Странно, но законом не предусмотрены требования к форме и содержанию решений единственного акционера, которому принадлежат все голосующие акции АО, а также единственного участника в ООО. А между тем такой вариант владения бизнесом очень распространен.
В прошлом номере мы разобрались, как оформить решение единственного акционера/участника (если он является физлицом, или юридическим лицом, или иностранной компанией); какими документами можно подтвердить его статус; в каких случаях необходимо такое решение. Кстати, до конца апреля все ООО должны были успеть провести общее собрание участников по итогам года и оформить протокол либо решение единственного участника (нужно утвердить бухгалтерскую отчетность, распределить прибыль и др.), у АО для этого времени больше – до конца июня.
В этом номере журнала мы покажем, как изготовить копию решения или выписку из него, которые можно использовать вместо оригинала. Объясним, где и сколько хранить решения в АО и ООО.
Вместо подлинника решения...
Напомним, что подлинник решения единственного акционера/участника, как правило, не передается третьим лицам. Вместо него в необходимых случаях изготавливается заверенная копия такого решения или выписка из решения.
...отдадим его копию
По общему правилу заверенной копией считается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (закреплено в п. 30 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 и в п. 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти2).
Фрагмент документа
Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № _____ за _____ г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):
«Всего в копии ____ л.».
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Фрагмент документа
П. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России 03.03.2003 № 65-ст)
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Мнение эксперта
Антипов Денис, специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»
Многие из нас полагают, что такая процедура, как заверение копий юридическими лицами, не урегулирована действующим законодательством. Это не так. В настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ). В отличие от него, ГОСТы носят рекомендательный характер (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Итак, в п. 1 Указа сказано: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».
И второе «недоразумение», с которым часто приходится сталкиваться при получении копии, которую «пытались» заверить. Некоторые считают, что заверение копии документа печатью необязательно. Данное мнение формируется из неправильного толкования п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно фразы «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». В данном случае имеется в виду, что организация самостоятельно определяет тип печати, используемой для заверения: печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д. Во избежание недоразумений необходимо заранее определить вид печати, которая будет использоваться для заверения документов. Для этого необходимо либо издать соответствующий приказ, либо прописать этот аспект в положениях, регламентирующих делопроизводство или хранение/использование штампов и печатей.
Для заверения такого важного документа, как решение единственного участника в ООО и акционера в АО, рекомендуем оформлять заверительную надпись с наибольшим числом информативных элементов, т.е. следовать предписаниям Указа (см. Пример 14). А федеральным органам исполнительной власти, их территориальным органам, муниципальным органам (для заверения своих документов) лучше следовать Методическим...
