• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2019

Срок хранения дела с согласиями на обработку персональных данных

  • 0 комментариев
  • 104 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как в номенклатуре дел описать дело с согласиями на обработку персональных данных клиентов, которые уничтожаются по достижении цели обработки персональных данных?

Вопрос задан в слишком общей форме. Конкретное решение будет зависеть от тех ситуаций, в которых вы должны четко понимать и регламентировать цели сбора и обработки персональных данных клиентов. Ведь главная задача в процессе обработки, защиты и управления персональными данными – идентификация физического лица. На своем сайте и во «входной зоне» любая организация должна опубликовать и сделать доступной утвержденную Политику в области обработки и защиты персональных данных с перечислением конкретных целей обработки1.

Если клиенту оказывается услуга на основании договора, то согласие на обработку его персональных данных должно быть сформировано в дело вместе с договором и документами по его исполнению. В досье по договорам с клиентами – юридическими лицами вместе с соглашением о неразглашении сведений, которые могут стать известными при исполнении договора, при необходимости формируется согласие должностного лица – подписанта на обработку его персональных данных.

Если клиенту оказывается какая-то разовая услуга без заключения договора, то в первой части текста согласия на обработку персональных данных должны быть сформулированы цели их обработки, а во второй части – формулировка собственно согласия, а также разъяснение последствий, если клиент такое согласие не даст, на что он имеет полное право.

Итак, если согласие на обработку персональных данных хранится вместе с договором, то хранится оно столько же, сколько и сам договор.

Но если в вашем документальном фонде такие согласия как вид документа формируются в отдельном деле, то назовите его «Согласия клиентов на обработку персональных данных». Возможно, это будет переходящее дело. Данная категория документов не отражена в пока еще действующем Перечне типовых управленческих документов со сроками хранения 2010 года2. Если вы хотите уничтожать эти согласия оперативно, то срок хранения такого дела можно установить по аналогии с минимальным сроком в ст. 655 б), т.е. 3 года.

Когда ждать выхода нового Перечня управленческих документов, см. в № 1’ 2019
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.