• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2012
  • Рубрика Современное делопроизводство

Срок хранения первичных учетных документов

  • 0 комментариев
Какой срок хранения у первичных бухгалтерских и налоговых документов по общему правилу? Для каких документов он удлинен? С какого момента его следует исчислять? Как трактовать примечание к ст. 362 Перечня типовых архивных документов 2010 года, посвященной первичным учетным документам, в которой 5-летний срок хранения увязывается с некой проверкой (ревизией)? Какие штрафы грозят за нарушение сроков хранения документов? Ответы даны в результате совокупного анализа норм Перечня 2010 года, Налогового кодекса и КоАП РФ, Закона о бухучете, а также писем Минфина.


Все началось с, казалось бы, простого вопроса, направленного в редакцию. Читателя заинтересовало примечание к ст. 362 в Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень). Он звучал следующим образом:

  • Куда: delo@delo-press.ru
  • Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Что означает примечание к ст. 362 в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, которое звучит так: «При условии проведения проверки (ревизии)»? Это значит, что нужно отсчитывать 5 лет после проверки (чьей – контролирующих органов или собственной внутренней? какими документами может быть подтверждено ее проведение?) и только потом можно уничтожить? Или как-то иначе нужно понимать это примечание? Оно встречается и в других статьях перечня.

Для наглядности приведем этот фрагмент Перечня.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним

Ответ на данный вопрос не так прост и однозначен, как может показаться. Дело в том, что обязанность хранить документы, которые образуются в процессе деятельности организаций, возложена на них разными нормативными актами. Во избежание неприятностей с контролирующими органами их необходимо рассматривать в совокупности, а не как отдельные документы. Мы решили расширить тему, и получилась интересная статья, которую и предлагаем вашему вниманию.

Обязанность по хранению документов...

...для бухгалтерского учета

Начнем с того, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение приведено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон).

Особенностью первичных учетных документов является то, что они составляются в момент совершения операции. В случае если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания. Следовательно, при отсутствии первичного документа не может быть сделана запись бухгалтерского учета (бухгалтерская проводка)!

Цель бухгалтерского учета: для внешних пользователей – это формирование информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей; для внутренних пользователей – формирование информации, полезной руководству для принятия управленческих решений. Такая точка зрения изложена в письме Минэкономразвития России от 28.07.2011 № ОГ-Д05-656.

Для подтверждения своих финансовых результатов и отчетности организации хранят первичные учетные документы. Данная обязанность возложена на них ст. 17 Закона. Причем срок хранения документов следует искать в Перечне, но в любом случае он не может быть меньше 5 лет. Исчисление срока ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ (п. 2 ст. 17 Закона).

... для налогового учета

Существует мнение, что первичные документы нужны только для целей бухгалтерского учета. Однако важное значение они имеют и в налоговом учете. Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Также установлено, что подтверждением данных налогового учета являются:

  • первичные учетные документы;
  • аналитические регистры налогового учета;
  • расчет налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 256 НК РФ, убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Но в Налоговом кодексе отсутствует определение «первичных учетных документов». В соответствии п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. Поэтому в данном случае можно воспользоваться определением, которое дано в уже упомянутой ст. 9 Закона. Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет, несмотря на различия в преследуемых целях, основываются на первичных учетных документах.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.