Top.Mail.Ru
Вопрос
Когда правильно рассматривать на экспертной комиссии снятие отметки ЭПК с дел, включенных в номенклатуру дел: по окончании делопроизводственного года или непосредственно перед уничтожением по истечении срока хранения?
Отвечает

Процедура регламентирована совершенно иначе. Непосредственное уничтожение документов и дел возможно только после утверждения (или согласования) соответствующих описей дел и при условии согласования экспертной комиссией (ЭК) организации проекта акта о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание на:

  • п. 4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.) и
  • п. 1.1.2 Методических рекомендаций по их применению, выпущенных ВНИИДАД в 2018 году.

Если следовать общему правилу, то снятие отметки «ЭПК» осуществляется на 2 этапе экспертизы ценности документов, когда сформированные дела с исполненными документами ежегодно готовятся к передаче в архив и выявляются документы, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения, – по результатам этой работы составляются описи дел на передачу в архив и акты о выделении к уничтожению.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов дела с временным сроком хранения (например, «5 л. ЭПК»), по результатам экспертизы ценности может быть отнесена к документам постоянного срока хранения. Она является своеобразным предостережением от формального подхода к уничтожению всех документов дела по истечении обозначенных для него лет хранения. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру, и если в них обнаруживаются документы постоянного срока хранения, то они выделяются в самостоятельные дела и вносятся в опись дел постоянного хранения или включаются в уже сформированные однородные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Таким образом, экспертная комиссия организации «снимает» отметку «ЭПК» на очередном заседании (обычно в 1 квартале каждого года), когда рассматривает и согласовывает оформленный в соответствии с Правилами 2015 г. проект сводного акта. Акт оформляет служба делопроизводства на основании проектов актов (предложений), подготовленных в структурных подразделениях, и, конечно, методически руководит совместно с архивом подготовкой дел к передаче в архив. А факт согласования акта должен быть зафиксирован в протоколе заседания ЭК.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то соблюдение данной регламентированной процедуры для нее обязательно. В процессе экспертизы ценности на данном этапе участвует куратор соответствующего архива, который должен быть включен в состав экспертной комиссии организации (п. 4 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Он заинтересован в полноте комплектования фонда источника комплектования и может помочь в оценке значимости документов, выявлении документов постоянного срока хранения в делах с отметкой «ЭПК».

Если ваша организация не является источником комплектования, то рекомендуем обратить внимание на интересный опыт лучших практик. Если направления деятельности стабильны (значит, стабилен и состав категорий и видов документов документального фонда), то из общего правила делаются исключения.

При качественно составленной номенклатуре дел с правильной систематизацией дел, точно сформулированными заголовками, полностью отражающими состав и содержание документов каждого конкретного дела, срок хранения дел сразу устанавливается в соответствии с перечнями документов со сроками хранения, но отметка «ЭПК» из них не переносится. В этом случае уже на 1 этапе экспертизы ценности документов (когда разрабатывается номенклатура дел и ее проект согласовывается экспертной комиссией) отметка «ЭПК» фактически совсем снимается или заменяется отметкой «ЭК». Но при этом номенклатура дел при ежегодном утверждении приказом руководителя организации внимательно пересматривается и уточняется 1 раз в 3 года (не в 5 лет, как обычно) или в связи с появлением новой функции и новых участков деятельности организации.

При такой технологии управления документами специалисты службы делопроизводства поддерживают актуальность номенклатуры дел в течение года, оперативно уточняют сроки хранения и осуществляют общий контроль за правильностью формирования дел. Квалифицированные исполнители и обученные ответственные за делопроизводство в подразделениях полностью соблюдают утвержденные схемы формирования дел. Тогда каждый документ сразу попадает в «правильное» дело, у которого в номенклатуре зафиксирован конкретный срок хранения (т.е. «засланных казачков» в деле не оказывается). И конечно, такую технологию должна поддерживать полнофункциональная информационная система (СЭД) с соответствующими настройками для управления сроками хранения документов, что могут позволить себе крупные организации.

Но практика показывает, что совсем небольшие организации тоже могут ее применять при стабильных функциях и стабильном составе документального фонда.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений?

Обязательно ли составлять номенклатуры дел структурных подразделений (СП) и объединять их в сводную номенклатуру по организации? Можно ли отправить в СП акционерного общества произвольные опросные формы, а по сведениям из них составить номенклатуру дел, которая согласовывается руководителями СП и утверждается руководителем организации?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.