Сначала немного возможно скучной теории. Начнем с выяснения, что считать изменением. Для этого, сначала обратимся к терминологии отечественных стандартов по управлению проектами:
Здесь процесс управления изменениями описан очень кратко и сухо, предполагается, видимо, что организации сами для себя определят порядок работы с изменениями, включая их документирование.
Теперь обратимся к популярному зарубежному источнику по проектному менеджменту – PMBoK, который дает свои определения:
Изменение содержания – любое изменение содержания проекта. Изменение содержания практически всегда влечет за собой пересмотр расписания и стоимости проекта.
Запрос на изменение – формальное предложение внести изменения в какой-либо документ, поставляемый результат или базовый план.
Иными словами, авторы PMBoK изменениями в проекте считают лишь корректировку содержания, расписания или стоимости.
В PMBoK выделен процесс «Интегрированный контроль изменений». Его суть заключается в анализе всех запросов на изменение, их одобрении или отклонении, документировании этих изменений и т.д. Иными словами, речь идет об управлении изменениями, причем на протяжении всего проекта. PMBoK рекомендует при необходимости создавать специальную группу для анализа изменений, их одобрения / отклонения, а также фиксации и информирования о принятых решениях. Запомним этот нюанс, т.к. о нем речь пойдет далее в статье. Что касается документирования изменений в проекте, то авторы PMBoK рекомендуют делать это как минимум в двух документах:
Прежде всего, необходимо типизировать изменения. Например, с точки зрения критичности разделить их на 2 большие группы (существенные и несущественные) и в зависимости от этого выстраивать процесс согласования.
Несущественными изменениями в проекте являются все изменения, которые не влияют на 3 базовых аспекта:
т.е. какие-либо организационные изменения.
3.6. Изменение в проекте:
Модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур...
5.3.8. Процесс планирования управления изменениями в проекте
Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте.
Выходы процесса: определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте, а именно:
1) выявление изменений;
2) согласование и утверждение изменений;
3) организация учета версий документов и продуктов проекта;
4) доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон.