• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» май 2015
  • Рубрика Правовое обеспечение деятельности

Топ-9 ошибок при оформлении отпусков

  • Рейтинг 5
  • 1 комментарий
  • 196 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ­ошибок, о которых стоит знать.


Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.

1. Неуведомление о начале отпуска

Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.

В прошлом номере журнала в статье «Сроки уведомления в трудовых отношениях» мы подробно рассказывали о формах и сроках уведомления в трудовых отношениях

Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо ­Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

В статье «Тонкости ознакомления с кадровыми документами» даны образцы заполнения листов и журналов ознакомления работников с локальными нормативными актами

2. Неучет мнения особых категорий работников

Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как ­работодателем, так и работниками.

Подробнее об учете мнения сотрудников см. статью «О чем нужно помнить при составлении графика отпусков»

При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.

К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:

  • мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
  • супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.

2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы

Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до ­истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.

Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания ­соответствующего работника предоставить ему отпуск.

Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха

Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.

Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.

Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.

4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)

Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.

Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).

5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях

Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.

Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из ­отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.

Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 г. № 625-ВВ):

  1. от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
  2. далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
  3. определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие ­праздничные дни не учитывают).

6. Перенос отпуска без согласия сотрудника

График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.

О том, какие документы составить в случае продления или переноса отпуска, читайте в статье «Предоставляем ежегодный оплачиваемый отпуск»

Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):

В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.

7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника

Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.

Образцы составления документов при отзыве работника из отпуска смотрите в статье «Предоставляем ежегодный оплачиваемый отпуск»

Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо ­присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

8. Замена отпуска денежной компенсацией

До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные, ­особенно с этого года.

О новых размерах штрафов за нарушение трудового законодательства, действующих с 2015 года, читайте в статье «Новые штрафы за нарушение трудового законодательства»

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд ­запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).

Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):

9. Увольнение во время отпуска

Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.

В то же время кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.

Судебная практика
СвернутьПоказать

При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).

В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не ­продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Если на работе по совместительству работник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на основной работе продолжительность отпуска больше, то по просьбе работника ему предоставляется отпуск без сохранения заработной платы (ч. 2 ст. 286 ТК РФ). Вернуться назад

  2. Указанная норма согласуется с п. 1 и 2 ст. 7 Конвенции № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году)» (далее – Конвенция МОТ № 132). Вернуться назад

  3. Статья 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации». Вернуться назад

  4. Указанная норма согласуется с п. 2 ст. 8 Конвенции МОТ № 132. Вернуться назад

  5. Пункт 1 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Вернуться назад

  6. Статья 186 ТК РФ, письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1. Вернуться назад

  7. Статья 170 ТК РФ, п. 3 ст. 131 НК РФ, ч. 4 ст. 107 АПК РФ. Вернуться назад

  8. Напоминаем, что оплата отпуска работнику производится не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Вернуться назад

  9. При суммировании отпусков или перенесении их на следующий год речь о компенсации может возникнуть, если продолжительность каждого из неиспользованных отпусков превышает 28 дней, и только за ту часть, которая превысит этот предел (ч. 2 ст. 126 ТК РФ). Вернуться назад

  10. В некоторых случаях часть дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда может быть заменена денежной компенсацией (ст. 117 ТК РФ). Вернуться назад

  11. Пункт 50 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее – постановление Пленума ВС РФ № 2). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Тематика:

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
190364, 4 мая 2015 09:40

Добрый день.
по поводу 4 вопроса:
В соответствии с ТК РФ работник имеет право на отдых, обеспечиваемый предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков (ст. 2, 21 ТК РФ).
Всем работникам предоставляются выходные дни (ч. 1 ст. 111 ТК РФ).
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Выходные дни и отпуск – это разные виды времени отдыха. (ст. 107 ТК РФ).
Отпуск по выходным дням может быть расценён проверяющими органами как завуалированная форма предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск
Как установлено законом, не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска, т.е. компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). В данном случае фактически выплачивается компенсация за часть отпуска, превышающую 14 календарных дней.
При проверке трудовая инспекция, скорее всего, обратит внимание на такой отпуск, и, вероятнее всего, посчитает его как скрытую форму выплаты компенсации работнику, особенно если такой отпуск не единичный случай в организации.
Поэтому, если работодатель предоставляет работнику отдельные дни отпуска так, чтобы они специально попадали на выходные дни, то это является нарушением ТК РФ за которое предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Для должностного лица Для юридических лиц Для должностного лица, ранее подвергнутому административному наказанию за аналогичное административное правонарушение
Наложение штрафа от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Наложение штрафа в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток Дисквалификация от 1 года до 3 лет

Если, работник остаток ежегодного отпуска 14 дней разделил по 2 дня и берёт их в свои выходные дни то, есть в субботу и воскресенье, значит согласно ст. 99 ТК РФ мы должны у него получить согласие на сверхурочную работу и оплатить её.

Пример:
Данные

1. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ НА 2015 ГОД с нормой рабочего времени, при 40 часовой неделе, 1971 часов.
2. Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени - 40 часов в неделю.
3. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:
4. - пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);
5. - продолжительность ежедневной работы - 8 часов;
6. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (20 рабочих дней + 8 выходных дней).
7. По соглашению между Сторонами ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться Работнику по частям. При этом хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отпуск разделён на части одна из которых 14 календарных дней (10 рабочих дней + 4 выходных дня).
8. 7 частей по 2 дня которые являются для работника выходными.
Результат

1) 20 х 8=160 (столько рабочего времени составляет отпуск)
2) 1971 – 160 = 1811 (норма рабочего времени при 40 часовой неделе с учётом ежегодного оплачиваемого отпуска)
3) 7 х 2 = 14 х 0 = 0 (столько рабочего времени составляет отпуск 14 дней разбитый по два дня и используемый по выходным дням)
4) 10 х 8 = 80 (столько рабочего времени составляет отпуск, предоставленный целой частью 14 дней)
5) 1971 – 80 = 1891 (столько рабочего времени отработает работник за год, если он 14 дней отпуска использует по выходным дням)
6) 1891 – 1811 = 80 (столько сверхурочных часов необходимо оплатить работнику, ведь без учёта ежегодного отпуска норма для него 1811 часов).

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.