- Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2012
- Рубрика Оформление документов
Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?
- Рейтинг 5
- 8 комментариев
- 10103 просмотра
- Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Поводом к написанию настоящей статьи послужил звонок одного из читателей нашего журнала, у которого в суде возникли проблемы из-за того, что представленные им в качестве доказательств копии документов были заверены согласно рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели практику представления заверенных копий документов в различных сферах (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце мы делаем окончательные выводы – даем свои рекомендации по заверению копий документов, так сказать, на все случаи жизни.
Анализ собранной в статье судебной практики вооружит вас до зубов, и в случае предъявления претензии к заверенной вами копии со стороны контролирующих органов, контрагентов, судей или ваших коллег вы всегда будете знать, что им ответить.
Постановлением Регионального отделения ФСФР России в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) от 27.10.2010 ОАО «Фирма «Салют» было привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде административного штрафа в размере 200 000 руб. Нарушение состояло в том, что общество утратило подлинники документов, связанных с регистрацией выпусков, проспекты ценных бумаг и отчеты об итогах выпусков ценных бумаг. Выявлено оно было при обращении организации в РО ФСФР России в ЦФО за получением дубликатов указанных документов. ОАО «Фирма «Салют» попыталось оспорить привлечение к ответственности в арбитражном суде. Однако, несмотря на то, что общество представило акты утраты документов и копии утраченных документов, сделанные с подлинников, хранившихся у регистратора, суд посчитал, что представленные им копии не соответствуют требованиям, относящимся к заверенной в установленном порядке копии документа ни по его реквизитам, ни по порядку его получения. Арбитры отметили, что в случае утраты подлинников, подлежащих обязательному хранению, обществу следовало обратиться в уполномоченный орган для получения заверенных в установленном порядке копий документов.
Поэтому суд подтвердил вину общества в административном правонарушении (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.07.2011 № КА-40/7012-11). При этом в мотивировочной части суд сослался на п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 17.07.2003 № 03-33/пс), а также на Указ № 9779-Х, требования которого обществом выполнены не были. Из данного Указа следует, что верность копии свидетельствует своей подписью руководитель или уполномоченное на то должностное лицо организации, которая выдает копию документа, а не организации, получающей копию документа. Это требование как раз и не было исполнено обществом.