Обратите внимание, что в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации желательно оформить перечень документов, подлежащих удостоверению печатью организации, если организация не отказалась от ее использования. В качестве примера можно использовать приложение № 10 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
Если документы подлежат утверждению грифом, то очевидно, что их желательно оформлять с угловым расположением реквизитов, чтобы в правом углу верхней части листа бумаги оставалось достаточно места для грифа и оттиска печати (Пример 2).
В ранее действовавших правилах проставления оттиска печати отражался юридический смысл такого удостоверения документа: если оттиск печати захватывает часть наименования должности и часть собственноручной подписи должностного лица, то таким образом подтверждается факт, что лицо, которое подписало документ, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано по окружности печати.
Действующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.24) предусматривает, что печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Отметка, визуализирующая электронную подпись (п. 5.23), которой заменяется собственноручная подпись и оттиск печати на электронных документах, должна располагаться на том же месте, что предусмотрено для размещения собственноручной подписи (и оттиска печати).
Конкретный образец проставления оттиска печати приведен в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 4.24) – см. Пример 1. Аналогично, т.е. ниже подписи и даты, на свободной площади рядом с грифом можно проставлять оттиск печати – см. Пример 2.
Сотрудник службы делопроизводства, который удостоверяет подписанные документы оттиском печати, должен стараться соблюдать правила его размещения. Но, заметьте, если печать все-таки затронет атрибуты грифа, это не лишит документ юридической силы.
Пример 1. Образец проставления оттиска печати в п. 4.24 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016
Пример 2. Проставление оттиска печати на грифе утверждения