• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2015
  • Рубрика Права и обязанности

Организация работы курьерской службы

  • 0 комментариев
  • 67 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как организовать доставку и получение документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными подразделениями? Как в этом потоке не потерять ценные документы либо найти виновника пропажи? Автор рекомендует свои формы заявок инициаторов перевозки документов, регистрационных журналов и памятки для курьеров (с описанием их стандартного поведения, а также в сложных случаях). Объясняет, кто, в каком порядке и за что расписывается.
Если даже вы не станете так же детально фиксировать движение документов от инициатора поездки к курьеру и далее к получателю или на почту, то отдельные идеи из практики автора вам точно пригодятся.



Курьер – профессия на все времена. Всегда существовали люди, доставляющие не только обычную почту, но и сверхсрочные и ценные, секретные депеши. И сейчас, несмотря на технические возможности компьютеров, распространение Интернета и внедрение электронного документооборота, во многих организациях без курьеров не обойтись!

Перед любой организацией (маленькой или большой) периодически встает вопрос о доставке и получении корреспонденции. Это могут быть документы сторонних организаций или структурных подразделений вашей компании, расположенных удаленно друг от друга. От того, на сколько грамотно будет организована работа курьерской службы, ­зависит ­скорость работы самой компании.

Оцениваем потребности

Для начала нужно оценить, о каком количестве доставляемых курьерами документов, «передачек» идет речь в расчете на 1 день (в среднем). Во-вторых, как часто необходимо передавать документы. И, в-третьих, оценить состав и удаленность адресов доставки.

Если организация имеет небольшой документооборот, то работу по доставке и получению корреспонденции может осуществлять либо 1 курьер, либо водитель, совмещающий должностные обязанности курьера.

Если организация имеет большой документооборот, то в компании создается курьерская служба, которая обычно входит в состав службы ДОУ (у нас это канцелярия в головном офисе). Хотя порой курьеров ­относят и к административно-хозяйственному подразделению.

Создание курьерской службы начинается с проработки вопросов получения и отправления документов. Вот распространенные потребности, ­которые вам нужно осознать:

  • получение документов:
    • документы поступают на юридический и почтовый адрес организации в отделения Почты России, откуда их нужно забирать. Если у вас группа компаний, то таких адресов будет более двух;
    • документы необходимо получать в сторонних организациях;
  • отправление документов:
    • отправление документов через Почту России;
    • отправление и доставка документов собственными силами в сторонние организации напрямую адресатам (наиболее ценных и ­срочных документов);
  • обмен документами между структурными подразделениями, находящимися на удалении;
  • количество курсирующих документов по всем направлениям, которые приходится возить самим, частота и срочность передачи документов.

И только проработав все вопросы, можно увидеть картину, которая позволит вам определить численность курьерской службы, грамотно распределить должностные обязанности и сроки выполнения.

Организация работы своих пеших курьеров и водителей

Организацию работы курьеров в соответствующей службе можно разделить на 3 направления – получение и доставка корреспонденции:

  • между своими структурными подразделениями, расположенными на удалении;
  • в сторонние организации;
  • в отделения Почты России.

Курьерская доставка документов между удаленными подразделениями

Для обмена документами между удаленными структурными подразделениями обычно достаточно 1 пешего курьера (при числе удаленных офисов не более 3-х), а в случае необходимости перевозки тяжелых грузов из офиса в офис периодически привлекают водителя-курьера или водителя руководителя подразделения. Пеший курьер хорош тем, что оперативно, пользуясь городским транспортом, доставит корреспонденцию, в т.ч. и срочную. Водитель-курьер хорош в случае транспортировки ­тяжелых или особо ценных грузов.

Первое, с чего необходимо начать, это с разработки Графика работы курьера. Он отражает время приезда и отъезда курьера из офисов, время и место ожидания. График разъездов должен быть проверен на практике и выложен для информации сотрудникам компании. Наличие графика (Пример 1) позволит сотрудникам планировать передачу своих документов в другие офисы, а также понимать, в какое время они «приедут» к получателю.

Практика показала, что при режиме работы организации с 9:00 предпочтительно, если курьер будет начинать свою работу попозже, например, с 10:00. Тогда у сотрудников будет шанс успеть «донести» документы утром.

Пример 1

График работы курьера, осуществляющего доставку и получение корреспонденции между офисами компании1

СвернутьПоказать

При необходимости срочной доставки документов маршрут курьера корректируется.

При разработке графика работы водителя-курьера важно учитывать пробки на дорогах (особенно в крупных городах и с расположением ­офисов в центре и разных частях города).

Часто бывает так, что, даже зная о графике передвижения курьера, коллеги в последний момент просят задержать его до готовности какой-то важной «бумаги». Можно пойти навстречу, но контролируйте, чтобы это не вошло у них в привычку. Такие задержки сдвигают график доставки остальной корреспонденции, сроки которой могут быть не менее важны, и другие сотрудники, получив документы с опозданием, будут недовольны.

Второй документ, который вам поможет, называется Журнал курьерской работы (показан в Примере 2). Не важно, как вы его назовете, главное, чтобы он был в каждом вашем офисе и курьер вписывал в него ­время своего приезда и отъезда.

Журнал должен быть на контроле у сотрудника, принимающего документы от курьера. Как правило, это работник канцелярии, секретарь или помощник руководителя (в каждом офисе такой человек должен быть назначен, к нему будет приезжать курьер, к нему же будут обращаться сотрудники офиса для отправки своих документов; такой человек в головном офисе может выполнять еще и функцию куратора всех курьеров – он будет их руководителем). С помощью журнала вы сможете увидеть затраченное время на поездки из офиса в офис и понять, насколько ваш курьер ­загружен, не использует ли он рабочее время по своему усмотрению.

Проверяйте журналы поездок курьера не только для контроля его работы, но и для более эффективного планирования маршрута. Например, если по графику ему отводится час, чтобы доехать до следующего офиса, а по факту он тратит на поездку полчаса, то необходимо скорректировать график разъездов для дополнительной нагрузки работника.

Пример 2

Журнал курьерской работы (разъезды по структурным подразделениям)

СвернутьПоказать

Следующий этап – это разработка Реестра передачи документов между офисами компании (Пример 3). Он необходим для обеспечения сохранности передаваемых документов и понимания, какие документы были переданы, кто их отдал, когда и кому.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.