Инструкция по делопроизводству позволяет организации создавать документы по единым правилам, а также снижает конфликтность и претензии к службе делопроизводства со стороны исполнителей. Но им порой бывает трудно ее освоить. Здесь могут выручить дополнительные методические материалы в упрощенной форме – памятки по оформлению документов. С их помощью легче обучать персонал. Вы узнаете, по каким принципам их можно конструировать, как внедрить в жизнь. Предложены готовые памятки по оформлению приказа и служебного письма.
Почему инструкция по делопроизводству необходима организации?
Документы в организации должны создаваться по единым правилам, иметь юридическую силу и быть удобными в использовании. Это трудно реализовать, если в компании не приняты требования к оформлению документов и их реквизитов.
Правила, регламентирующие подготовку и оформление организаци-онно-распорядительных документов, должны устанавливаться локальным нормативным актом организации. Обычно это инструкция по делопроизводству.
К тому же подробная регламентация снижает риски возникновения конфликтов между исполнителем документа (который готовит его проект) и службой документационного обеспечения управления. Порой исполнители, не желающие выполнять отдельные трудоемкие либо «новые» для них требования, пытаются этого избежать. Они требуют указать, где конкретно данное правило прописано – пункт нормативного документа. А т.к. большинство требований к оформлению организационно-распорядительных документов в России сейчас носит рекомендательный характер, сделать их обязательными можно лишь на уровне организации, зафиксировав в локальном нормативном акте.
В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления организационно-распорядительных документов. Раньше эти правила закреплялись в нормативно-правовом акте – Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536). Хотя данный документ был предназначен только для федеральных органов, он широко использовался другими государственными и негосударственными организациями.
Несколько лет назад Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления организационно-распорядительных документов не вошли в иной нормативно-правовой акт. То есть сегодня информацию об оформлении организационно-распорядительных документов можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним в первую очередь нужно отнести:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) и
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Правила оформления, рекомендуемые вышеуказанными документами, стоит соблюдать. Это позволит создавать качественные документы: они будут иметь юридическую силу и их будет удобно использовать в текущей деятельности.
Правила оформления организационно-распорядительных документов необходимо установить в локальном нормативном акте организации, которым будут руководствоваться ее работники.
Структура и содержание инструкции по делопроизводству
Структура инструкции по делопроизводству и ее содержание могут быть рекомендованы / установлены свыше:
- Например, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти и его территориальных органов.
- А влиять на инструкцию коммерческой организации может, например, управляющая компания, разработав для своих дочерних организаций типовую инструкцию по делопроизводству (в этом случае структура инструкции во всех дочерних организациях должна быть одинаковой).
Стандартная структура инструкции предусматривает, что правило устанавливается 1 раз и не дублируется в других разделах. Это позволяет сократить ее объем, облегчить ее актуализацию, избежать противоречий между разными пунктами инструкции, указывать номер только одного пункта в ссылке на правило.
Однако это приводит к тому, что правила оформления одного документа, например, приказа, будут содержаться в 3 разделах инструкции по делопроизводству:
- описание оформления реквизитов приказа – в разделе «Оформление реквизитов документов»;
- требования к полям и межстрочным интервалам – в разделе «Бланки документов»;
- нюансы в части оформления приказов – в разделе «Особенности оформления приказов».
А это не всегда удобно исполнителю:
- для уточнения требований к оформлению документа необходимо просмотреть несколько разделов инструкции, это трудоемко;
- не всегда ясно, какие разделы нужно «прошерстить» в поисках важной информации, куда-то могут и не заглянуть.
Если существуют требования к структуре и содержанию инструкции по делопроизводству (как локального нормативного акта организации), то их следует соблюдать. А для того чтобы компактно собрать основные требования к оформлению документа и сократить трудозатраты исполнителей на изучение правил, можно разработать краткие памятки по оформлению конкретных видов документов, например:
- краткую памятку по оформлению приказа,
- краткую памятку по оформлению служебного письма,
- краткую памятку по оформлению протокола и т.п.
Разработка памятки (на примере приказа)
Памятка по оформлению любого документа должна разрабатываться после (и на основе) инструкции по делопроизводству. Преимущества памятки:
- в одном месте собираются все требования, касающиеся оформления конкретного вида документа;
- некоторые правила можно визуально отобразить в примере оформления приказа, что позволяет их легче понять и запомнить.
Краткая памятка не является локальным нормативным актом, поэтому ее не нужно утверждать. Она разрабатывается в целях методической помощи исполнителям:
- для новых сотрудников (либо тех, кто впервые составляет приказ) памятка выполняет обучающую функцию в удобной наглядной форме. У разных людей разная «информационная емкость»: кому-то слишком сложно и трудоемко освоить целую инструкцию по делопроизводству (или даже просто найти в ней нужную информацию). «Переварить» объем памятки гораздо легче;
- позже для человека памятка становится «шпаргалкой», с помощью которой можно быстро освежить в памяти детали.
Памятку желательно начать с примера оформления приказа, в котором дополнительно отобразить следующие правила:
- размеры полей;
- размер абзацного отступа;
- межстрочные интервалы;
- размер шрифта, способ его начертания;
- прокомментировать отдельные требования к оформлению реквизитов (например, последовательность инициалов и фамилии в тексте и реквизите «Подпись»).
Комментарии на странице с примером приказа не должны сливаться с текстом документа, поэтому их целесообразно печатать шрифтом другого цвета и начертания (см. Пример 1).
В памятке после образца приказа должно следовать краткое описание реквизитов документа:
- в него не следует включать реквизиты бланка, т.к. исполнитель не оформляет их в приказе (он «дописывает» все остальное);
- здесь должны быть отражены только основные правила, которые чаще всего используются при оформлении приказа (иначе памятку сложно будет сделать краткой; за дополнительными разъяснениями исполнитель может обращаться к специалистам службы делопроизводства либо к другим нормативно-методическим материалам);
- желательно уместить эту информацию на 1 лист и распечатать ее не на обороте образца документа, а на отдельном листе, тогда пользователю удобно будет смотреть на 2 листа (образец и описание основных правил) и видеть, как теория реализуется на практике;
- чтобы пользователи быстрее находили в образце комментируемые фрагменты, можно использовать пронумерованные отметки, как мы это делаем в своем журнале:
и т.д. «Ткнуть пальцем» вам будет легче, чем словами объяснять, где «это» находится, особенно для тех, кто не знает, как называются и где располагаются те или иные реквизиты.
Аналогичные памятки целесообразно разработать и для других видов документов. Приведем еще один вариант краткой памятки – теперь уже для служебных писем (см. Пример 2).
Рекомендуемые нормы предполагают разный межстрочный интервал (где-то 2-3, где-то 2-4) между разными реквизитами. Чтобы не путать исполнителей, можно установить в организации одинаковые отступы (везде в подобных случаях 2-3 межстрочных интервала).
Строки внутри одних реквизитов печатаются с 1,5 межстрочным интервалом, а внутри других – с 1 межстрочным интервалом. Это должно быть отражено в памятке (см. приказ в Примере 1). Хотя некоторые организации принимают для себя решение все реквизиты документа печатать с однаковым минимальным интервалом, чтобы «не путать» людей.
Если вы решите запретить в документах использование переносов (когда часть слова перетекает на следующую строку), это оговаривается в памятке.
Как проинформировать сотрудников?
Предложим несколько вариантов информирования работников организации о разработанных вами кратких памятках:
- их можно разместить на корпоративном портале или в сетевой папке, а потом сделать информационную рассылку по электронной почте, добавив в нее ссылку на страницу портала / сетевую папку, где размещены памятки;
- можно разместить информационный стенд с прозрачными карманами в коридоре рядом с основным входом в офис либо рядом с кабинетом вашей службы. В эти карманы следует выкладывать распечатанные памятки. Исполнители (например, при посещении службы делопроизводства для передачи документов на регистрацию или отправку) будут видеть разработанные вами методические материалы и смогут взять то, что их заинтересует.
Пример 1. Памятка по оформлению приказа
Пример 2. Памятка по оформлению служебного письма