• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2020

В какой номенклатуре дел и как отражать данные акта об уничтожении переходящего дела?

  • 0 комментариев
  • 299 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Переходящее дело закрыто и выделено к уничтожению по истечении срока хранения. Отметка со ссылкой на акт делается в номенклатуре дел на год заведения дела, на год закрытия или в номенклатурах за все годы ведения дела? Дело велось более 2 лет с сохранением индекса в номенклатурах дел.

В процессе подготовки документов к передаче в архив исполненные документы и дела включаются в соответствующие описи и акты о выделении к уничтожению. После составления акта, согласования его протоколом заседания экспертной комиссии и утверждения первым руководителем организации в номенклатуре дел на год завершения дела в делопроизводстве оформляется соответствующая ссылка на него (см. Пример 3).

Вы правильно сохраняли индекс у переходящего дела. Думаю, что и в номенклатуре дел делались соответствующие отметки о нем в графе «Примечание» (см. Примеры 1 и 2). Поэтому внесение ссылки на акт не составит труда. Покажем, как это переходящее дело может быть описано в номенклатурах нескольких лет, а заодно прокомментируем ситуацию изменения срока хранения в связи с выходом нового Перечня:

  • сначала срок хранения этого журнала определялся по Перечню 2010 г.1: в номенклатурах дел на 2017, 2018 и 2019 годы;
  • допустим, что в 2019 году журнал закончился;
  • но по новому Перечню 2019 г.2 нормативный срок хранения подобных журналов сократился с 2 лет до 1 года, поэтому весь 2020 год мы его храним, а в 2021 году данное дело может быть выделено к уничтожению и включено в акт. Перечень 2010 г. отменен, поэтому в описи дел на передачу в архив и в акты о выделении к уничтожению мы должны вносить дела по срокам хранения, предписанным уже новым Перечнем 2019 г.;
  • конкретный журнал, который выделяем к уничтожению актом в 2021 году, последний раз фигурировал в номенклатуре дел на 2019 год, поэтому в нее и вносим информацию об этом акте. Срок хранения у журнала изменился, поэтому его тоже исправляем (см. Пример 3);
  • в последующих номенклатурах вполне может оказаться под тем же индексом журнал с таким же наименованием, который мы будем заполнять дальше. Когда он тоже закончится, например в 2022 году, мы будем его хранить 1 год в течение 2023 года и в 2024 году сможем выделить актом к уничтожению, тогда пометку об этом акте мы сделаем в номенклатуре дел 2022 года.
Пример 1

Фрагмент номенклатуры дел на 2017 год

Свернуть Показать
Фрагмент номенклатуры дел на 2017 год

Пример 2

Фрагмент номенклатуры дел на 2018 год

Свернуть Показать
Фрагмент номенклатуры дел на 2018 год

Пример 3

Фрагмент номенклатуры дел на 2019 год

Свернуть Показать
Фрагмент номенклатуры дел на 2019 год

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4’ 2020
См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4’ 2020

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.