• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2012
  • Рубрика Информационные технологии

Разработка концепции электронного архива

  • 0 комментариев
  • 28 просмотров
С чем нужно определиться прежде, чем выбирать концепцию инфраструктуры электронного архива? Какие варианты ее построения бывают? Сколько это стоит? Ответы на вопросы даны на основе опыта построения государственных электронных архивов, многое из рассказанного может быть применимо в работе с корпоративными архивами.


Электронный архив по большому счету создается так же, как и традиционный архив на бумажных носителях, только в данном случае приходится решать ряд дополнительных проблем, связанных с особенностями электронных документов.

См. статью «Электронные архивы и их проблемы» на стр. 66 журнала № 3’ 2012

Главным условием успеха проекта является поддержка высшего руководства. Электронный архив – удовольствие достаточно дорогое, поэтому с самого начала нужно понять, чего ожидает от него руководство, и так продумать ход проекта, чтобы первая существенная отдача была продемонстрирована уже через несколько месяцев и чтобы в дальнейшем на каждом этапе работ начальству можно было бы предъявить какой-либо яркий результат.

Пример 1
СвернутьПоказать

Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА), например, начал свою деятельность с создания архивных коллекций значимых для общества интернет-ресурсов.

В Центральном государственном архиве Украины на январь 2011 года хранилось несколько архивных коллекций интернет-ресурсов, в том числе коллекция материалов о выборах Президента Украины 2010 года. «Мы заключили соглашения с политическими партиями, с кандидатами, которые баллотировались на выборах, на право копирования их сайтов, – рассказывал корреспондентам Анатолий Гаврилович Лавренюк, директор Центрального государственного электронного архива Украины. – Наша коллекция содержит 27 сайтов, причем пять из них уже исчезли из Интернета»1.

Как показывает опыт зарубежных проектов, от момента открытия проекта до ввода электронного государственного архива в эксплуатацию обычно проходит около 5 лет. Из этого времени где-то год уходит на создание инфраструктуры архива, установку оборудования и развертывание программного обеспечения. Куда больше времени – примерно 2-3 года – уходит на разработку концепции архива, и это вполне понятно: неудачные решения на данной стадии могут повлечь многочисленные проблемы, с которыми придется бороться в течение длительного времени, и существенные дополнительные расходы.

Нужно тщательно оценить, какие ресурсы (финансовые, кадровые, материальные) потребуются для создания архива, какую нормативную и методическую базу придется разработать, спланировать этапы работы и определить ожидаемую отдачу.

Как обстоят дела с электронными документами в государственных архивах сейчас? Кто окажет методическую помощь в организации хранения, учета и использования электронных документов? Каковы планы Росархива по созданию Центра хранения электронных документов? Сколько Правительство готово выделить денег и на что? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Центр хранения электронных документов: планы и перспективы» на стр. 67 журнала № 2’ 2012

Организационно-правовой статус архива

При разработке концепции электронного архива ключевым является вопрос о том, каким будет его правовой статус: кому он будет подчиняться, какими законодательными и нормативными документами будет регламентироваться его деятельность, как будут строиться отношения архива со службами документационного обеспечения организаций-источников комплектования и бумажными архивами. Во всех проектах государственных электронных архивов, которые нам удалось выявить и изучить, была выбрана стратегия создания самостоятельного архива, и только в нашей стране решено идти по пути создания Центра хранения электронных документов (ЦХЭД) на базе уже действующего государственного архива2.

При разработке концепции электронного архива необходимо продумать и ответ на вопрос о том, предполагается ли принимать на архивное хранение документы только постоянного и длительного срока хранения, или же в него будут поступать на хранение и документы временного срока хранения. Есть, например, страны, которые собираются создать как государственные электронные архивы для документов постоянного хранения, так и отдельные центры хранения электронной документации, которые будут хранить законченные делопроизводством электронные документы органов государственной власти временного срока хранения, так называемые «промежуточные» архивы.

Очень важно помнить, что архив – это прежде всего его коллектив. Следует с самого начала создать группу профессионалов-единомышленников, вокруг которой и будет формироваться коллектив архива. На этапе создания архива эта группа может быть небольшой. Одной из ее задач будет разработка детальной концепции электронного архива.

Пример 2
СвернутьПоказать

Команда проекта создания электронного архива австралийского штата Новый Южный Уэльс состоит из 6 человек: руководитель проекта, два архивиста, двое разработчиков и специалист по вопросам безопасности и оборудованию.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.