• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2014
  • Рубрика Информационные технологии

Ведение журнала учета командированных работников, прибывших в организацию

Сотрудник завода, на который прибывает в командировку более 2000 человек в год, поделилась своим опытом оптимизации работы по их регистрации. Вы узнаете, как выполнить требования приказа Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н, как можно вести Журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности.


Читайте ответ на вопрос «Необходимо ли включать в номенклатуру дел действующие журналы регистрации?»
Читайте ответ на вопрос «Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?»
Читайте ответ на вопрос «Можно ли поменять номер «переходящего» журнала регистрации и как это сделать?»

Что мы обязаны делать?

Все организации с выходом приказа Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:

  • командируемых работников в Журнале выбытия (полностью он называется «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации») и
  • прибывших в командировку работников в Журнале прибытия (полностью – «Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы»).

Формы обоих журналов утверждены приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.

Итак, после выхода данного приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть 2 новых дела, наименование которых совпадает с официальным полным наименованием журналов, срок хранения каждого из них – 5 лет. Он отсчитывается после окончания делопроизводственного года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним пятым – 2018 год).

Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) – так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на приложения № 2 и № 3 приказа Минздравсоцразвития. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом своего руководителя).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.