• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2010
  • Рубрика Современное делопроизводство

Семинар по срокам хранения состоялся

  • 0 комментариев
  • 7867 просмотров
Автор делится своими впечатлениями. Кроме того, публикуем ответы на некоторые вопросы слушателей семинара: где можно ознакомиться с примерными номенклатурами дел Банка России и Сбербанка? как влияют сроки хранения иностранных партнеров и контрагентов на ОАО, в т.ч. если ОАО владеет акциями иностранной компании (Великобритания)? где можно получить информацию об ответственности Общества за нарушение сроков хранения документации (договоры, соглашения) с зарубежным партнером? и является ли нарушением несоблюдение сроков хранения, установленных в стране партнера?


8 октября прошел мой семинар «Установление сроков хранения документов», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

Эту лекцию я читала впервые после значительного перерыва, поэтому ее пришлось существенно переработать, тем более что за две недели до семинара был опубликован долгожданный «Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения». Так что тем для обсуждения только прибавилось.

В семинаре приняли участие более 20 специалистов. Разговор со слушателями получился очень заинтересованным. Услышанное еще раз утвердило меня во мнении, что отсутствие в государстве единого продуманного подхода к установлению сроков хранения не только усложняет эту работу, но и в ряде случаев заставляет компании тратить значительные средства и ресурсы на организацию хранения документов, которые ни государственным органам, ни самим организациям не нужны.

Еще одно наблюдение, которое я вынесла из этой встречи, заключается в том, что организации разных сфер деятельности испытывают трудности с разными видами и группами документов. Поэтому для некоторых видов документов пора устанавливать или уточнять сроки хранения конкретно для организаций, работающих в жестко регулируемых отраслях.

Все более ощущается и необходимость не просто указывать в Перечнях сроки хранения, но и в ряде случаев разъяснять, с точки зрения действующего законодательства, почему они выбраны именно такими. Сейчас, когда специалисты видят лишь некую цифру и предельно краткие рекомендации в графе «Комментарии», им сложно более детально разобраться в ситуации и принять взвешенные решения.

Надеюсь, что «продолжением» этого семинара станет ряд статей, посвященных установлению сроков хранения для ряда комплексов документов, которые образуются в процессе деятельности коммерческих организаций. Мне очень хочется подробнее разобраться в этом вопросе.

Кстати, а знаете ли вы, что в новом Перечне:

  • счета­-фактуры отделены от первичных документов бухгалтерского учета, вынесены в отдельную статью и им установлен срок хранения 4 года;
  • срока хранения 50 лет, который раньше устанавливался для некоторых видов кадровых документов, в новом Перечне нет: его заменил 75­летний срок. Скажем, невостребованные подлинные личные документы или списки сотрудников, уходящих на льготную пенсию, теперь следует хранить 75 лет;
  • также 75 лет предлагается хранить командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности.

Теперь предлагаю вашему вниманию ответы на некоторые любопытные вопросы, заданные участниками по окончании семинара.

Вопросы слушателя
Свернуть Показать
Потапова Наталья Васильевна,
специалист по делопроизводству ОАО «Российская венчурная компания»

Как влияют сроки хранения иностранных партнеров и контрагентов на ОАО, в т.ч. если ОАО владеет акциями иностранной компании (Великобритания)?

Есть несколько ситуаций, когда обязательно следует принимать во внимание (в какой форме – это отдельный вопрос) законодательство другой страны, например:

  • если компания торгует акциями на бирже другой страны;
  • если компания платит в другой стране какие-­либо налоги и/или должна отчитываться перед контролирующими органами другой страны;
  • если компания имеет активы в другой стране и/или ведет деятельность на ее территории и/или поставляет на ее территорию продукцию, качество которой жестко регулируется (либо по которой могут в течение длительного или неограниченного периода времени предъявляться иски, связанные, например, с ущербом для здоровья);
  • если в соглашении с контрагентом указано, что спор будет разбираться в суде иной страны (не России);
  • если вероятны ситуации, когда российской компании придется обращаться в суд иной страны.

В целом причины, по которым это нужно делать, могут быть следующими:

  • компания может непосредственно в той или иной степени подпадать под законодательство зарубежной страны;
  • компания хочет защитить свои интересы, интересы своих партнеров и контрагентов на случай исков, в т.ч. избежать риска остаться без ­документов в случае спора в суде другой страны.

Например, само по себе владение акциями британской компании, скорее всего, не повлечет необходимость соблюдать британские сроки хранения. Однако если, скажем, российская компания окажется владельцем контрольного пакета или крупным акционером, то желательно выяснить у юристов, смогут ли власти Великобритании либо стороны, спорящие с британской компанией­-партнером в суде, затребовать у нее документы, которые хранятся или могут храниться у российской стороны.

Где можно получить информацию об ответственности Общества за нарушение сроков хранения документации (договоры, соглашения) с­ зарубежным партнером?

Наиболее надежный вариант – получить консультацию юриста из соответствующей страны, разбирающегося в вопросах, связанных со сроками хранения документов и информации, защитой персональных данных, поиска и раскрытия информации в случае судебных разбирательств. Этот вариант тем более предпочтителен, что в последние годы соответствующие национальные законодательства многих стран значительно менялись. Такую консультацию можно попытаться получить через своего зарубежного партнера/контрагента.

Возможно, что какую­-то помощь сможет оказать Торгово­-промышленная палата. Можно также проконсультироваться с другими отечественными ­компаниями, которым приходилось решать аналогичные проблемы.

Кроме того, существуют компании, специализирующиеся на проведении исследований, связанных с необходимостью соблюдать сроки хранения нескольких стран (см., например, http://www.internationalrecordretention.com/index.html).

Следует иметь в виду, что привлечение российской организации к ответственности за нарушение сроков хранения будет, возможно, нечасто. Гораздо чаще будут возникать ситуации, в которых преждевременное уничтожение документов либо их неуничтожение по истечении сроков хранения ­способны нанести ущерб организации и/или ее партнерам и контрагентам.

К сожалению, публикаций на тему управления сроками хранения в компаниях, действующих в нескольких странах, немного. Мне известны следующие:

  • Stephens David «The globalization of records management programs in multinational corporations», Information Management Journal; Oct 1993; 27, 4; pg. 66 (начало статьи доступно по адресу http://www.accessmylibrary.com/article­1G1­14776821/globalization­records­management­programs.html);
  • Stephens David «International records retention», Information Management Journal; April 1995; 29, 2; pg. 69 (http://findarticles.com/p/articles/mi_qa3691/is_199504/ai_n8726965/);
  • Stephens David «Statutes of limitation and international records retention», Information Management Journal; January 1997; 31, 1; pg. 63 (http://findarticles.com/p/articles/mi_qa3691/is_199701/ai_n8740873/);
  • Guide to equity offerings in the US by Russian companies, Freshfields Bruckhaus Deringer, June 2003 (http://www.freshfields.com/publications/pdfs/practices/5662.pdf);
  • Stephens David «The why and how of international records retention», Information Management Journal – Sept­Oct, 2005 (http://www.entrepreneur.com/tradejournals/article/136121363_1.html);
  • Thomas M. Jones, Matthew D. Taylor, David O. Stephens, Roderick C.Wallace «Going Global: Mapping an International Records Retention Strategy», Information Management Journal, 2008 (http://www.zasio.com/PDFs/Consulting_GoingGlobal.pdf; http://www.allbusiness.com/legal/trial­procedure­statute­limitations/11485603­1.html);
  • Vednere Ganesh «The building blocks of a global records management program: What does it take to build a global, enterprise­wide RM program?», Information Management Journal ­ May­June, 2009 (http://www.entrepreneur.com/tradejournals/article/200778853_1.html);
  • Stephens David «International Records Management/Retention: Global Solutions from Zasio Enterprises, Inc.», Zasio Enterprises (http://www.zasio.com/PDFs/Consulting_International.pdf);
  • Paul Smith and Diana Newcombe (Eversheds LLP) «Top Ten Issues in International Records Retention», 2010 (http://www.acc.com/legalresources/publications/topten/record­retention.cfm?makepdf=1).

Еще можно побродить по сайту компании International Record Retention (США) http://www.internationalrecordretention.com/index.html.

Является ли нарушением несоблюдение сроков хранения, установленных в стране партнера? Каковы последствия?

Несоблюдение сроков хранения, установленных в стране партнера, может оказаться нарушением, если, например, стороны договорились решать споры в суде страны партнера. В таком случае к российской стороне могут быть применены санкции, предусматриваемые законодательством этой страны за несохранение документов. Кроме того (что порой более опасно), российской стороне, возможно, придется исполнять обязанность по раскрытию в случае судебного спора всей (в США и Великобритании – именно всей!) относящейся к спору информации, на носителях и в системах всех ­видов, под страхом серьезных судебных санкций и проигрыша дела.

Возможны также ситуации, когда партнеру для защиты его интересов могут понадобиться от российской стороны определенные документы, и он может понести серьезные убытки из-­за их отсутствия.

Вопрос слушателя
Свернуть Показать
Алехина Марина Павловна,
начальник канцелярии Управления документационного обеспечения банка

Я была участником вашего семинара 08.10.2010. Большое спасибо заполученную информацию по такой сложной теме. Прошу ответить на следующий вопрос: где можно ознакомиться с примерными ­номенклатурами дел Банка России и Сбербанка?

Что касается Банка России, то в правовых системах до сих пор помечен как действующий «Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения» (утв. ЦБ РФ 23.06.1994 № 97) (ред. от 25.06.1998). Вот ссылки на него:

  • http://lawru.info/legal2/se3/pravo3086/index.htm (как написано на сайте, по состоянию на 2008 г.), или
  • http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=343966;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=2A1790ED8E569012B9E2E708ECFF843A (здесь документ доступен в выходные и праздничные дни).

В то же время известно, что существует «Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения» / Центр. банк Российской Федерации (Банк России). – М., 2005. 153 с. (есть в списке неопубликованных материалов, ­поступивших в ОНТИ ВНИИДАД).

О том, насколько они отличаются, я, к сожалению, не могу ничего сказать.

Может также пригодиться «Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур». Это приложение к письму Банка России «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» от 05.08.1998 № 169­Т. Его можно открыть по ссылкам:

  • http://www.orioncom.ru/demo_bkb/npsndoc/169­t.htm или
  • http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_75766.html

Что касается Сбербанка, то существует «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы» (утв. Сбербанком РФ 04.05.1995):

  • http://law7.ru/legal2/se2/pravo2253/index.htm (как написано на сайте, по состоянию на 2008 г.),
  • http://lawrussia.ru/bigtexts/law_1253/page2.htm (на 2007 г.).
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.