Top.Mail.Ru

Когда передавать в архив договоры с постоянным сроком хранения

Вопрос
Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?
Отвечает

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)1 на архивное хранение передаются завершенные в делопроизводстве, т.е. исполненные документы. По отношению к договорам это означает полное исполнение договора (обычно закрытие актом и перечислением платы по договору), устранение всех разногласий по его исполнению, оплате.

Если договоры подлежат постоянному хранению, то в течение года, в котором они были исполнены, они хранятся в структурном подразделении. А далее «не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве»2 договоры подвергаются полной архивно-технической обработке и подготавливаются к передаче на архивное хранение, т.е. формируются в дела для архивного хранения по «дате закрытия» (году исполнения).

Если в структурных подразделениях договоры формируются в дела по дате заключения, то даже при использовании папок-регистраторов часто допускаются ошибки в формировании полного комплекса документов к договору, которые служат исчерпывающим доказательством его исполнения (т.е. необходимы и дополнительные соглашения, и переписка по исполнению, и акты, и экземпляры платежных документов, и копии доверенностей и т.п.). А при подготовке исполненных договоров к архивному хранению приходится пересматривать все документы соответствующего дела и «выбирать» из него те договоры и документы к ним, которые исполнены. И это будет ежегодной и трудоемкой работой для того ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который готовит документы к передаче на архивное хранение.

Чтобы облегчить эту задачу, часто применяют простое правило: как только договор «закрыт», сразу на его 1-м листе (например, всегда на верхнем поле) проставляют штамп со словом «Исполнено» либо с реквизитами акта об исполнении договора (см. Пример 1). Раньше штампом проставляли и информацию об изменении срока действия договора (обычно о пролонгации допсоглашением). Но срок действия договора и его исполнение лучше контролировать автоматически: если не в специализированной программе, то хотя бы в Журнале регистрации договоров в Excel.

При такой технологии формирования дел с договорами, в номенклатуре дел подразделения постоянно будет учитываться «переходящее» дело (см. Примеры 2 и 3), из которого ежегодно надо изымать исполненные договоры с прилагаемыми к ним документами и включать их в дело с более конкретным заголовком, отражающим еще и год исполнения договора (крайние даты документов дела).

Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2015 год (это дело аналогично будет представлено и в последующих номенклатурах по 2019 г. включительно)
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел на 2020 год (изначально сроки хранения определялись по Перечню 2010 г., но по окончании 2020 г. в этой номенклатуре дел их надо определить по Перечню 2019 г.)

В течение 1 года (и до 3 лет), следующего после исполнения, договоры находятся в зоне ответственности структурного подразделения, а потом они должны быть переданы на архивное хранение. Тогда из «переходящего» дела (показанного в Примере 2) в 2020 году можно изъять договоры, исполненные в 2018 году3, и сформировать из них дело «Договоры на право оперативного управления имуществом, исполненные в 2018 году»4. Именно с таким уточненным заголовком данное дело попадет в опись дел постоянного хранения за 2020 г. в структурном подразделении, которое занимается договорной работой. Годовой раздел описи должен быть подписан руководителем соответствующего структурного подразделения. А далее по этой описи и по утвержденному графику ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении передает дела с договорами и документами к ним на архивное хранение.

Обратите внимание, что опыт лучших практик предусматривает изначальное формирование договоров и всех документов по их исполнению по принципу досье, т.е. 1 договор и все документы по его исполнению собираются вместе и формируются в отдельное дело, которое при продолжающемся сроке действия договора считается «переходящим» (в номенклатуре дел отражается с соответствующей отметкой в течение нескольких лет).

Тогда при исполнении договора все его дело просто передается в архив и не приходится искать соответствующие документы в «общем» деле, переформировывать его.

Кроме того, этот принцип досье позволяет хронологически учитывать все документы, возникающие по этапам исполнения договора, и предусматривает обязательную нумерацию их листов. Листы документов дела нумеруются в валовом порядке по мере их поступления в дело, эти номера вносятся во внутреннюю опись документов дела. Таким образом, вы постепенно в процессе формирования дела уже можете делать данные операции, которые входят в состав обязательных работ при подготовке дела к передаче на постоянное архивное хранение.

Сноски 4

  1. Далее – Правила 2015 г. К ним Росархив еще выпустил Методические рекомендации, в которых более детально описана процедура передачи документов на архивное хранение. Вернуться назад
  2. Пункт 4.1 Правил 2015 г. Вернуться назад
  3. Если договор исполнен в 2018 году, то минимум 1 год он должен храниться в подразделении (в течение 2019 года), а с 2020 года его можно передавать в свой архив. Вернуться назад
  4. Если ранее исполненные договоры оттуда уже были изъяты в предыдущие годы и переданы в архив. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.