• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2020

Можно ли из документов обособленных подразделений и филиалов формировать отдельные архивные фонды?

  • 0 комментариев
  • 98 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Составляем список фондов. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, нет конкретного описания, что считать фондом.
Правильно ли будет выделить документы филиалов в отдельные фонды, так как филиал – это самостоятельная структура, которая отвечает за сохранность своего документального фонда? И можно ли выделить документы обособленных структурных подразделений в отдельные фонды в связи с тем, что они территориально удалены от центрального офиса и также осуществляют самостоятельное хранение документов?


Список фондов, конечно, относится к обязательным учетным документам архива организации, но только в том случае, если в ее деятельности действительно сформировалось несколько архивных фондов. Обратите внимание на п. 2.5, 2.6. и 3.8. Правил работы архивов организаций.

В теории и практике архивного дела есть важнейший принцип единства и неделимости архивного фонда. На основе этого принципа п. 2.6 Правил работы архивов организаций устанавливают следующее:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

Таким образом, архивные документы филиалов являются составной частью единого архивного фонда организации и включаются в его состав. И только в случае изменения организационно-правовой формы и соответствующей реорганизации (в т.ч. присоединения) архивные документы передаются организации-правопреемнику, включаются в состав ее архивного фонда как самостоятельный и уже не пополняющийся архивный фонд предшественника или присоединенной организации.

В этом случае список фондов становится обязательным документом, т.к. уже 2 архивных фонда организации необходимо закрепить в нем в соответствии с п. 3.8 Правил работы архивов организаций, в котором еще раз подтверждено правило учета фондов:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

3.8. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации…

Если организация не является источником комплектования, то своему фонду можно присвоить простой номер 1 или 01. А номер архивного фонда организации – источника комплектования присваивает государственный или муниципальный архив на основании своих учетных документов (это будет порядковый номер по списку фондов соответствующего архива).

Рекомендуем дополнительно изучить и п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, в котором вопросы отнесения архивных документов к архивным фондам и их систематизации в пределах фонда рассмотрены чуть более подробно.


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.