Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов:
краткий обзор

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».

В ГОСТе Р ИСО 22310-2009 принципы, структура и требования к управлению документами рассматриваются в аспекте совместимости любых стандартов, в которых могут содержаться требования к созданию, использованию и управлению документами, с требованиями базового стандарта ИСО 15489. Предназначен он для всех организаций – членов ИСО, которые устанавливают требования к управлению документами в национальных стандартах, в том числе специальных. Цель данного стандарта – закрепить единую методическую основу для всех организаций, которые занимаются разработкой новых стандартов по управлению документами (или модернизируют действующие), обеспечить последовательное внедрение, развитие и совершенствование требований стандарта ИСО 15489 и, в конечном итоге, заложить основы для совместимости, взаимосвязи и гармонизации требований всех разрабатываемых стандартов по управлению документами. Помимо гарантии взаимодействия стандартов, ГОСТ Р ИСО 22310 закладывает основы для «выравнивания» функциональных требований ко всем системам управления документами (информационным системам), чтобы их разработчики (компании-подрядчики) смогли подтверждать их «уровень зрелости» и степень соответствия требованиям стандартов по управлению документами.

Объектом стандартизации являются организационные основы создания/проектирования процессов управления документами, которые должны быть установлены в национальных стандартах. Предмет – требования к документам по ИСО 15489-1, подлежащие обязательному учету при разработке стандартов по управлению документами, среди них:

• создание документов (документирование);
• хранение документов;
• доступ;
• обеспечение сохранности и использование;
• требования к системам управления документами (информационным системам);
• требования к инструментам (метаданные) и процедурам управления документами.

Все требования к управлению документами в конкретной отрасли должны быть согласованы и совместимы с основополагающими требованиями к управлению документами (ИСО 15489). Во всех стандартах должны быть четко обозначены основные требования и дополнительная отраслевая специфика (например, в стандартах по предметной области «Информационные технологии» и т.п.), причем при оформлении стандартов необходимо, чтобы отраслевая специфика в тексте выделялась шрифтом.

В структуре ГОСТа Р ИСО 22310-2009 выделены общеметодические разделы (область применения, нормативные ссылки, термины и определения) и 3 основных тематических раздела: