• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2013
  • Рубрика Современное делопроизводство

Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 128 просмотров
В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «Составляем номенклатуру дел на следующий год». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.


Нормативно-правовая база

В организациях, где никогда не было номенклатуры дел или составлялась она кое-как, часто задают вопрос: «Почему надо составлять номенклатуру дел?» и при этом считают, что без нее можно прекрасно обойтись.

Ответим на этот вопрос, опираясь на нормативно-правовую базу в области архивного дела в Российской Федерации. В настоящее время действует Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 1 которого гласит, что он распространяет свое действие на архивные документы независимо от формы их собственности, а значит, обязателен к исполнению во всех организациях: государственных, муниципальных, частных.

В статье 3 того же закона даются основные понятия и их определения, в частности, такое, как упорядочение архивных документов.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности…

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.

17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В данном случае уполномоченный орган исполнительной власти – это Министерство культуры Российской Федерации, которое утверждает правила, перечни и другие нормативные правовые документы, разработанные в подведомственной ему системе Федерального архивного агентства (Росархива), в частности, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Следовательно, в данном контексте речь идет о правилах работы архивов. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) были одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., но не регистрировались Минюстом России. Остаются официально действующими и «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, в которых еще более подробно, нежели в правилах 2002 года, рассмотрены вопросы составления в организациях номенклатуры дел. Необходимость применения подобных правил закреплена также в статье 14 закона об архивном деле.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Итак, при разработке номенклатуры дел мы руководствуемся:

  • разделом 2.1 «Основные требования к составлению номенклатуры дел» «Основных правил работы ведомственных архивов» 1986 г. и
  • разделом 3.4 «Номенклатура дел» «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года.

Кроме того, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, специальный блок посвящен разработке номенклатуры дел – «3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел».

Целесообразно воспользоваться и Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, подготовленными ВНИИДАД в 2005 году. Методика разработки примерных и индивидуальных номенклатур дел практически совпадает, при наличии в организации примерной номенклатуры дел именно на ее основе составляются номенклатура дел организации. Взаимосвязь примерных и индивидуальных номенклатур дел и основные вопросы разработки конкретной номенклатуры дел даны в разделе «Применение примерных номенклатур дел».

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.