• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2014
  • Рубрика Информационные технологии

Документоведческие требования к СЭД:
ожидания и разочарования

  • 0 комментариев
  • 53 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
В начале года на сайте Росархива (archives.ru) в представлении «Документы», в разделе «Методические пособия, рекомендации, перечни» с пометкой «new!» опубликован отчет о НИР от 29.05.2013 № 016-2, который выполнен научным учреждением, имеющим статус «флагмана» нашей отрасли, ВНИИДАДом. Тема исследования сформулирована чрезвычайно актуально, а ожидаемые результаты могли бы обеспечить условия для перехода на реальный и эффективный электронный документооборот не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и действительно дать методологию для дальнейшего развития и совершенствования практически всех систем электронного документооборота, имеющихся на рынке.
Итак, рассмотрим отчет о НИР «Архивоведческие и документоведеческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» и сделаем выводы.



Актуальность и задачи

Требования разработаны в 2013 году в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», которая предполагает исследование современных процессов документационного обеспечения управления и электронного документооборота. Задачи разработки Требований сформулированы во введении к отчету о НИР. Это:

  • анализ действующей нормативной правовой и нормативно-методической базы, на которой создаются и функционируют системы электронного документооборота (далее – СЭД или СУД) и межведомственного электронного взаимодействия;
  • обобщение опыта разработки и функционирования СЭД в федеральных органах исполнительной власти (далее – ФОИВ);
  • разработка собственно архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, которые применяются во внутренней деятельности ФОИВ;
  • создание теоретической базы для практического использования сформулированных требований при разработке СЭД ФОИВ (действительно, нет ничего практичнее хорошей теории!);
  • подготовка предложений и рекомендаций по изменению нормативной правовой и научно-методической базы организации делопроизводства и архивного хранения документов в условиях применения СЭД (к сожалению, в опубликованном научном отчете рекомендации отсутствуют).

Актуальность разработки Требований обусловлена тем, что создание, использование и хранение документов в информационных системах должны рассматриваться как взаимосвязанные части единого процесса управления документами в СЭД, без чего невозможен реальный переход на безбумажный документооборот. Кроме того, очень важно с позиций документоведения и архивоведения гармонизировать:

  • требования, закрепленные Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) и
  • положения Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221; далее – Требования Минкомсвязи).

Структура

Структура Требований обусловлена задачами исследования. Но вместо анализа нормативной базы и нормативных положений, на которых должны базироваться требования к СЭД с позиций документоведения и архивоведения, самый большой объем текста научного отчета (с. 14–32) занимает ее обзор. Как и любой обзор, раздел 1 «Обзор нормативных и методических документов, устанавливающих требования к организации делопроизводства и СЭД федеральных органов исполнительной власти» не содержит обоснований и выводов. В нем кратко излагаются основные положения стандартов ИСО (ISO 15489-1:2001; ISO 23081-1: 2006; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), чуть более подробно – требования двух редакций MoReq и достаточно подробно – Требования Минкомсвязи. Причем MoReq представляется как своего рода «протокол обмена» между разработчиками и заказчиками / пользователями СЭД, что небесспорно.

Методические разработки, выполненные под эгидой Росархива (рекомендации о создании документов исключительно в электронной форме, о разработке инструкций по делопроизводству) не упоминаются. В целом по разделу отсутствуют выводы о нормативной базе формирования конкретных документоведческих и архивоведческих требований к информационным системам органов исполнительной власти, т.е. о разработке методологии управления документами в СЭД ФОИВ.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.