Top.Mail.Ru

Как регистрировать постановление и протокол об изъятии документов?

Вопрос
Требуется ли регистрировать постановление и протокол об изъятии документов организации, у которой изымают документы? Если да, то в каких учетных формах?
Отвечает

Документы об изъятии (выемке) подлежат обязательной регистрации в тех органах, которые осуществляют эти действия. В связи с этим необходимо прежде всего проверять оформление идентификационных реквизитов документов-оснований (их вручаемых копий). Например, письмо-требование из налоговой инспекции о представлении документов должно иметь и дату, и регистрационный индекс, и подпись уполномоченного лица с наименованием должности и расшифровкой. Постановление налоговой инспекции, прокурора, поручение следователя о производстве выемки также должны иметь дату и регистрационный индекс, подпись уполномоченного должностного лица, а в тексте – содержать цель и хронологические рамки (крайние даты) документов.

Даже если в организации никогда такие ситуации до сих пор не возникали, все равно на будущее необходимо при участии руководства распределить обязанности между службой делопроизводства, юридическим отделом и службой безопасности для наилучшего взаимодействия. Правоохранительным, судебным и налоговым органам документы могут выдаваться как из структурных подразделений, так и из архивного фонда. Обычно служба делопроизводства получает право на постановлении / требовании (их вручаемых копиях) и последующем протоколе об изъятии проставить отметку о получении, причем с указанием времени (можно использовать обычный штамп с датором, а время можно проставлять от руки):

Пример 1. Отметка о получении документа

Ее вполне можно оставить без входящего номера и подписи лица, которое получило документ, если только должностные лица, производящие выемку, не станут на этом настаивать (см. левый вариант в Примере 1).

Юридический отдел обычно проверяет законность действий по изъятию, подлинность и правильность оформления соответствующих постановлений / требований и предъявленных должностными лицами персональных удостоверений. Если документы в организации изымаются часто, то именно в юридическом отделе имеет смысл вести Журнал регистрации документов – оснований для изъятия дел и документов, который будет «переходящим» делом и включаться в номенклатуру дел этого отдела. В пределах календарного года и в валовом порядке подобные документы-основания будут подлежать децентрализованной регистрации в юридическом отделе. Регистрационный входящий номер может быть проставлен как дополнение к отметке о получении рядом с датой или на следующей строке (см. правый вариант отметки в Примере 1).

В общий Журнал регистрации поступающих документов постановления и протоколы об изъятии документов включать не рекомендуем.

На службу делопроизводства, как правило, возлагается обязанность по изъятию документов из дел, их копированию, сшиву и подготовке к заверению уполномоченным лицом. А далее именно службе делопроизводства предстоит работа по внесению необходимых изменений в номенклатуру дел, если изъято дело, в журналы регистрации документов, если изъято письмо или приказ и т.п. А если изымаются архивные документы, то сведения об изъятии должны быть своевременно отражены в описях дел и внутренних описях документов дел. Независимо от того, часто или редко происходят выемки, в номенклатуру дел службы делопроизводства возможно включить отдельное дело с заголовком «Документы-основания и протоколы изъятия документов и дел», в котором будут храниться оригиналы постановлений, которые необходимо будет несколько раз ксерокопировать и вместе с заверенными копиями изъятых документов «возвращать» в дела.

Связанный материал
Как организации отразить изъятие ее документов и дел?
№ 02 / 2017

См. статью «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2' 2017

Связанный материал
Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов (часть 1)
№ 10 / 2016

См. статью «Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов» в № 10' 2016

Связанный материал
Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок
№ 02 / 2017

См. статью «Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверо» в № 2' 2017

Связанный материал
Изъятие налоговиками электронных документов не только проверяемой организации, но и «сидящих вместе...
01 мая 2016

См. новость «Изъятие налоговиками электронных документов не только проверяемой организации, но и ­“сидящих вместе с ней”» в № 5' 2016

Связанный материал
Документы о проверке налоговики могут направить в электронной форме
01 ноября 2016

См. новость «Документы о проверке налоговики могут направить в электронной форме» в № 11' 2016

Таким образом, юридический смысл имеет прежде всего отметка о получении документа о производстве выемки и систематизированное хранение подобных документов в одном месте. Такие постановления и протоколы с перечислением изъятого доказывают причину отсутствия у вас изъятых документов. А регистрация становится необходимой, когда в крупной организации изъятия документов производятся часто.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Когда регистрировать протокол?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 2)

Объясняем смысл ст. 6.1 НК РФ на примерах, чтобы показать расчет срока исполнения требования ИФНС о представлении документов / пояснений: где и как он может быть указан, как это понимать, как определить дату получения требования (с которой начинается отсчет), если оно передано лично, через «Почту России» или по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) – в каждом из этих вариантов есть своя специфика! Как подтвердить факт представления документов / пояснений в зависимости от способа их передачи в налоговую. Вольна ли организация в выборе «канала передачи». Какие штрафы грозят за нарушение сроков.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?