• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2013
  • Рубрика Архивное дело

Безопасность документов в стороннем архиве

  • 0 комментариев
Передачу документов на хранение в сторонний архив часто сдерживает беспокойство за их сохранность, безопасность. В статье мы рассказали, как все должно выглядеть в идеале: как обеспечивается физическая среда обитания документов; какие организационные меры безопасности возможны; что ответят работники стороннего архива, если ваши документы к ним придут изымать сотрудники «компетентных органов». Все это подскажет вам, на что обратить внимание при выборе поставщика подобных услуг.


Мы не станем рассказывать о том, что конкретные документы или короб с ними могут потеряться по нерадивости сотрудников стороннего архива, ведь это исключение из общего правила, которое с такой же долей вероятности могло бы случиться с вашими документами и в вашем собственном архиве. Мы поговорим о тех закономерностях, которые есть в вопросах безопасности документов при их хранении силами стороннего архива.

Правильная физическая среда хранения

При заключении договора со сторонним архивом на хранение ваших документов его менеджеры обещают вашим подопечным сладкую жизнь на современных стеллажах или в отдельной ячейке, а вместе с тем – и полную защиту ваших интересов. Вам показывают красочные каталоги и долгие презентации, а ваша задача – понять, насколько красивые картинки соответствуют действительности, для этого данный архив обязательно нужно посетить, чтобы убедиться во всем воочию. А еще лучше – пообщаться с его клиентами, чтобы из их уст услышать хвалебные речи.

В идеале (причем доступном многим архивным компаниям) ваши документы ждет не склад, а профессиональная система хранения с продуманной инфраструктурой. Профессиональный архив отличается от того, что вы привыкли считать архивом в своей организации: в нем вы должны увидеть стройные ряды стеллажей с коробами, современные боксы и ячейки, охрану на входе, безупречный порядок и правильный «климат» – без этого не обходится ни одно архивохранилище, которое работает в полном соответствии с архивным законодательством. В данном случае главными правовыми ориентирами являются:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Тематика:

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.