следующий год для экспертизы ценности и обработки).

В крайнем случае по решению руководства организации может быть принято решение о передаче дел реорганизованных подразделений в архив (часто в необработанном состоянии) и о выделении к уничтожению документов (прежде всего копий, дублетных экземпляров и т.п.) текущего года, когда произошла коренная реорганизация деятельности. В этом случае архив и служба делопроизводства вместе с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и на основании предыдущей номенклатуры дел будут вынуждены проводить экспертизу ценности документов уже в архиве.

Поэтому во всех процессах реорганизации и изменения структуры и функций организации обычно принимает участие руководитель службы делопроизводства, как минимум, в статусе члена соответствующей комиссии. Он обычно инициирует приказ первого руководителя о разработке новой номенклатуры дел и методически руководит этим процессом.

Новую, переработанную «в середине года» номенклатуру дел организации необходимо утверждать и вводить в действие (фактически с даты приказа о реорганизации) приказом первого руководителя.

Надо ли будет переделывать номенклатуру дел на 2020 год после выхода нового Перечня управленческих документов? И когда его ждать? Ответы в № 12’ 2019

Итоговая запись ко «второй» утвержденной номенклатуре дел на 2019 год оформляется в январе 2020 года. Чтобы получить сведения о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях, необходимо заранее предусмотреть соответствующее поручение в приказе об утверждении «второй» номенклатуры дел (см. отметку «2» в Примере 1). Кстати, дабы не испугать руководителей структурных подразделений термином «итоговая запись», в приказе ее обычно называют отчетом, но используют в качестве приложения к приказу ту форму, которая утверждена как приложение 25 в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Пример 1

Приказ об утверждении пересоставленной в середине года номенклатуры дел

Свернуть Показать
Приказ об утверждении пересоставленной в середине года номенклатуры дел

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.