Top.Mail.Ru

Кто должен разрабатывать номенклатуры дел обособленных структурных подразделений за границей?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, должна ли организация (местонахождение в Москве) вести номенклатуры дел своих зарубежных обособленных структурных подразделений? Обособленные структурные подразделения так и называются: обособленное структурное подразделение в такой-то стране. Или номенклатуры дел должны составляться самими обособленными структурными подразделениями?
Отвечает

Ежегодно «вести» номенклатуры дел, т.е. систематизировать свои документальные фонды и правильно формировать дела в соответствии с номенклатурой, должны сами обособленные структурные подразделения.

Вопрос заключается в том:

  • каждое ли обособленное структурное подразделение в рамках выполняемых функций будет разрабатывать индивидуальную номенклатуру дел или
  • головная организация в плановом порядке и централизованно разработает типовую или примерную номенклатуру дел обособленного структурного подразделения?

В первом случае ответственные за делопроизводство в каждом обособленном подразделении разрабатывают и ежегодно готовят к переутверждению (а существенно пересматривают 1 раз в 5 лет) приказом руководителя обособленного подразделения соответствующую номенклатуру дел. При этом рекомендуется направлять проект номенклатуры дел на очередной год на согласование в службу делопроизводства головной организации, т.к. все процессы систематизации документов и формирования дел должны управляться и контролироваться. Первый вариант выбирают, когда не все созданные обособленные подразделения выполняют одинаковые задачи и функции, и в деятельности каждого проявляется специфика.

Во втором случае служба делопроизводства головной организации принимает решение о разработке примерной или типовой номенклатуры дел для своих обособленных подразделений в плановом порядке.

Типовая номенклатура дел разрабатывается, если основные направления деятельности и функции обособленных подразделений практически одинаковы. Поэтому в ней фиксируется однотипный состав дел, наилучшим образом формулируются единообразные для всех подразделений заголовки дел и устанавливаются сроки их хранения. Иногда фиксируется и вторая часть индекса дела (просто номер в зависимости от степени значимости документов и во взаимосвязи дел). Типовая номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел разрабатывается для обособленных подразделений, когда их деятельность не совсем единообразна, в деятельности каждого проявляется специфика задач и функций. В примерной номенклатуре дел фиксируются прежде всего дела по общим функциям управления (оперативное управление, кадры, бухгалтерский и налоговый учет, взаимодействие с территориальными органами власти и управления), а далее – по степени значимости дела по тем функциям организации, которые она вообще передала своим обособленным подразделениям, с указанием сроков хранения дел, а также индексов (при необходимости). Примерная номенклатура дел утверждается приказом руководителя головной организации, но носит рекомендательный характер, т.к. в индивидуальную номенклатуру дел каждое обособленное подразделение будет включать заголовки только тех дел, которые возникают в его деятельности, конкретизированные с учетом ее специфики.

Но во всех случаях типовая или примерная номенклатура дел помогает существенно сэкономить время ответственных сотрудников обособленных подразделений на ежегодную разработку (подготовку к утверждению) индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел уже сформулированы правильно, сроки хранения установлены, схема систематизации дел намечена.

Заголовки дел из типовой и примерной номенклатуры дел могут уточняться, а сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел обособленного подразделения без изменений.

Каждая организация решает подобные организационные вопросы самостоятельно. Служба делопроизводства головной организации должна предложить первому руководителю 1 из перечисленных нами способов управления процессом систематизации документального фонда организации, за обеспечение сохранности которого будет отвечать в конечном счете первое лицо (единоличный исполнительный орган).

Кстати, обратите внимание на относительно новый методический документ, который опубликован на сайте Росархива – Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018). Может быть, они помогут принять конкретное решение.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.