Изменение в правилах заверения копии?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 08 / 2020

Вопрос

В пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть описание, как должна выглядеть отметка о заверении копии, но нет указания на необходимость проставления штампа или надписи «Копия» в верхнем правом углу, как делали раньше. Означает ли это, что теперь надпись «Копия» ставить не надо? Или все-таки надо, но на какой-то части документов? Тогда где надо ставить и на основании чего?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вы совершенно правильно заметили это в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но и в п. 4.26 Методических рекомендаций по его применению, и в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) тоже не сформулировано давно действующее правило: при удостоверении копий документов на верхнем поле копии документа или первого листа прошитой многостраничной копии должно быть проставлено от руки или штампом слово «Копия». Давайте это отнесем к погрешностям, которые почему-то были допущены разработчиками данных нормативных и методических документов.

Рекомендуем брать пример с нотариусов, и в Инструкции по делопроизводству своей организации закрепить необходимость проставления данного штампа в добавление к привычной отметке о заверении копии. Отметка «Копия» на верхнем поле 1-го листа позволяет пользователю быстрее понять, что перед ним не оригинал. Особенно актуально это становится для многостраничных и полноцветных копий (у которых каждый реквизит будет иметь «родной» цвет, а не «общий» черный).

Кстати, точно так же на верхнем поле 1-го листа документа штампом или от руки оформляются отметки «Контроль» и «Дубликат».