• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2012
  • Рубрика Информационные технологии

Регулирование использования форматов электронных документов для оперативной работы: отечественный опыт

  • 0 комментариев
  • 108 просмотров
продолжение цикла публикаций

Вы узнаете, какие форматы используются в оперативной работе органов государственной власти всех уровней при внутриведомственном взаимодействии, при оказании госуслуг гражданам и организациям, а также при межведомственном взаимодействии. В своих выводах автор показывает, где можно найти спасение от излишнего многообразия форматов, чтобы избежать дополнительных помех в текущей деятельности, а также сократить издержки на последующее обеспечение юридической значимости хранимых электронных документов (т.е. на их конверсию и миграцию).


Все более активное использование электронных документов в государственном управлении ставит перед российскими государственными органами непростую задачу выбора наиболее удобных для работы и архивного хранения форматов электронных документов.

План у нас уже есть... и не один

Первыми, еще в середине 90-х годов прошлого века, о форматах электронных документов задумались отечественные архивисты. В тот период в России началось использование информационных технологий и создание различных баз данных и возник вопрос о необходимости разработки принципов и методов, которые позволили бы обеспечить сохранение электронной информации и документов.

Точка зрения архивистов получила определенное отражение в разработанных архивной службой с 1995 года по настоящее время концептуальных документах.

Концепция информатизации архивного дела 1995 года1

В «Концепции информатизации архивного дела в России», разработанной и утвержденной в 1995 году, был затронут вопрос о необходимости использования в архивной отрасли «стандартизированных форматов данных». В случае разработки программного обеспечения своими силами следовало предусмотреть функциональные возможности для преобразования хранящихся в системе файлов «в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД».

Перемещение электронных документов «на современные носители в форматно независимом виде» (термины «конверсия» и «миграция» тогда еще не употреблялись) упоминалось в Концепции как один из способов обеспечения доступности и пригодности к использованию электронных документов.

Кроме того, рассматривался и другой подход к организации хранения электронных документов в архивах:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Концепция информатизации архивного дела в России (утверждена Росархивом в 1995 г.)

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость – первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН [документов на машинных носителях] такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя.

Подход, предусматривающий использование для хранения электронных документов небольшого числа стандартизированных форматов в сочетании с проводимой по мере необходимости конверсией/миграцией в новые форматы, в настоящее время рассматривается в международном сообществе архивистов как наиболее приемлемый для организации долговременного хранения документов.

Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.)2

Программа была утверждена в 1996 году и разрабатывалась на основе Концепции информатизации архивного дела в России 1995 года. Ее первый раздел «Научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России» содержал пункт, предусматривавший разработку в 1998–2000 годах комплекса нормативно-методических материалов:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.), утв. приказом Росархива от 20.12.1996 № 64

К сожалению, эти планы реализованы не были.

Программа информатизации Федерального архивного агентства на 2011–2020 гг.

22 февраля 2011 г. состоялось заседание Коллегии Федерального архивного агентства, на котором был рассмотрен проект Программы информатизации этого агентства на 2011–2020 годы, подготовленный отделом организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Росархива3.

В числе основных целей и задач в проекте Программы была упомянута задача выбора «архивных форматов электронных документов для целей долговременного и постоянного хранения», однако в окончательном тексте программы, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 02.12.2011 №104, таких целей перед Росархивом уже не ставилось.

План перехода ФОИВ на использование свободного ПО на 2011–2015 гг.

Стоит также отметить, что в «Плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения на 2011–2015 годы» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17.12.2010 № 2299-р) также есть несколько пунктов, которые затрагивают актуальную для специалистов в области управления документами и архивного дела проблему выбора форматов электронных документов. Ответственными исполнителями по данному вопросу значатся Минкомсвязи России, Минэкономразвития России и заинтересованные федеральные органы исполнительной власти. «Форматы хранения данных», согласно этому плану, будут определены в III квартале 2014 г.

Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года

10 октября 2012 года на прошедшем в Московской области VIII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве был представлен проект «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.».

В этой концепции было отмечено, что перед российскими архивами ставится непростая задача принять, сохранить и использовать электронные документы, требующиеся для эффективного государственного управления. Для этого должны быть «разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий».

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.