Управление документами: стандарты и алгоритмы

Статья написана под лозунгом «Нет ничего практичнее хорошей теории!» Концепцию управления документами автор осмысливает и развивает примерно с 80-х годов, когда профессиональное сообщество начало изучать и обсуждать законодательство зарубежных стран об управлении документацией. Концепцию и методологию управления документами и в организационном, и в информационном аспектах автор реализовала на практике в двух проектах создания корпоративной информационной системы – сначала в банке «НИКойл», затем – в Финансовой Корпорации «УРАЛСИБ», а в настоящее время пропагандирует и применяет ее во многих проектах разработки систем электронного документооборота, консультантом которых является.

Непосредственный повод для написания статьи – решение крупнейшего коммерческого банка, имеющего социальное значение и являющегося лидером рынка, о полном переходе на безбумажный документооборот в процессе издания внутренних документов, являющихся правовыми актами. Было принято волевое решение руководителей о скорейшем применении исключительно электронной формы распорядительных документов и документов коллегиальных органов управления. Но при этом в информационной системе (СЭД) остаются ненастроенными механизмы создания электронных документов-оригиналов и их подписания уполномоченными должностными лицами, за должностями которых и должна быть закреплена электронная подпись того или иного вида.

В результате распорядительные документы в системе руководитель не подписывает, а «утверждает» или «одобряет», выбирая соответствующее значение поля в карточке документа, т.е. «входной» форме. Собственно электронная подпись также удостоверяет только сведения во входной форме, т.е. метаданные в карточке документа, а не документ, и является отчуждаемой. Проставляют электронную подпись неуполномоченные лица (ассистенты и помощники руководителей), которые по правам доступа в основном играют роль «регистратора» в информационной системе.

В подобных ситуациях мы рекомендуем коллегам:

• Во-первых, всегда помнить, что официальным документом (существующим в любой форме) может быть признан документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Т.е. здесь важны как соблюдение правил оформления, так и компетенция / полномочия должностного лица, подписавшего документ.
• А во-вторых, знать и доводить до сведения руководителей, что документы, технологии работы с ними и документальный фонд находятся в зоне ответственности руководства организации, так называемого «топ-менеджмента», как говорится в стандартах новой серии ИСО 30300, и «чудес» в делопроизводстве не бывает.

Серия стандартов ИСО 30300 – стратегический уровень управления документами

В ноябре 2011 г. были опубликованы два первых стандарта новой серии (семейства) стандартов ИСО 30300:

• ISO 30300:2011 Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary;
• ISO 30301:2011 Information and documentation – Management systems for records – Requirements.

Серия ИСО 30300 предназначена для создания в организациях систем управления документами на стратегическом уровне, на уровне ответственности и в зоне принятия решений руководства. Стандарты этой серии разрабатываются на таких же методологических и концептуальных основах, как и стандарты серий ИСО 9000 и ИСО 14000, связаны со стандартами на другие системы управления (например, со стандартами на систему управления рисками, информационную безопасность) и, конечно же, отражают мировой опыт «лучших практик». Если требуется получить информацию о том, как работают с документами в зарубежных странах, как решаются проблемы, связанные с документами, каков уровень «зарубежного» делопроизводства, то прежде всего следует изучать стандарты ИСО, т.к. именно в них в обобщенном виде содержатся сведения о современном (уже достигнутом в некоторых странах и желаемом в других) уровне понимания значения работы с документами и оптимальных требованиях к ее организации.

Первые два стандарта серии ИСО 30300 являются документами высокого уровня, относятся к категории организационно-методических стандартов, поскольку дают представление о системе управления документами. В стандартах закрепляется, что на уровне решений, принимаемых руководством организации, находятся:

• политика управления документами (политики разрабатываются с целью операционализации, реализации стратегии организации),
• цели и намерения по отношению к документам (для обеспечения полноты, систематизации, сохранности документального фонда; для создания «качественных» документов, обеспечивающих доказательства законности деятельности организации и принимаемых руководством решений),
• риски (прежде всего риски аутентичности и целостности документов, т.е. их подлинности и юридической силы, а также другие риски, управление которыми всегда основывается на документировании того или иного процесса, а также всей деятельности организации).

См. статью «Стандарты менеджмента качества: зачем нужны и как достичь?» на стр. 38 журнала № 8’ 2012

Внедрение системы управления документами повышает эффективность бизнеса, его капитализацию, так как в современном мире информация и документы рассматриваются как серьезный актив. Частью системы являются процессы, методы и средства управления документами. Причем под процессами в системе управления документами понимают прежде всего технологии, алгоритмы, накопленный опыт и лучшие практики внедрения требований стандарта ИСО 15489 в организационном аспекте. Но следует учесть, что понятие «система управления документами» используется также для наименования ИТ-системы, т.е. инструмента, который должен поддерживать работу как с бумажными, так и с электронными документами.

Стандарты серии 30300 подтверждают, что внедрение системы управления документами обеспечивает управляемость организации и контроль за ее деятельностью со стороны руководства, акционеров и других заинтересованных лиц.

Алгоритмы управления документами на операционном уровне

Управление делами (служба управления документами) организует и контролирует реализацию процессов управления документами, выбирая оптимальные методы и средства на уровне технологии работы с документами. Обычно в инструкциях по делопроизводству организаций, когда составляется раздел о работе исполнителей с документами, управление делами закрепляет традиционно сложившийся алгоритм работы. Этот алгоритм является отчасти «исполнительским», фиксирующим действия исполнителя по составлению и оформлению проекта документа, взаимодействие исполнителей, руководителей и структурных подразделений в процессе согласования, а также совместную деятельность уполномоченного должностного лица и управления делами в процессе придания документу юридической силы. В общем виде алгоритм может быть представлен следующим образом:

В результате выполнения действий по данному «исполнительскому» алгоритму создается официальный документ, имеющий юридическую силу. Однако для органичного сочетания традиционных действий с возможностями, предоставляемыми информационной системой, необходимо вспомнить и профессиональный документоведческий алгоритм, который в свое время вместе с пореквизитным анализом документов автор развивала на кафедре документоведения Историко-архивного института и который предусматривает в алгоритме управления документами учет следующих факторов:

• принадлежность документа к системе или подсистеме документации (например, составляется организационный, распорядительный или справочно-информационный документ);
• срок действия документа (указанный в самом документе как срок исполнения или неопределенный, поскольку документ содержит правовую норму или долговременно действующее правило поведения);
• срок хранения (постоянный, временный свыше 10 лет или менее, устанавливаемый на основе перечней документов со сроками хранения и номенклатуры дел);
• формуляр и типовой формуляр документа (имеется в виду применение утвержденных в организации унифицированных типовых форм документов);
• требования к тексту документа (к структуре текста и языковым средствам выражения определенной управленческой ситуации с использованием типовых или трафаретных текстов, если применяются унифицированные типовые формы).

Актуальность данного алгоритма в настоящее время подтверждают требования ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который устанавливает, что выбор материального носителя информации зависит от сроков хранения документов, а при проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения.

Таким образом, в алгоритме управления документами срок хранения документа является точкой выбора формы документа (электронной или бумажной) и определяет дальнейшие действия по созданию документов. Конечно же, на этот выбор также должны влиять бизнес-процесс и назначение / цель создания документа, срок его действия.

При проектировании конкретной информационной системы мы рекомендуем учитывать данную методологию решения вопроса о выборе носителя / формы документа в соответствии с «лучшими практиками», отраженными стандартом ИСО 15489, и обеспечивать создание документов постоянного срока хранения прежде всего в бумажной форме, т.к. доказательный срок хранения документов на бумаге при соблюдении необходимых условий – более 100 лет, а доказательного срока хранения электронных документов более 30 (плюс-минус 5–7) лет пока не существует.

Сделаем выводы

При переходе на реальный электронный документооборот документы организации прежде всего должны создаваться в информационной системе по электронным шаблонам, которые проектируются и настраиваются в соответствии с утвержденными унифицированными типовыми формами документов. Разработка этих форм и настройка шаблонов – плановая работа управления делами и область сотрудничества с ИТ-подразделением.

Если документ, создаваемый в информационной системе, имеет постоянный срок хранения или временный (свыше 10 лет), то:

1. В электронной форме проводятся его подготовка, согласование, внесение изменений, сохранение версий и т.п. В результате полностью готовый проект документа (вместе с листом согласования, который может быть распечатан, а может быть использован и в электронной форме) распечатывается и представляется на подпись уполномоченному должностному лицу.
2. На бумажном проекте документа проставляется подлинная подпись (условно – «синяя») соответствующего руководителя!
3. Управление делами регистрирует подписанный документ, проставляя на нем дату и индекс, используя данные информационной системы, которая «предлагает» очередные дату и индекс по соответствующим счетчикам. Документ в бумажной форме всегда является доказательством, выполняет правовую функцию.
4. Уполномоченный сотрудник управления делами своей электронной подписью (установленного вида и статуса, например, простая ЭП для отметки о заверении копии) подписывает проект документа, существующий в информационной системе в электронном виде, одновременно с подписанием системно оформляются дата и индекс электронной копии документа, которая получает статус «действующий» документ.
5. Полученная заверенная электронная копия документа (оригинал которого существует в бумажной форме) может направляться исполнителям, транслироваться во внешнюю среду на сайт (сам документ/копия, его фрагменты или только заголовок), по ней осуществляется коллективная работа, контроль исполнения и другие необходимые делопроизводственные операции (например, в форме отчета из информационной системы по электронным копиям могут формироваться журналы регистрации, акты, описи, справки и т.п.).
   А самое главное – на основе электронных копий формируется информационный ресурс, обеспечивающий межведомственное электронное взаимодействие, к которому уже должны быть готовы государственные и муниципальные органы.
   Впоследствии этот ресурс может быть передан вместе с бумажными оригиналами документов и описями в государственный или муниципальный архив как фонд пользования.

Соблюдение подобного алгоритма будет обеспечивать методическое единство делопроизводства и архива, которое является важнейшим принципом организации работы с документами и вполне соответствует концепции управления документами ИСО 15489.

Если же документ, создаваемый в информационной системе, имеет временный срок хранения (до 10 лет включительно), то он может создаваться, храниться, использоваться и уничтожаться в связи с истечением сроков хранения как электронный оригинал.

Однако соблюдение алгоритмов управления документами в полном объеме будет возможно только при условии реализации всех инфраструктурных требований, необходимых для практического внедрения положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также при условии признания факта, что главная функциональность современных СЭД – создание документов по установленным правилам, а не их «транспортировка».

Заметим также, что в новой серии стандартов ИСО 30300 предполагается разработка стандарта по аудиту и сертификации систем управления документами. Чем раньше мы начнем осваивать реальные алгоритмы управления документами, тем успешнее мы станем!

на

Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.