О заверении электронной копии оригинала

В общем виде порядок может быть следующим:

• бумажные документы сканируются в том формате (tiff, pdf) и в том порядке, которые определяются регламентом сканирования документов организации (настоятельно всем рекомендуем разработать и утвердить его), например, 1 документ = 1 файл или несколько взаимосвязанных документов = 1 файл и т.п. Файлам присваиваются имена в соответствии с системой именования файлов, чтобы их можно было идентифицировать, в т.ч. и на соответствие запросу;
• скан-копии документов подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которой наделен первый руководитель организации и которая может программным способом визуализироваться как отметка об электронной подписи, с помощью которой удостоверены копии. Неизменяемые «картинки» в формате pdf могут и не удостоверяться УКЭП каждая, одной общей УКЭП может быть удостоверена одна папка-контейнер с электронными копиями и их описью;
• заверенные электронные копии (файлы) записываются на обособленный носитель (диск однократной записи, флеш-накопитель) и лучше в той последовательности документов, которая содержалась в запросе акционера. При большом объеме документов файлы копий и файлы электронных подписей могут быть сархивированы в zip-папку (контейнер) по примеру формирования электронного дела в соответствии с п. 4.34 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
• программным способом (иногда – вручную) формируется опись копий документов, передаваемых по запросу акционера, с указанием имен файлов и их объема в Мб. Она также подписывается УКЭП первого руководителя и записывается на тот же обособленный носитель, а один или два ее экземпляра распечатываются в бумажной форме, удостоверяются отметками об удостоверении копий и подписью корпоративного секретаря или юриста и используются для оформления факта приема-передачи документов.

Далее оформляется сопроводительное письмо акционеру, в качестве приложений к нему оформляются опись копий документов и внешний носитель:

Описанная общая схема должна быть конкретизирована в регламентных документах АО в зависимости от возможностей программно-аппаратного обеспечения, наличия ресурсов и установленных процедур взаимодействия с акционерами.