Регистрация Напомнить пароль

Логин:
	или
E-mail:
Выслать

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2012
Рубрика Оформление документов

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

Рейтинг 5
7 комментариев
2967 просмотров

Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Окончание статьи, начало в № 11` 2012

Поводом к написанию настоящей статьи послужил звонок одного из читателей нашего журнала, у которого в суде возникли проблемы из-за того, что представленные им в качестве доказательств копии документов были заверены согласно рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассмотрели практику представления заверенных копий документов в различных сферах (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце мы делаем окончательные выводы – даем свои рекомендации по заверению копий документов, так сказать, на все случаи жизни.
Анализ собранной в статье судебной практики вооружит вас до зубов, и в случае предъявления претензии к заверенной вами копии со стороны контролирующих органов, контрагентов, судей или ваших коллег вы всегда будете знать, что им ответить.

Практика представления заверенных копий документов...

Можно ли сделать вывод о том, что при заверении копии документа необходимо соблюдать только требования Указа № 9779-Х и игнорировать содержание хоть и более современного, но имеющего рекомендательный характер ГОСТа Р 6.30-2003?

Для ответа на этот вопрос обратимся к практике судебных и иных уполномоченных органов власти, которая складывается при рассмотрении наиболее часто встречающихся случаев, когда возникает необходимость заверения копий документов самой организацией.

…при привлечении к ответственности за утрату подлинников

Арбитражными судами нередко рассматриваются дела об оспаривании компаниями привлечения их к ответственности по ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (за утрату документов, хранение которых является обязательным в силу закона). Судьи в таких спорах зачастую принимают во внимание положения Указа № 9779-Х как единственного нормативного правового акта (за исключением законодательства, регулирующего деятельность нотариата в Российской Федерации и правила совершения нотариальных действий), применяемого по вопросу о надлежащем заверении копии документа при утрате его подлинника.

Судебная практика 11

СвернутьПоказать

Постановлением Регионального отделения ФСФР России в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) от 27.10.2010 ОАО «Фирма «Салют» было привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде административного штрафа в размере 200 000 руб. Нарушение состояло в том, что общество утратило подлинники документов, связанных с регистрацией выпусков, проспекты ценных бумаг и отчеты об итогах выпусков ценных бумаг. Выявлено оно было при обращении организации в РО ФСФР России в ЦФО за получением дубликатов указанных документов. ОАО «Фирма «Салют» попыталось оспорить привлечение к ответственности в арбитражном суде. Однако, несмотря на то, что общество представило акты утраты документов и копии утраченных документов, сделанные с подлинников, хранившихся у регистратора, суд посчитал, что представленные им копии не соответствуют требованиям, относящимся к заверенной в установленном порядке копии документа ни по его реквизитам, ни по порядку его получения. Арбитры отметили, что в случае утраты подлинников, подлежащих обязательному хранению, обществу следовало обратиться в уполномоченный орган для получения заверенных в установленном порядке копий документов.

Поэтому суд подтвердил вину общества в административном правонарушении (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.07.2011 № КА-40/7012-11). При этом в мотивировочной части суд сослался на п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 17.07.2003 № 03-33/пс), а также на Указ № 9779-Х, требования которого обществом выполнены не были. Из данного Указа следует, что верность копии свидетельствует своей подписью руководитель или уполномоченное на то должностное лицо организации, которая выдает копию документа, а не организации, получающей копию документа. Это требование как раз и не было исполнено обществом.

И такой подход судов по аналогичным делам в наше время не редкость (см., например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2012 № 09АП-22421/2012).

…в налоговый орган

Со стороны Минфина и ФНС России издан комплекс актов, которые устанавливают порядок и реквизиты заверения копий представляемых налогоплательщиками документов. Среди них назовем и прокомментируем несколько наиболее часто применяемых:

Приказ ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@, в приложении № 5 к которому даны комментарии о том, как необходимо заверять копии документов, представляемых по требованию налоговых органов.

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Извлечение из приложения № 5 к приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@

Истребуемые документы представляются в виде заверенных копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Письмо ФНС РФ от 02.08.2005 № 01-2-04/1087, в котором содержится информация о том, что копии документов, представляемых в рамках налоговой проверки, должен заверять только исполнительный орган общества.

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Письмо ФНС РФ от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 «О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации»

Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.

Таким образом, в пункте 1 статьи 93 Кодекса под словами «заверенных должным образом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу.

Вместе с тем сообщается, что возможен также нотариальный порядок засвидетельствования копий документов.
Данное толкование представляется чрезмерно узким. Особенно с учетом положений Указа № 9779-Х о том, что полномочиями на заверение копий документов могут наделяться и иные, кроме руководителя организации, должностные лица.
Письмо Минфина России от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35, в котором повторяются положения из приведенного выше приказа ФНС России и содержится пояснение по вопросу о представлении налогоплательщиком истребуемых налоговым органом при проведении налоговой проверки документов на черновиках. Ссылаясь на п. 3.27 ГОСТа Р 6.30-2003, налоговый орган уточняет, что на оборотной стороне последнего листа документа предусматривается расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона). При этом в свойственной ему манере Минфин России не делает категоричного вывода, а лишь уточняет, что «установленными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля». По-видимому, сделать четкий вывод о недопустимости использования черновиков для изготовления заверенных копий документов финансовому ведомству помешал рекомендательный характер положений названного ГОСТа.
Письмо Минфина России от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549, в котором рассмотрен вопрос о том, можно ли при предоставлении копий документов в налоговый орган сшить все документы вместе, указать общее количество листов и удостоверить подписью уполномоченного лица организации с проставлением печати, либо организации следует сшивать и заверять каждый документ отдельно. Минфин России сделал вывод о том, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка документов. Руководствоваться данным разъяснением или нет – решать организации в каждом конкретном случае (учитывая, что в своих пояснениях финансовое ведомство ссылается на документы¹, которые не содержат прямого обязательного указания обычным организациям поступать именно так). Однако во избежание лишних разбирательств по такому формальному моменту целесообразно следовать данным рекомендациям. Тем более что уже в более позднем письме ? от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374 ? Минфин России приводит ссылки на арбитражную практику в пользу своей точки зрения.

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Письмо Минфина России от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374

… каждая представляемая в налоговый орган копия документа должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Эта позиция подтверждается арбитражной практикой. Так, например, Федеральным арбитражным судом Московского округа в постановлении от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 сделан вывод о том, что в п. 2 ст. 93 Кодекса^* под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. При этом указано, что из положений ст. 93 Кодекса следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

* Примеч. ред.: здесь и далее по тексту статьи имеется в виду Налоговый кодекс РФ.

Отметим, что до вынесения названного постановления от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 судьями высказывалась и противоположная точка зрения, которая представляется не менее убедительной.

Судебная практика 12

СвернутьПоказать

ООО «Юнилевер СНГ» обратилось в Арбитражный суд города Москвы с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 48 по г. Москве в части отказа в подтверждении нулевой ставки по НДС за февраль 2006 г. в сумме 145 922 284,21 руб. и в части отказа в возмещении НДС за февраль 2006 г. в размере 23 215 081,66 руб.

В обоснование своей позиции налоговая инспекция ссылалась на следующие обстоятельства. Документы к налоговой декларации по НДС по ставке 0% за февраль 2006 г. были переданы обществом в налоговый орган с сопроводительным письмом, на последней странице которого было указано, что документы заверены предприятием. Представленные обществом копии документов были прошиты, заверены печатями и подписями руководителя и главного бухгалтера общества. Но налоговая инспекция посчитала, что копии не были заверены должным образом, т.е. организация не смогла обосновать применение ставки НДС 0%, что является нарушением п. 1 ст. 165 Налогового кодекса РФ.

Решением суда первой инстанции заявленные ООО «Юнилевер СНГ» требования были удовлетворены в полном объеме. Апелляционная инстанция данное решение поддержала, указав следующее (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2007 № 09АП-9736/2007-АК по делу № А40-71828/06-112-417). НК РФ не содержит требований относительно того, каким образом должна быть заверена копия контракта. При этом наличие подлинной печати организации и подписи уполномоченного лица на документе уже придает ему юридическую силу. Прошивка документов, осуществленная обществом, исключает возможность фальсификации предоставляемых документов. Количество же заверяемых копий документов было указано в сопроводительном письме.

Кроме того, арбитры отметили, что в письме от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 ФНС России утверждала, что «... под словами «заверенных должным образом копий» следует понимать удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу». Получается, что налоговые органы в своих официальных разъяснениях также придерживаются точки зрения о достаточности проставления на документе печати организации и подписи уполномоченного лица для придания ему юридической силы.

Поэтому суд посчитал вывод налогового органа о том, что документы, представленные обществом, не заверены должным образом, а потому не могут быть приняты во внимание, необоснованным и неправомерным.
Письмо Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, в котором финансовое ведомство в очередной раз со ссылкой на п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 ГОСТа Р 51141-98 указывает на необходимость представления заверенных копий документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 и исходит из толкования ст. 93 Налогового кодекса РФ о заверении каждой копии документа, а не подшивки документов.
В письме ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 даны подробные пояснения относительного того, каким именно образом организациям-налогоплательщикам следует заверять копии документов, представляемые в налоговые органы:
Фрагмент документа

СвернутьПоказать
Письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309

Кодексом не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов, как и право ФНС России устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.

Вместе с тем, необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом, в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.
Учитывая, что ФНС России поручила Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам РФ довести данное письмо до всех нижестоящих налоговых органов, во избежание претензий со стороны проверяющих при налоговых проверках целесообразно руководствоваться данными разъяснениями.

… по запросу работника

В силу ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копии документов, связанных с работой, в срок не позднее 3 рабочих дней.

При этом практика исходит из того, что выдавать надо именно заверенные копии документов.

Судебная практика 13

СвернутьПоказать

Г.В. обратился в суд с иском к Муниципальному учреждению здравоохранения «Станция скорой медицинской помощи» Ступинского муниципального района Московской области о возложении обязанности выдать заверенные печатью организации документы, связанные с работой у ответчика водителем с 01.06.2006: копии расчетных листков, графики работы, копии путевых листков, копии расчета оплаты больничных листков, очередных отпусков, заработной платы за работу в праздничные дни. Одновременно Г.В. просил суд взыскать сумму возмещения морального вреда в размере 100 000 рублей.

Суд первой инстанции установил, что необходимые Г.В. документы связаны с его работой у ответчика, и, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, пришел к выводу об удовлетворении требований Г.В. (кроме требований о возмещении морального вреда).

Определением суда кассационной инстанции от 02.08.2011 решение суда первой инстанции было отменено: отказывая в удовлетворении требований Г.В., суд указал, что к возникшим правоотношениям подлежит применению п. 1 Указа № 9779-Х, которым предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов.

Суд надзорной инстанции поступил следующим образом: отменил постановление суда кассационной инстанции и оставил в силе решение Ступинского городского суда Московской области. Мотивировал это так. По смыслу ст. 62 Трудового кодекса РФ право работника на получение копий документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов, указанным в ст. 62 Трудового кодекса РФ, является заявление работника, составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления данная норма закона не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ. Иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, в данном случае не установлено. При этом законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Из искового заявления и надзорной жалобы Г.В. следует, что копии указанных им документов необходимы для обращения в вышестоящие органы для проверки правильности начисления заработной платы, расчета больничных листков, очередных отпусков. При таких обстоятельствах и принимая во внимание, что Указ № 9779-Х не противоречит ст. 62 Трудового кодекса РФ, а лишь регламентирует общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, вывод суда кассационной инстанции об отказе в удовлетворении требований Г.В. нельзя признать законным и обоснованным (постановление Президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12).

Обратите внимание на следующее. Персональные данные работников подлежат защите в соответствии с главой 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Поэтому если в документе, копию которого работник просит предоставить в своем заявлении и который связан с работой данного сотрудника, содержатся также и персональные данные других работников, необходимо оформить и выдать ему выписку из такого документа.

… по запросу акционера (участника)

В соответствии с корпоративным законодательством (в частности – со ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее – Закон об АО) общество должно обеспечить акционерам (участникам) доступ к документам, которые оно обязано хранить в соответствии с законом. Так, согласно п. 2 ст. 91 Закона об АО документы, предусмотренные п. 1 этой же статьи, должны быть предоставлены обществом в течение 7 дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предусмотренным п. 1 ст. 91, предоставить им копии указанных документов.

Однако организации не всегда выполняют данную обязанность, не говоря уже о том, что не соблюдают требования Указа № 9779-Х при заверении выдаваемых копий документов. Посмотрим, как к этому относятся суды.

Судебная практика 14

СвернутьПоказать

Т. и М., будучи акционерами ЗАО «Эврика», обратились в арбитражный суд с иском об обязании общества предоставить им копии ряда документов (в том числе приказов по поводу проведения общего годового собрания акционеров; протокола собрания; списков лиц, имеющих право на участие в собрании и зарегистрированных для участия в нем; бюллетеней по всем вопросам повестки дня общего собрания). Общество предоставило обычные копии запрашиваемых документов, т.к., по его мнению, закон обязывает предоставлять только «копии документов», а не «заверенные обществом копии документов».

Суд на поводу у общества не пошел и удовлетворил требования Т. и М. При этом указал следующее. Незаверенный документ не свидетельствует о том, что он является копией запрашиваемого документа, поскольку в соответствии с Указом № 9779-Х верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации. Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.10.2008 № КГ-А40/9957-08 по делу № А40-54180/07-131-460).

Судебная практика 15

СвернутьПоказать

Гражданин Ч., являвшийся акционером ОАО «БЗ АТИ», обратился в арбитражный суд и с учетом уточнения своих исковых требований просил обязать ОАО «БЗ АТИ» представить ему заверенные копии документов (протокола общего собрания акционеров, отчета об оценке).

ОАО «БЗ АТИ» с данными требованиями было не согласно. Сослалось на то, что Гражданский кодекс РФ и Закон об АО, ГОСТ Р 51141-98 не предусматривают выдачу надлежаще оформленных копий документов, а Указ № 9779-Х распространяется на государственные и общественные предприятия, а не на акционерные общества.

В судебном заседании было установлено, что ОАО «БЗ АТИ» были выданы Ч. копии истребуемых документов, но без надлежащего оформления. Обращение же Ч. к ОАО «БЗ АТИ» с просьбой заверить копии печатью общества было проигнорировано. За это ОАО «БЗ АТИ» и поплатилось в суде.

Рассматривая дело по существу, суд указал, что ссылка на Указ № 9779-Х как действующий нормативный правовой акт является правомерной. Кроме того, арбитры обратили внимание, что ни Гражданский кодекс РФ, ни Закон об АО не конкретизируют понятие «копия документа», поэтому в силу п. 1 ст. 6 Гражданского кодекса РФ необходимо применять гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). А из буквального толкования Указа № 9779-Х следует, что он определяет порядок выдачи, свидетельствования копий документов, и требования обозначенного Указа имеют отношение к акционерным обществам (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.08.2003 № Ф04/3899-859/А03-2003).

… для участия в конкурсе (аукционе)

В ст. 35 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» перечислено, какие документы и копии документов должны быть представлены в составе заявки для участия в аукционе. В том случае, если поступившие от претендентов на участие в аукционе копии документов заверены ненадлежащим образом, им может быть отказано в допуске.

При рассмотрении споров в арбитражных судах, касающихся вопросов правомерности или неправомерности отказа в допуске к участию в аукционе лиц, подавших заявки, суды зачастую вынуждены давать свою оценку достоверности представленных копий документов.

Судебная практика 16

СвернутьПоказать

Федеральным государственным учреждением «Управление по эксплуатации здания Счетной палаты Российской Федерации» Управления делами Президента Российской Федерации (далее – заявитель) был проведен открытый аукцион «Оказание услуг по содержанию в чистоте служебных и технических помещений общего пользования корпусов Счетной палаты Российской Федерации». По результатам рассмотрения заявок на участие в аукционе, поданных ООО «Нью Лэнд», ООО «Лазория», ООО «Диана-Офис-Сервис», ООО «Альфа-Сервис», к участию в аукционе было допущено только ООО «Лазория», а трем другим претендентам отказано. Последние обратились в Управление Федеральной антимонопольной службы по г. Москве и Московской области (далее – УФАС), чтобы обжаловать такой отказ. УФАС признало жалобу ООО «Альфа Сервис» обоснованной и выдало заявителю предписание об устранении нарушений закона. Заявитель же с таким решением УФАС не согласился и обратился в суд.

Отказ в допуске ООО «Альфа-Сервис» к аукциону был мотивирован среди прочего:

отсутствием документа (подлинника либо надлежащим образом заверенной копии), подтверждающего полномочия лица (генерального директора) на осуществление действий от имени участника размещения заказа, в частности, на подписание заявки на участие в аукционе и документов в составе заявки;
отсутствием подписи (парафирования) ряда страниц документов, входящих в заявку на участие в аукционе, лицами, указанными в документации об аукционе.

В обоснование своей позиции по неправомерности отказа ООО «Альфа-Сервис» в допуске к участию в аукционе УФАС ссылалось на следующие обстоятельства:

в конкурсной документации об аукционе отсутствует требование об оформлении заявки в соответствии с государственными стандартами, при этом требования ГОСТа Р 6.30-2003 об оформлении аукционных заявок носят рекомендательный характер;
аукционная заявка ООО «Альфа-Сервис» оформлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

При рассмотрении дела судом было установлено следующее. Заявка со всеми приложениями была подписана генеральным директором ООО «Альфа-Сервис» Ч. В составе поданной ООО «Альфа-Сервис» заявки имелись: ксерокопии протокола от 10.04.2007 № 3, приказа от 11.04.2007 № 2, доверенности от 11.04.2007 № 3. Суд посчитал, что ксерокопии вышеуказанных документов не являются документами, подтверждающими полномочия генерального директора данного участника аукциона, так как они не были заверены надлежащим образом и не могли в связи с этим с должной степенью достоверности подтверждать указанные в них сведения. Ссылаясь на п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003, суд обратил внимание, что «на вышеуказанных ксерокопиях документов проставлена только печать ООО «Альфа-Сервис» и чья-то подпись, при этом не понятно, к какому требованию отнесены указанные печать и подпись: к требованию о заверении документа либо к требованию о парафировании каждого документа, входящего в состав заявки на участие в аукционе».

Поэтому судья посчитал обоснованным вывод аукционной комиссии о том, что вышеуказанные ксерокопии не могут быть признаны документами, подтверждающими полномочия генерального директора ООО «Альфа-Сервис» Ч. на подписание заявки на участие в аукционе со всеми приложениями к ней. Таким образом, отказ в допуске к участию в открытом аукционе был признан правомерным (решение Арбитражного суда г. Москвы от 10.06.2008 по делу № А40-8829/08-92-65).

Заметим, что данные о дальнейшем обжаловании этого решения в судах вышестоящих инстанций отсутствуют. Между тем ссылка суда на применение ГОСТа Р 6.30-2003 является спорной. Но если смотреть по существу, то использованный ООО «Альфа-Сервис» способ оформления документации к аукциону действительно ставил под сомнение достоверность указанных в копиях документов сведений. Вот так ошибка в заверении копий документов повлекла за собой, среди прочих нарушений, срыв участия компании в аукционе.

… как доказательств в суде

В соответствии с гражданско-процессуальным² и арбитражно-процессуальным³ законодательством письменные доказательства должны представляться в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Как мы уже говорили, определения понятию «надлежащим образом заверенной копии» в законе нет. Поэтому и приходится ориентироваться на судебную практику. Наиболее типичные высказывания судей мы приводим ниже.

Судебная практика 17

СвернутьПоказать

Высший Арбитражный Суд РФ в определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009 пояснил, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица [организации], от которой исходит соответствующий документ».

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Рекомендации Научно-консультативного совета при Федеральном арбитражном суде Западно-Сибирского округа (принятые по итогам заседания, состоявшегося 09.09.2011 в г. Горно-Алтайске)

В зависимости от того, кем заверяется копия документа, копии могут быть нотариально заверенные и заверенные иными уполномоченными лицами, в частности заверенные уполномоченным лицом организации, судебным органом (часть 10 статьи 75 АПК РФ) или иным государственным органом и т.д.

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом.

Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов.

Судебная практика 18

СвернутьПоказать

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа рассматривал в кассационной инстанции дело об административном правонарушении, предусмотренном ч. 3 ст. 14.13 КоАП РФ: конкурсный управляющий общества, находившегося в состоянии банкротства, длительное время не принимал имущество данного общества, в т.ч. бухгалтерскую и иную документацию; не обеспечивал сохранность имущества общества, в результате чего самой организации и ее кредиторам были причинены убытки. В качестве доказательств совершения правонарушения были представлены незаверенные копии документов.

Данным обстоятельствам суд дал следующую оценку (постановление от 28.07.2004 по делу № А56-48848/03): в соответствии со ст. 26.2, 26.6 КоАП РФ, а также ст. 75 АПК РФ незаверенные ксерокопии письменных документов не могут считаться надлежащими доказательствами по делу об административном правонарушении, а протокол об административном правонарушении, основанный на этих документах, не может считаться достаточным доказательством. Одновременно суд прокомментировал, что надлежаще заверенными копиями документов являются:

копии, заверенные нотариально;
копии, выданные в порядке, установленном Указом № 9779-Х;
копии, удостоверенные консульским учреждением либо проставлением апостиля.

Судебная практика 19

СвернутьПоказать

Гражданин Ш., являвшийся акционером ОАО «Конаковский фаянсовый завод» и не принимавший участия в общем собрании акционеров, на котором было принято решение о ликвидации данного общества, обратился в арбитражный суд с иском о признании такого решения незаконным. В обоснование иска Ш. указал, что не был извещен о проведении общего собрания.

Однако ОАО «Конаковский фаянсовый завод» представило доказательства извещения акционеров общества о проведении спорного общего собрания в виде заверенных обществом копий реестра отправки и почтовой квитанции с оттиском календарного штемпеля органа почтовой связи, подтверждающие прием на отправку заказной корреспонденции в адрес акционеров общества. По мнению Ш., общество было не вправе заверять эти два документа. Однако судом было отмечено, что АПК РФ не содержит запрета на заверение копии письменного доказательства самим юридическим лицом, участвующим в деле и представляющим данное доказательство арбитражному суду, и что это не противоречит порядку выдачи и освидетельствования организациями копий документов, установленному Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.08.2008 по делу № А66-8123/2007).

При этом необходимо учитывать и другие положения закона относительно доказательственного значения копий документов. Так, в силу ч. 7 ст. 67 ГПК РФ и ч. 6 ст. 71 АПК РФ суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией документа, если:

подлинник документа отсутствует (не предъявлен);
копии документов, представленные разными сторонами, по содержанию не совпадают;
невозможно установить содержание подлинника документа, исходя из других имеющихся по делу доказательств.

Причем все эти 3 обстоятельства должны иметь место в совокупности. Поэтому даже при представлении в суд ненадлежащим образом заверенных копий документов в качестве доказательств сторона, приобщившая их к материалам дела, имеет возможность подтвердить необходимые ей факты. Правда, эта возможность будет поставлена в зависимость от грамотности аргументации такого участника процесса и от усмотрения суда. А мы видим, что не все суды придерживаются одинаковых подходов. Некоторые судьи могут быть приверженцами формализма, и при наличии ненадлежащим образом заверенной, по их мнению, копии документа (или вовсе незаверенной) просто признать недоказанными обстоятельства, на которые ссылается сторона, представившая такую копию.

Судебная практика 20

СвернутьПоказать

Территориальное управление Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Республике Бурятия обратилось в арбитражный суд с иском к индивидуальному предпринимателю З. о взыскании задолженности по арендной плате и пеней за просрочку оплаты. Ответчик З. представила копию соглашения к договору аренды, согласно которому арендная плата должна была осуществляться в адрес ФГУП «Бурятгеоцентр», поэтому, по ее мнению, во взыскании задолженности по арендным платежам в пользу истца следовало отказать.

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа с этими доводами не согласился, т.к. названное соглашение со стороны З. было представлено в виде копии, которая не соответствовала требованиям, предъявляемым к копии и перечисленным в Указе № 9779-Х. Поэтому суд отказал в принятии данной копии в качестве доказательства по делу (постановление от 24.04.2006 № А10-4675/05-Ф02-1602/06-С2).

В ряде случаев формальный подход при рассмотрении дела может повлечь отмену вышестоящими судами вынесенных в результате таких действий судебных актов и направление дела на новое рассмотрение. Но есть и примеры судебных дел, когда вышестоящие инстанции оставляют вынесенные в описываемой ситуации судебные акты в силе.

Судебная практика 21

СвернутьПоказать

ООО «Медиа-Маркт-Ростов-1» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Инспекции Федеральной налоговой службы по Ворошиловскому району г. Ростова-на-Дону о признании незаконным решения данной налоговой инспекции, вынесенного по результатам проведения камеральной налоговой проверки представленной обществом первичной налоговой декларации по НДС.

Решением суда первой инстанции в удовлетворении заявления отказано. Общество обратилось в кассационную инстанцию с обжалованием вынесенного не в его пользу судебного акта.

Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа посчитал, что светокопии документов, которыми налогоплательщик (общество) обосновывал право на налоговый вычет, представленные как обществом, так и налоговым органом, заверены с нарушением требований п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 и Указа № 9779-Х. При этом отметил, что суду первой инстанции еще при первоначальном рассмотрении спора следовало указать участвующим в деле лицам на ненадлежащее оформление представленных светокопий и истребовать подлинники таких документов. Нижестоящим судом также не было учтено, что налоговая инспекция в своем решении и отзыве на заявление общества не ссылалась на отсутствие у налогоплательщика подлинных документов, которыми последний подтверждал свое право на налоговый вычет, или на отказ их представить при проведении проверки. Осталось невыясненным, истребовались ли налоговиками у общества подлинники документов в порядке, установленном п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, либо была каким-то другим способом проверена содержащаяся в светокопиях информация.

Принимая все это во внимание, тройка судей кассационной инстанции вернула дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции со специальным указанием истребовать у общества подлинники документов, которыми оно обосновывало заявленные им требования, приобщить к материалам дела копии этих документов, заверенные с соблюдением установленного порядка, исследовать и оценить все доказательства (постановление от 26.12.2008 № Ф08-7782/2008 по делу № А53-6624/2008-С5-23).

В ряде случаев встречается обратная ситуация, когда суд первой инстанции принимает в качестве доказательств ненадлежащим образом заверенные копии документов, а суды вышестоящих инстанций с этим не соглашаются и возвращают дело на новое рассмотрение.

Судебная практика 22

СвернутьПоказать

Суд кассационной инстанции вернул на новое рассмотрение дело по спору ООО «КонтинентальПром» с Инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам по г. Элисте в отношении возмещения из бюджета НДС в сумме 30 667 000 руб. (ранее судом первой инстанции требования ООО «КонтинентальПром» были удовлетворены в полном объеме, а после апелляции оставались удовлетворенными требования в части 29 051 721 руб.).

Мотивировка кассационного суда была следующей. Сделанные нижестоящими судами выводы были основаны на ксерокопиях документов, которые надлежаще не заверены. Ссылка на то, что подлинные документы обозревались в заседании, не может приниматься во внимание, так как не указано, подлинники каких именно документов с указанием их реквизитов были предметом судебного исследования. Судом первой инстанции не была засвидетельствована верность копий документов, имеющихся в деле.

Поэтому суд кассационной инстанции потребовал, чтобы при новом рассмотрении дела была проверена обоснованность требований ООО «КонтинентальПром» о его праве на применение налоговой льготы по НДС на основании подлинных документов или их копий, заверенных надлежащим образом. При этом суд сослался на п. 1 Указа № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 30.09.2002 № Ф08-3639/02-1282А по делу № А22-275/02/6-40).

Другие же судьи могут рассмотреть ситуацию по существу, и даже при наличии ненадлежащим образом заверенных копий документов с помощью их подлинников и/или других доказательств установить обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела.

Однако, согласитесь, гораздо проще сразу представить в суд правильно оформленные копии документов в качестве доказательств своей позиции по делу, предусмотрев при заверении все требуемые и рекомендуемые к применению реквизиты.

Какие выводы можно сделать?

Изучив нормативную базу, практику применения положений Указа № 9779-Х и ГОСТа Р 6.30-2003, мы пришли к следующему заключению:

Требования Указа № 9779-Х в отношении порядка выдачи заверенных копий документов и реквизитов заверения необходимо соблюдать всем организациям во избежание привлечения к административной и гражданско-правовой ответственности, споров с проверяющими органами, иными органами государственной власти, а также придирок со стороны контрагентов по договорам и работников в ходе судебных разбирательств и на стадии досудебного урегулирования споров.
Установленные в ГОСТе Р 6.30-2003 правила заверения копий документов по ряду моментов дополняют положения Указа № 9779-Х, поэтому целесообразно использовать рекомендации ГОСТа относительно отдельных реквизитов заверенной копии документа в дополнение к обязательным положениям Указа № 9779-Х. Тем более что судебная практика по данному вопросу весьма разнообразна, а порой и противоречива, в чем мы с вами смогли убедиться.
Необходимо избегать удостоверения верности копий документов организации лицами, не состоящими в ее штате (в т.ч. представителями управляющих или дочерних структур; лицами, с которыми заключены договоры подряда или возмездного оказания услуг, включая адвокатов, аудиторов, специалистов по ведению архива и др.).
Имеет смысл прописать в инструкции по делопроизводству (образцы формулировок см. в Примере 3, опубликованном в первой части статьи в предыдущем номере журнала):
- порядок заверения копий документов;
- образец заверительной надписи, которая объединила бы в себе правила, предписанные Указом № 9779-Х, и рекомендуемые ГОСТом Р 6.30-2003, и/или эскиз для штампа, который облегчит выполнение заверительных надписей, особенно когда это требуется для оформления большого количества копий документов.
  В Примере 6 мы приводим образец отметки о заверении копии одностраничного документа, оформленной в соответствии с требованиями Указа № 9779-Х и рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003. Если же копия документа включает в себя несколько листов, то можно воспользоваться образцом заверительной надписи из Примера 7. А теперь вопрос «на засыпку». Как вы станете заверять копию двухстраничного документа, распечатанную на двух сторонах одного листа? Здравые люди сочтут, что оформление заверительной надписи на одной стороне копии будет достаточным, в ГОСТе рекомендуют располагать ее ниже реквизита «Подпись», а Указ ничего не говорит о месте ее нахождения. Но мы советуем оформлять заверительную надпись на обеих сторонах листа, чтобы избежать лишних придирок и сомнений со стороны проверяющих, контрагентов и судей относительно информации на «незаверенной» стороне копии. Причина в том, что данный документ классифицируется как многостраничный, и при формальном подходе нужно заверять каждую его страницу либо сшив;
- перечень должностных лиц, которые наделены правом, наряду с руководителем организации, удостоверять верность копий документов, подлинники которых находятся в этой организации (можно также прописать, если это необходимо, что отдельные должностные лица имеют право заверять подлинность копий только строго определенных документов: например, главный бухгалтер – в отношении копий документов, представляемых в налоговые органы; начальник канцелярии – в отношении копий документов, представляемых по запросам других органов контроля и надзора; начальник юридического отдела – в отношении копий документов, представляемых в судебные органы, и т.п.). Данным лицам обязательно надо выдать и доверенность, содержащую соответствующие полномочия.
  Образцы приказа о наделении соответствующими полномочиями, доверенности и формулировки трудового договора приведены в Примерах 2, 4 и 5 в предыдущем номере журнала.

Пример 6

Заверительная надпись на копии одностраничного документа, объединяющая требования Указа № 9779-Х и рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 (располагается ниже реквизита «Подпись»)

СвернутьПоказать

Пример 7

Заверительная надпись копии на сшиве многостраничного документа

СвернутьПоказать

Пользуясь случаем, хотели бы поздравить нашего читателя, который рассказал нам интересную историю о претензии контрагента (ответчика по иску) к представленным в суд заверенным копиям документов, с победой в судебном разбирательстве (именно его звонок в редакцию стал поводом для написания данной статьи). Как мы и ожидали, суд не принял во внимание доводы ответчика о том, что из-за несоответствия заверенных копий документов требованиям Указа № 9779-Х их нельзя признать надлежащими доказательствами в споре о взыскании сумм задолженности по договору подряда. Ведь истцом при первой необходимости были предъявлены подлинники, чтобы все смогли убедиться в соответствии им копий. А сам по себе довод ответчика, пытавшегося зацепиться за формальности заверения копий документов, свидетельствовал о том, что по существу спора аргументов в его арсенале явно не хватало.

Смотрите начало статьи в предыдущем номере журнала

Сноски

СвернутьПоказать

Минфин в этом письме ссылается на подп. 30 п. 2.1 ГОСТа Р 51141-98 и п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003, а также на Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Вернуться назад
Ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее – ГПК РФ. Вернуться назад
Ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, далее – АПК РФ. Вернуться назад

14 голосов

Тематика:

копии документов

7 комментариев

Свернуть форму комментария Комментировать

Анонимный гость, 9 июня 2013 12:52

Огромное спасибо!
Супер статья.

Ответить

Анонимный гость, 23 июня 2013 00:02

Отличная статья!

Ответить

юрист, 27 июня 2013 00:27

Отличная статья! спасибо!

Ответить

Сергей, 25 июля 2013 10:16

Спасибо! Очень хорошая и полезная статья!

Ответить

Amos, 25 октября 2013 04:08

Да это - ретро киножурнал "Фитиль"! Для мотивированного убеждения работников суда 1-й инстанции, что в их обязанности входит заверение истребуемых копий протокола с/з по апелляции во 2-й инстанции нужно...1) Обладать силой убеждения и определённым уровнем IQ. 2) Основательно подготовиться - по средствам множественной распечатки наглядных пособий, в виде всего вышеперечисленного, и не упомянутого... P.S. Мы ответственны за тех, кого содержим, обучаем, воспитываем.

Ответить

alexey86, 2 декабря 2013 22:01

Требования судов о заверке копий "надлежащим" по их мнению способом зачастую носят бредовый характер. ГОСТ - это подзаконный акт который как и все ведомстсвенные акты вступает в силу только после его регистации Минюстом и опубликования. Никакие фразы типа "верно", "копия верна", " оригинал находится там-то" писать не надо. Заверка копии от юрлица производится путем простановки печати или подписью представителя, от физлица просто подписью.

-3

Ответить

Наталья, 1 марта 2016 15:39

Статья, действительно, хорошая. Спасибо за нее. На данный момент, правда, ГОСТ Р 51141-98 заменен на ГОСТ Р 7.0.8-2013. Единственный вопрос по приведенным примерам 6 и 7: как быть с приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", гласящем, что "печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица"?

Ответить