• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» апрель 2015
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Актуальность и действие во времени кадровых документов

  • 0 комментариев
  • 1760 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как правильно обозначить дату начала действия документа, составляя приказ, локальный нормативный акт, трудовой договор? В каких случаях стоит установить период действия документа? Каким образом следует это оформить, а когда нет необходимости указывать конкретный срок действия? Что делать, если по одному и тому же вопросу в компании действуют два документа? Какой из них считается приоритетным? И, наконец, как фиксируется окончание срока действия документа? Каким способом лучше прекратить действие трудового документа: приняв новый документ или отменив старый?


В кадровом документообороте часто приходится заострять внимание на таких вопросах, как юридическая актуальность документа и период его действия. Какой локальный акт следует применять к трудовым отношениям (премированию, дисциплинарному взысканию, трудовому распорядку и т.п.), если данный вопрос регулирует несколько документов? Как указать, с какого момента начинают действовать приказ, положение о премировании, трудовой договор и когда заканчивается срок их действия? Как отразить прекращение действия документа? Разберемся во всех нюансах.

Начало действия документа

Посмотрим, как правильно обозначить дату начала действия ­документа на примерах основных кадровых документов.

Приказ (распоряжение)

Издавая приказ (распоряжение)1, мы указываем в нем дату. Если в его тексте не сделано никаких оговорок относительно его вступления в силу, логично предположить, что он действует с даты издания самого приказа (как правило, указывается в его реквизитах в начале). Если же мы хотим акцентировать, что приказ вступает в силу именно с определенной в реквизитах даты, можно сделать оговорку: «Настоящий приказ вступает в силу с указанной в нем даты». Вместо слов «вступает в силу» можно употреблять и фразы «начинает действовать», «подлежит применению», «подлежит исполнению», «вводится в действие». Выбор конкретной формулировки будет зависеть от характера самого приказа, а также (иногда) и от ­стилистических ­предпочтений руководителя, подписывающего ­документ.

Бывает так, что приказ либо отдельные его пункты вступают в силу не в дату издания самого приказа, а позднее.

Пример 1
СвернутьПоказать

Приказ датирован 2 апреля 2015 г. А нужно, чтобы он начал действовать 5 мая 2015 г. При этом пункт 5 приказа должен начать действовать только с 1 июня 2015 г. В этом случае следует употреблять формулировки следующего содержания: «Настоящий приказ вступает в силу 5 мая 2015 г., за исключением п. 5, который вступает в силу 1 июня 2015 г.».

Локальный нормативный акт

Локальный нормативный акт (далее – ЛНА), как правило, утверждается и вводится в действие приказом. Однако он может утверждаться и руководителем организации без издания приказа, о чем делается отметка на самом документе в виде специального грифа: «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДАЮ».

О порядке утверждения локального ­нормативного акта читайте статью «Утверждаем локальный нормативный акт»

В этом случае в заключительной части ЛНА следует указать, когда он начинает действовать, используя формулировки по аналогии с ­приказом.

Трудовой договор, соглашение к договору

На практике трудовой договор обычно начинает действовать в день его подписания работником и работодателем (ч. 1 ст. 61 ТК РФ). В этом случае указывается: «Настоящий трудовой договор вступает в силу с даты его подписания сторонами». Датой подписания считается либо дата самого договора (в заглавной части договора), либо дата, указанная под подписями сторон.

Но бывает так, что работник еще не уволился с предыдущего места работы, а на новом месте есть необходимость зафиксировать взаимные обязательства: что он в определенный день приступит к работе после увольнения с предыдущего места. В этом случае трудовой договор ­заключается «текущей» датой, а вот в условии о дате начала работы указывается день, в который работник начинает трудиться у данного работодателя.

Пример 2
СвернутьПоказать

Трудовой договор заключен 6 апреля 2015 г., но работник приступит к работе лишь через две недели. В трудовом договоре указывается: «Дата начала работы – 20 апреля 2015 г.» либо делается такая оговорка: «Стороны приступают к ­исполнению ­трудового договора 20 апреля 2015 г.».

Соглашение к трудовому договору тоже может вступать в силу позднее даты его подписания, и тогда в нем делается та же оговорка, что и в трудовом договоре в подобной ситуации.

Пример 3
СвернутьПоказать

Работнику повышают заработную плату с 1 июня 2015 г. Но соглашение об этом заключается заранее, 20 апреля 2015 г. И в соглашении от 20 апреля 2015 г. указывается: «Настоящее соглашение вступает в силу / начинает действовать 1 июня 2015 г.».

Период действия документа

Как правило, в кадровых документах не указывается конкретный срок их действия, поэтому они действуют в течение неопределенного срока. Однако из этой ситуации могут быть и исключения. Устанавливать период действия документа необходимо, когда изначально понятно, что в силу определенных обстоятельств взаимоотношения сторон, урегулированные документом, носят срочный характер. Например, приказ о допуске в помещения организации инспекторов налогового органа имеет смысл издавать на период проведения выездной налоговой проверки. Также на конкретный период времени можно установить срок действия положения о премировании, например, на один календарный год.

Соответственно, в приказе или в ЛНА может быть указано, в течение какого периода они действуют.

Пример 4
СвернутьПоказать

Рассмотрим приказ о доступе в помещения налоговых инспекторов. Формулировка о периоде его действия может быть следующей: «Настоящий приказ вступает в силу с даты его подписания и действует до окончания проведения выездной ­налоговой проверки ООО «Весна».

В положении о премировании возможна следующая текстовка: «Настоящее ­положение вступает в силу 1 января 2015 г. и действует до 31 декабря 2015 г.».

Что касается трудового договора, то он при обстоятельствах, указанных в ст. 59 ТК РФ, может (в некоторых ситуациях даже должен) заключаться на определенный срок. В этом случае следует обозначить период (срок) действия трудового договора, указав конкретную дату его прекращения или ­конкретный срок действия договора, если это применимо к ситуации.

О порядке заключения срочного трудового договора читайте в статье «Особенности срочных трудовых договоров»
Пример 5
СвернутьПоказать

Сформулировать условие о сроке можно следующим образом: «Настоящий трудовой договор заключен на срок с 13 апреля 2015 г. по 12 апреля 2017 г.» или: ­«Настоящий договор заключен 13 апреля 2015 г. сроком на два года».

Если же, исходя из основания срочности трудового договора, конкретный срок установить невозможно, то период действия срочного трудового договора необходимо обозначить, сославшись на обстоятельства, с которыми закон связывает его срочность и прекращение.

См. статью «Срочные трудовые договоры с отдельными категориями работников»
Пример 6
СвернутьПоказать

В данном случае оговорка о срочности трудового договора может быть такой: «Настоящий трудовой договор заключен на период выполнения сезонных работ по подготовке к летнему периоду тепличного комплекса ООО СПК «Восход» или: «Настоящий трудовой договор заключен на время исполнения трудовых обязанностей временно отсутствующего работника Семеновой О.Ю., находящейся с 6 апреля 2015 г. в отпуске по уходу за ребенком».

Конфликт документов

В практике кадровой службы возможна ситуация, когда в отношении одного и того же вопроса в компании действуют два документа. Рассмотрим на примере, когда пересекаются нормы распространяемых на всю организацию правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и приказа об установлении распорядка рабочего времени конкретной группе работников.

Пример 7
СвернутьПоказать

Например, Правила внутреннего трудового распорядка утверждены 16 декабря 2013 г., а приказ об установлении распорядка рабочего времени работников отдела продаж – 15 февраля 2015 г. В ПВТР указано, что все работники административного офиса работают с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. А в приказе о рабочем времени «продажников» указано, что данные сотрудники работают с 10.00 до 19.00 с перерывом на обед 1 час в период с 12.00 до 15.00.

И тут возникает вопрос: как соотносятся между собой эти два документа и какой из них применять к рабочему времени сотрудников отдела продаж? В данной ситуации в отношении отдела продаж логично будет применять приказ об установлении отдельного режима рабочего времени для работников этого отдела. Поскольку, во-первых, данный приказ издан позднее ПВТР, а во-вторых, имеет место специальный предмет регулирования – рабочее время именно сотрудников отдела продаж. Правда, в этом случае в ПВТР лучше сделать оговорку о том, что для некоторых категорий работников может быть установлен особый режим работы без указания на конкретные группы сотрудников.

А если бы приказ о рабочем времени отдела продаж был издан ранее ПВТР? В этой ситуации, полагаем, к отделу продаж следует применять распорядок дня, установленный в ПВТР для всех сотрудников административного офиса, поскольку ПВТР изданы позднее приказа и не содержат специальных оговорок об оставлении приказа по «продажникам» в силе.

Если же мы хотим принять новые ПВТР в отношении всех сотрудников офиса, но сотрудникам отдела продаж необходимо оставить прежний режим рабочего времени, об этом также надо сделать либо оговорку в ПВТР (что приказ о рабочем времени «продажников» остается в силе), либо вписать в ПВТР отдельной главой режим рабочего времени сотрудников отдела продаж. В такой ситуации конфликта документов не будет, потому что приказ по отделу продаж остается в силе или его положения «переезжают» в содержание ПВТР. Однако возможно издать новые ПВТР с условием действия изданных ранее приказов, чтобы не перечислять все те исключения, которые были зафиксированы ранее. В этом случае в ЛНА должна быть оговорка, что особенности режима рабочего ­времени ­отдельных категорий сотрудников могут ­устанавливаться приказом.

Обратите внимание: независимо от того, что написано в ПВТР и приказе, если в трудовом договоре оговорено другое рабочее время, то надо руководствоваться именно условиями трудового договора (ч. 2, 4 ст. 57 ТК РФ).

Окончание действия документа

В том, как фиксировать окончание срока действия документа, тоже есть свои нюансы. Так, если приказ или ЛНА не содержат в тексте указания на срок (период) действия, такой документ действует в течение ­неопределенного срока и прекращает свое действие в следующих ­случаях:

  1. Принятие по этому же вопросу нового документа.
    Пример 8
    СвернутьПоказать

    В компании есть Правила пропускного режима от 12 декабря 2013 г. Если, например, 13 апреля 2015 г. были утверждены новые Правила пропускного режима, то предыдущие Правила (от 12.12.2013) не будут действовать с 13.04.2015 (или с даты, указанной в самих Правилах).

    В подобных ситуациях имеет место хронологическое «старшинство» документа: считается действующим тот документ, который ­принят позднее.

  2. Отмена ЛНА или приказа. Приказ или ЛНА можно отменить, издав соответствующий приказ.
    Пример 9
    СвернутьПоказать

    Формулировки об отмене документа будут следующими: «Отменить / прекратить действие приказа от 15 ноября 2013 г. № 123 «О введении требований к форме одежды сотрудников административного офиса».

    Аналогичным образом прекращается действие ЛНА: «Отменить / прекратить ­действие Положения о премировании от 15 августа 2014 г.».

Если же документ содержит указание на конкретный срок действия или определенные обстоятельства, то он заканчивает действовать по окончании указанного в нем срока или при отпадении или же наступлении обстоятельств, с которыми связан срок его действия. В частности, приказ о допуске сотрудников налоговой инспекции в помещения прекращает действовать по окончании налоговой проверки. Срочный трудовой договор, заключенный на период временного отсутствия основного работника, прекращается в связи с выходом этого сотрудника на работу. Как видите, отдельно документально фиксировать этот факт не нужно.

Рассмотрим варианты окончания срока действия трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по соглашению сторон. Остальные случаи – увольнение по инициативе работника или работодателя, по не зависящим от сторон обстоятельствам – не оставляют сомнений в том, когда и как прекращается действие трудового договора, ­заключенного на неопределенный срок.

Пример 10
СвернутьПоказать

Стороны договорились прекратить действие трудового договора. Если одной датой заключается соглашение и происходит увольнение, то в соглашении следует указать: «Настоящее соглашение о расторжении трудового договора от ___________ № ___ вступает в силу в дату его подписания сторонами» или же так: «Трудовой договор от ________ № ___ прекращает свое действие в дату подписания сторонами настоящего соглашения».

Стороны могут заключить соглашение о прекращении трудового договора по прошествии определенного времени с момента подписания ­соглашения.

Пример 11
СвернутьПоказать

Соглашение заключается 27 апреля 2015 г., а стороны договорились, что последний день работы сотрудника – 30 апреля 2015 г. Это необходимо отразить следующим образом: «Стороны договорились, что последним днем действия трудового договора является 30 апреля 2015 г.». Или же так: «Трудовые отношения сторон прекращаются 30 апреля 2015 г. Указанная дата считается последним ­рабочим днем работника Сидорова П.В.».

Отмена «ошибочного» документа

Теперь рассмотрим вопрос о том, что делать, если документ (ЛНА, приказ, распоряжение) издан, но по каким-то причинам необходимо срочно его отменить, например, выявилась критическая ошибка в его ­содержании. Покажем на примере.

Пример 12
СвернутьПоказать

В компании введены правила пожарной безопасности, а пожарный инспектор при проверке выявил их несоответствие необходимым стандартам. Нужно до завершения проверки срочно отменить этот документ. В данной ситуации будет уместно издать приказ примерно следующего содержания: «Отменить / признать недействующими Правила пожарной безопасности ООО «Весна», утвержденные приказом от 12.03.2015 № 011, с даты подписания ­настоящего приказа».

Наиболее «сильной» формулировкой в такой ситуации будет «аннулировать», поскольку из смысла этого слова становится понятно, что «ошибочный» документ не просто перестает действовать с определенной даты, но и изначально не имел юридической силы.

О том, когда можно аннулировать трудовой договор, читайте в статье «Несуществующие работники: что с ними делать?»

Отдельно следует упомянуть об аннулировании трудового договора по причине невыхода сотрудника на работу. «Несостоявшийся» трудовой договор в соответствии с ч. 4 ст. 61 ТК РФ можно аннулировать. ТК РФ и иные нормативные правовые акты не регулируют вопрос о том, каким образом это делать, но логично предположить (и данный способ подтверждает судебная практика), что тут необходим приказ об ­аннулировании трудового договора.

Пример 13
СвернутьПоказать

Формулировка в случае аннулирования трудового договора может быть такой: «В связи с невыходом на работу Третьякова Н.В. приказываю аннулировать ­трудовой договор, заключенный с Третьяковым Н.В. 8 апреля 2015 г.».

При издании подобного рода приказа следует иметь в виду, что в ТК РФ сказано исключительно о возможности аннулирования трудового договора в связи с невыходом сотрудника на работу. Следовательно, в данном случае вариативность формулировок ограничена: крайне нежелательно использовать в приказе такие слова, как «признать недействующим / признать незаключенным / признать недействительным».


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Далее по тексту статьи такие документы, как приказ и распоряжение, будут именоваться обобщенно – приказ. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Тематика:

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.