• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Неожиданные идеи использования цветового кодирования

перевод Натальи Храмцовской

Цветовое кодирование помогает не только выявлять неправильно расставленные дела. Если подойти к этой технологии с умом, то она поможет в поиске документов и ускорении бизнес-процессов, в отслеживании сроков хранения документов с их своевременным уничтожением, в защите персональных данных и конфиденциальной информации, в более эффективном использовании архивных площадей. Данная переводная статья содержит любопытные идеи.


См. статью «Цветовое кодирование: примеры использования»

При посещении большинства медицинских учреждений часто первым, что бросается в глаза в регистратуре, является радуга цветов – тысячи ярких самоклеющихся этикеток на папках с документами пациентов.

Первоначально эта несложная практика была разработана для того, чтобы помочь сотрудникам заметить неправильно расставленные дела и папки. Нарушение в цветовом «рисунке» сразу же говорит о том, что документы поставлены не туда, куда положено. И если большинство специалистов по управлению документами хорошо знакомо с таким применением цветового кодирования, то многие, наверное, удивятся, узнав, что есть и другие полезные точки применения этой технологии.

Возможности цветового кодирования

Возможности цветового кодирования намного шире, чем предотвращение неправильной расстановки документов.

Традиционно оно использовалось в работе с активными делами, которые нужно было часто доставать, а затем возвращать на место. Именно поэтому оно обычно встречается в таких отраслях, как здравоохранение, юридические услуги, банковское и страховое дело, архитектура и управление кадрами. Там цветовое кодирование помогает сохранять порядок в хранилище дел (file room), избегать ошибок при расстановке возвращаемых дел, особенно если доступ к хранилищу имеют несколько сотрудников.

Со временем все больше и больше организаций осознало, что цветовое кодирование может использоваться для решения и других задач в сфере управления документами. Это обнаружила практика его применения. При правильном использовании оно способствует:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.