• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2013
  • Рубрика Современное делопроизводство

Издание приказа

  • 0 комментариев
  • 96 просмотров
Кто, что и зачем делает в процессе подготовки проекта приказа? Как можно оптимизировать процедуру его согласования и какие формы документов сделают ее более «прозрачной»? Усовершенствования, предложенные практиком, касаются как «бумажного» делопроизводства, так и технологии работы, возможной в системе электронного документооборота.


В прошлом номере журнала мы рассмотрели правила оформления реквизитов приказа по основным вопросам деятельности, и теперь при необходимости сможем легко напечатать приказ не только на раритетной пишущей машинке, считая межстрочные интервалы и положения табулятора, но и на современных печатающих устройствах. Но, к сожалению, процесс издания приказа этим не ограничивается. Он им как раз завершается (когда печатаем приказ и передаем его руководителю на подпись).

Сегодня руководитель редко надиктовывает текст готового приказа машинистке или помощнику, широкое применение получила практика подготовки проекта приказа исполнителями вне службы документационного обеспечения1 и его предварительного согласования.

Данный процесс имеет положительные и отрицательные стороны.

Положительным является то, что любой издаваемый таким способом документ – результат коллективного труда: изложенный в нем текст обычно уже рассмотрен с точки зрения исполнителя, финансиста, хозяйственника и юриста. Современный руководитель выдвигает на первый план вполне законное требование предоставлять ему на подпись только тщательно проработанные и юридически грамотные документы, поэтому он направляет работу современных «аппаратчиков» на экономию своего «дорогого» времени и минимизацию возникновения различных рисков.

Однако в данный процесс вовлекается множество людей, что приводит к значительному увеличению трудозатрат и, следовательно, к удорожанию продукта и снижению оперативности издания документа. А сколько жалоб поступает в службы документационного обеспечения по этому поводу? Чаще всего слышен стон: «Ну когда же будет согласован документ? Как все долго... Вот на моем предыдущем месте работы приказы издавались моментально. А у вас...».

В этой статье мы решили разложить по полочкам процесс издания приказа (что делать, как делать и зачем), исходя из озвученных приоритетов руководства. Издание приказов – это процесс, состоящий из отдельных взаимосвязанных этапов:

  • подготовка проекта приказа;
  • согласование проекта приказа;
  • оформление приказа и приложений к нему;
  • подписание приказа;
  • регистрация приказа.

Подготовка проекта приказа – производственная необходимость или бюрократическая волокита?

Подготовка проекта приказа может начинаться:

  • по поручению руководителя с целью решения каких-либо производственных задач либо с целью исполнения приказов, инструкций или циркулярных писем вышестоящей / курирующей (сейчас используют также термин «координирующей») организации / учреждения;
  • по инициативе структурного подразделения или должностного лица с целью решения каких-либо производственных задач.

Поручение руководителя на проработку проекта приказа может быть оформлено различными способами: устно, в виде резолюции на документе либо письменного распоряжения. В поручении руководитель оговаривает:

  • назначение и содержательную часть приказа;
  • должностное лицо, которому поручается подготовка проекта документа;
  • срок предоставления согласованного проекта приказа на подпись.

Необходимо отметить, что поручение на подготовку проекта приказа может быть дано одному должностному лицу, кругу должностных лиц, а также одному или нескольким структурным подразделениям (так называемой рабочей группе). Если поручение дается нескольким сотрудникам или рабочей группе, то необходимо назначить сотрудника, ответственного за подготовку проекта в целом.

Мне кажется, поручения такого рода, как «В приказ», удобны только руководителю, который экономя свое рабочее время, порождает неразбериху в головах подчиненных, у которых возникает законный вопрос: «А кто крайний? Кто будет готовить приказ?» При этом из уст сотрудников различного ранга можно услышать: «Лично мне не поручали, и я это делать не буду». Смысл такой – «вы делайте, а я так, посмотрю».

Будем считать, что мы работаем с ответственным и грамотным руководителем, который не только дает точные поручения, но и умеет спрашивать об их исполнении. В этом случае работа службы документационного обеспечения заключается в передаче поручения руководителя ответственным сотрудникам (в противном – СДО сначала выполняет роль «палочника», а потом на нее возлагается роль «стрелочника»).

Сотрудник, которому поручено подготовить проект приказа, в первую очередь должен изучить существо решаемого вопроса, ознакомиться с нормативно-методическими и со всеми ранее изданными по этому вопросу документами. Ведь текст издаваемого приказа должен быть легитимным и продолжать «поступательное движение» организации.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Тематика:

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.