• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» май 2015
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Как оформить документы для командировки по новым правилам

  • 0 комментариев
  • 44 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор рассказывает, как организовать документооборот командировок, учитывая недавние изменения в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В частности, что предусмотреть в локальном нормативном акте о командировании сотрудников, как составить приказ о направлении в командировку, а также какие документы потребуются помимо перечисленных.


Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как отделу кадров оформлять документы для направления сотрудников в командировку?

В связи со вступлением в силу 08.01.2015 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с простым техническим заголовком «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»1 командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о ­командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.

О том, какие риски несет в себе отказ от командировочного удостоверения, читайте в статье «Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения»

Обратите внимание, что командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 (вступил в силу с 01.02.2015).

Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по результатам деловой поездки необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических ­расходах, ­связанных с командировкой.

К сведению
СвернутьПоказать

Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года – срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет – срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов2 (ст. 362 или ст. 669).

Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что ­делать с журналами регистрации командировок и ­командированных?

Что было?

На протяжении 10–15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность ­необходимых и достаточных документов, в которых:

  • закреплялись основания командировки;
  • формулировались управленческие действия по командированию и сроки; закреплялись конкретные цели и задания;
  • подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.

Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче – они необходимы для оформления командирования. В этой взаимо­связи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или на себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их ­обоснованность в ­налоговых проверках и перед регуляторами и ­контролерами.

Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из «точек оптимизации» бюджета организации. План командировок составляется, прежде всего, по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения ­маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.