• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2020

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 332 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.

О новом порядке предоставления информации и документов акционерам в нашем журнале опубликован цикл статей, видимо при его прочтении и возник этот уточняющий вопрос. Большое значение имеет соблюдение процедуры запроса документов и процедуры их предоставления, установленной указанием Банка России от 28.06.2019 № 5182-У, о которой идет речь в упомянутом цикле.

Что касается вашего вопроса о заверении электронной копии бумажного оригинала, то в общем виде порядок может быть следующим:

  • бумажные документы сканируются в том формате (tiff, pdf) и в том порядке, которые определяются регламентом сканирования документов организации (настоятельно всем рекомендуем разработать и утвердить его), например, 1 документ = 1 файл или несколько взаимосвязанных документов = 1 файл и т.п. Файлам присваиваются имена в соответствии с системой именования файлов, чтобы их можно было идентифицировать, в т.ч. и на соответствие запросу;
  • скан-копии документов подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которой наделен первый руководитель организации и которая может программным способом визуализироваться как отметка об электронной подписи, с помощью которой удостоверены копии. Неизменяемые «картинки» в формате pdf могут и не удостоверяться УКЭП каждая, одной общей УКЭП может быть удостоверена одна папка-контейнер с электронными копиями и их описью;
  • заверенные электронные копии (файлы) записываются на обособленный носитель (диск однократной записи, флеш-накопитель) и лучше в той последовательности документов, которая содержалась в запросе акционера. При большом объеме документов файлы копий и файлы электронных подписей могут быть сархивированы в zip-папку (контейнер) по примеру формирования электронного дела в соответствии с п. 4.34 Правил работы архивов организаций1;
  • программным способом (иногда – вручную) формируется опись копий документов, передаваемых по запросу акционера, с указанием имен файлов и их объема в Мб. Она также подписывается УКЭП первого руководителя и записывается на тот же обособленный носитель, а один или два ее экземпляра распечатываются в бумажной форме, удостоверяются отметками об удостоверении копий и подписью корпоративного секретаря или юриста и используются для оформления факта приема-передачи документов.

Далее оформляется сопроводительное письмо акционеру, в качестве приложений к нему оформляются опись копий документов и внешний носитель:

Пример 1

Отметка о приложении располагается в письме ниже текста

Свернуть Показать
Отметка о приложении располагается в письме ниже текста

Описанная общая схема должна быть конкретизирована в регламентных документах АО в зависимости от возможностей программно-аппаратного обеспечения, наличия ресурсов и установленных процедур взаимодействия с акционерами.

См. подробную статью со множеством образцов документов «Предоставление документов АО его акционерам – ​новый алгоритм работы от А до Я» в № 11’ 2019, № 12’ 2019, № 1’ 2020, № 2’ 2020 и № 3’ 2020
См. статью «Анализ изменений порядка запроса и предоставления документов акционерам» в № 1’ 2020
См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4’ 2020

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.